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ASISTENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO Y DEL ÁREA DE EVALUACIÓN

Location : Ciudad de Panamá, PANAMA
Application Deadline :19-Jul-12
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SC-5
Languages Required :
 English   Spanish  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)		15-Aug-2012
Duration of Initial Contract :1 año
Expected Duration of Assignment :1 año

Background
El PNUD trabaja con los países en desarrollo apoyando iniciativas para eliminar la pobreza, para el fortalecimiento de la democracia y fomentando el desarrollo humano en el marco del cumplimiento de derechos.
Los principios rectores de la cooperación regional propuesta por el PNUD para el próximo cuatrienio se asienta en: la gestión de conocimiento, el análisis y apoyo de los desafíos que enfrenta la región, el desarrollo y gestión de proyectos y programas en cuatro áreas priorizadas, fomento de espacios de diálogo y búsqueda de consensos, y en el desarrollo de asociaciones eficaces con toda la gama completa de actores del desarrollo, con particular énfasis en otras entidades de las Naciones Unidas, lo que fortalecerá laEl objetivo del  presente términos de referencia es requerir los servicios de un (a) profesional que asistirá administrativamente y financieramente al Área de Gestión de Conocimiento (AGC) y al Área de Evaluación (EVAL). contribución del PNUD a la coordinación del Sistema de las Naciones Unidas en la región. Además de establecer tres ejes transversales que sustentan todas las intervenciones; promoción de la igualdad de género, desarrollo de capacidades y cooperación Sur-Sur. Las cuatro áreas prioritarias que el Plan Estratégico del PNUD 2008-2011 ha establecido en la necesidad de enfocarse en el trabajo y consolidar impactos y resultados son:
  1. Reducción de la Pobreza
  2. Promoción de la Gobernabilidad Democrática
  3. Promoción del medio ambiente y el desarrollo sostenible
  4. Prevención de crisis y recuperación de desastres
El Centro Regional del PNUD para América Latina y el Caribe (CR-LAC) y su Unidad de Gestión de Conocimiento (KMU) definió gestión de conocimiento cómo el proceso de identificación, documentación, validación, producción, socialización y transferencia de conocimiento práctico en temas de desarrollo. Este proceso permite identificar experiencias, compararlas y convertirlas en productos de conocimiento útil para otros países o socios del desarrollo. También reorientó su estrategia priorizando el apoyo a las Oficinas de País en la formulación de sus estrategias de gestión de conocimiento y en el desarrollo de productos de conocimiento sobre la base de sus propias experiencias a nivel de país; y en el desarrollo de Programas Regionales para la transferencia efectiva de conocimiento y la cooperación entre países de la región.
 
El Área de Evaluación del Centro Regional (EVAL) se estableció a inicios de 2010 con el objetivo de dar asesoramiento y apoyo técnico relacionado a los procesos de gestión basada en resultados, seguimiento y evaluación de las Oficinas de País en la región y del Bureau Regional de América Latina y Caribe.
 
Así, las principales líneas de trabajo del Área son: 1) Apoyo al fortalecimiento de capacidades para la gestión basada en resultados, planificación, seguimiento y evaluación de resultados, 2) Mejoramiento de la calidad y uso de las evaluaciones en la región, 3) Apoyo a una base de conocimiento más fuerte a través de una Comunidad de Práctica Regional y 4) Intercambio de experiencias y mejoramiento de las prácticas de Gestión Basada en resultados, Seguimiento y Evaluación a nivel local, nacional y regional.
 
El objetivo del  presente términos de referencia es requerir los servicios de un (a) profesional que asistirá administrativamente y financieramente al Área de Gestión de Conocimiento (AGC) y al Área de Evaluación (EVAL).

Duties and Responsibilities
Apoyo en la gestión financiera de los proyectos del Área de gestión de conocimiento y del Área de evaluación:
  • Realizar pagos y anexar sus soportes documentales;
  • Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores;
  • Hacer requisiciones y comprobantes de pago Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/consultor;
  • Realizar conciliación mensual de los gastos, comparándolos con el reporte financiero que es utilizado en el PNUD Centro Regional;
  • Analizar mensualmente el presupuesto de los proyectos de ambas Áreas e informar sobre la situación de saldo, en caso de ser necesario;
  • Llevar un archivo físico y un archivo electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se requieran;
  • Elaborar informes financieros de los proyectos de ambas Áreas;
  • Apoyar en la gestión de cobros por las asesorías de ambas Áreas.
 Apoyo en la gestión administrativa de los proyectos del Área de gestión de conocimiento y del Área de evaluación:
  • Apoyar en los procesos de selección y obtener la documentación requerida para las contrataciones que sean necesarias, archivando los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico;
  • Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales;
  • Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario;
  • Mantener actualizado el registro de vacaciones, asistencias y demás, del personal de ambas Áreas;
  • Mantener en orden los archivos físicos de pagos de ambas áreas;
  • Llevar un control de los pagos por renta, teléfonos, mantenimiento y otros, de ambas Áreas;
  • Redacción y confección de notas con excelente ortografía.
Apoyo logístico-administrativo en el desarrollo de misiones y organización de talleres y eventos del Área de gestión de conocimiento y del Área de evaluación:
  • Elaborar solicitudes de autorizaciones de viajes, hacer el cálculo correspondiente y realizar el trámite de aprobación, previo a las misiones;
  • Elaborar las solicitudes de “security clearance” del personal del Área de evaluación y de los consultores que sean necesarios;
  • Cotizar itinerarios de viaje conforme a las normas del PNUD Centro Regional y adquirir los boletos electrónicos;
  • Reservar alojamiento y asegurar el transporte de consultores, cuando sea requerido;
  • Realizar los trámites correspondientes para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales del personal que viaje en misión, y de participantes a talleres o eventos;
  • Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios de consultores de ambas Áreas;
  • Realizar el trámite de obtención de visas para las misiones de ambas Áreas;
  • Archivar tanto física como electrónicamente la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.)
  • Cualquier otra actividad requerida por ambas Áreas.

Competencies

Competencias Corporativas 

  • Compromiso con los valores y estándares de ética de Naciones Unidas;
  • Compromiso con los valores, misión y visión del PNUD;
  • Sensibilidad y adaptabilidad a diferentes culturas, género, religión, raza, nacionalidad y edad.

Gestión de conocimiento y aprendizaje:

  • Comparte conocimiento y experiencias;
  • Trabaja en equipo de manera proactiva y propositiva;
Alcanza y aplica conocimiento, información y buenas prácticas desde dentro y fuera del PNUD.
Administración y finanzas:
  • Capacidad para asistencia administrativa, operacional y financiera a proyectos y programas, preferiblemente en el Sistema de Naciones Unidas;
  • Conocimiento de ATLAS u otros sistemas de seguimiento financiero;
  • Excelente capacidad de redacción e interlocución.
Liderazgo y gestión:
  • Enfoque a la satisfacción del cliente;
  • Capacidad para trabajar en un ambiente bajo presión;
  • Capacidad de adaptación al cambio y flexibilidad;
  • Capacidad de respuesta positiva y retroalimentación ante diferentes puntos de vista;
  • Alto sentido de responsabilidad.

Habilidad en el trabajo en equipo ya sea con actores del Centro y/u otras organizaciones.

Required Skills and Experience

Educación:

  • Licenciatura en Economía, Administración, Finanzas, Ciencias sociales o áreas relacionadas.
Experiencia:
  • Al menos 3 años de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y manejo de presupuestos de programas y proyectos;
  • Excelente conocimiento y experiencia en el uso de computadoras y paquetes de programas computarizados (Word, Excel, Power Point, etc.)
Idiomas:
  • Español e Inglés avanzado.
Información adicional:
  • Las postulaciones recibidas después de la fecha límite no serán considerada;
  • No se aceptarán candidaturas sin el debido formulario P.11 “UNDP Personal History Form” debidamente completado y firmado. El formulario P.11 puede ser descargado en el siguiente enlace: http://www.regionalcentrelac-undp.org/es/p11
  • Solamente aquellos(as) candidatos(as) que clasifiquen en la lista corta serán contactados;
  • Este anuncio de vacante está abierto a ciudadanos panameños o candidatos con residencia permanente en Panamá.
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.


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