Background

Bajo la supervisión del asociado de adquisiciones, el auxiliar de adquisiciones prestará asistencia clerical y estratégica al departamento de adquisiciones en lo relacionado a archivo de documentación correspondientes a los procesos competitivos y adquisiciones.

Duties and Responsibilities

APOYAR EN LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES PARA LA OFICINA, LOS PROYECTOS Y LAS AGENCIAS DEL SISTEMA DE NU:

• Con la ayuda del asociado de adquisiciones el auxiliar de adquisiciones colaborará en la
• Recepción de las solicitudes de los procesos, ingresar el proceso en el documento de licitaciones anuales, enumeración del proceso, chequeo de documentación de respaldo.
• Verificación de las direcciones de los proponentes y o oferentes
• Envío por correo electrónico de los procesos y en web de PNUD
• Verificación de la recepción de los documentos con proponentes y o oferentes
• Apoyo al departamento de adquisiciones con la información faltante por parte de los proyectos para las licitaciones- anexos a adjuntar, actualización de la lista corta Recolección de las preguntas de los procesos, envío de las espuestas y preguntas a cada proponente, y a la web
• Envío de documento para a reuniones, tales como Formación de comité de evaluación
• Colaboración para la correcta recepción de las ofertas –
• Mantención de la página de licitaciones en la web actualizada
• Colaboración en los actos de aperturas: salas para reuniones, listas de asistencias, formularios a llenar por los asistentes
• Mantención archivos de licitaciones cronológicamente ordenados.
• Revisión de los contratos, evaluación, y preparación de los archivos
• Ayuda a recolección de los casos para la preparación del cap local
• Mantención en forma actualizada el listado de proyectos de PNUD con sus respectivos coordinadores nacionales y oficiales a cargo al igual que para las agencias a las cuales PNUD presta servicios.
• Recolección y archivo de las evaluaciones de los servicios prestados por oferentes, empresas y consultores para los proyectos, agencias y PNUD
• Mantención de útiles y materiales de oficina en el depto de adquisiciones
• Devolución de propuestas por no clasificación.
• Otras funciones que se consideren necesarias y apropiadas al cargo.

ASEGURAR LA IMPLEMENTACION DE LA FUENTE DE PROVEEDORES:

• Con la ayuda del asociado de adquisiciones el auxiliar de adquisiciones
• Apoyar en la implementación de un roster actualizado de proveedores que estará a la disposición de los proyectos, de la oficina y de las agencias.
• Actualizar periódicamente el registro de proveedores UNGM

ASEGURAR EL CONTROL DE LOS BIENES:

• Con la ayuda del asociado de adquisiciones el auxiliar de adquisiciones colaborará en la mantención de los inventarios de los proyectos, PNUD y agencias
• Seguimiento de la recepción de los inventarios en marzo de cada año.
• Colaborar en la mantención y actualización de los inventarios de bienes de la oficina, de proyectos y de agencias: comparación y revisión de los inventarios enviados por los proyectos con las órdenes de compra correspondientes a la adquisición de bienes.
• Colaborar con los proyectos para que los bienes adquiridos a través de PNUD estén debidamente seleccionados identificados y etiquetados (envío las etiquetas de PNUD a los proyectos )

COMITÉ DE ADQUISICIONES

• Con la ayuda del asociada de adquisiciones el auxiliar de adquisiciones
• Ayudar a recolectar los casos para la preparación del cap local

ASISTIR EN LA IMPLEMENTACION DE LAS ESTRATEGIAS OPERACIONALES

• Distribución de nuevos materiales referente a adquisiciones, circulares y actualización de temas referente a adquisiciones vía mail a los documentos a los oficiales de programa y proyectos
• Apoyo logística en las capacitaciones de adquisiciones: reserva de salas, confirmación de asistencia, fotocopia de material, etc
• Notificación de llegada de equipos/materiales de proyectos, PNUD y agencias, para tramitación aduanera.
• Revisión, archivo y seguimiento de los documentos a ser presentados en el Ministerio de Relaciones Exteriores: decretos, DAPTS,

USO COMPETENTE DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

• Rol en atlas – de acuerdo a ICF
• Archivar Órdenes de compra con sus respectivos respaldos
  Colaborar en el cierre de órdenes de compra en Atlas y registro exhaustiva de estas.
  
  

Competencies

 

• Demostrar compromiso con la misión, visión y valores de PNUD. 
• Demostrar sensibilidad y adaptabilidad cultural, género, religión, raza nacionalidad y edad. 
• Habilidad para prestar apoyo en una variedad de actividades especializadas relacionadas con contratos, adquisiciones de bienes, información a proponentes, etc 
• Organizado(a) y disciplinado (a), con capacidad para realizar seguimiento a los procesos y para verificar el cumplimiento de normas y guías generales; excelente capacidad analítica y buen juicio crítico para informarse, verificar, procesar información y reportar situaciones; habilidad para trabajar bajo presión, con buen tacto y cortesía para el manejo de las relaciones, trabajo en equipo, proactivo y habilidad para comunicarse verbal y escrita, de manera clara y concisa con personas de diferentes niveles. Ability to work in teams
• Participar y compartir conocimiento participando de las reuniones de capacitación. 
• Participar en las capacitaciones en adquisiciones en forma activa 
• Mantenerse continuamente informado en las normas y reglas de adquisiciones de PNUD.
  
  

Required Skills and Experience

Educación:

• Educación Media.
• Deseable estudios universitarios relacionados con compras o administración.

Experiencia:

• Dos o más años de experiencia en el área de compras
• Buen manejo de Windows y Office
• Altamente deseable manejo de ERP

Idiomas:

• Español.
• Conocimiento Intermedio de Inglés