UNDP Jobs

Sous l’autorité matricielle du Directeur Pays Adjoint au Programme et celle du Directeur Pays Adjoint aux Opérations ; et la supervision directe du Chef de l’Unité d’Appui au Programme (PMSU), l’Associé/e au PMSU participe activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers. L’Associé/e au PMSU met en avant une approche orientée vers le client en conformité avec les règles et procédures du PNUD.

L’Associé/e au PMSU travaille en étroite collaboration avec les unités du Programme et des Opérations ainsi que les projets dans l’étude et la préparation des rapports financiers demandés. Il/elle travaillera également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.

Résumé des fonctions-clés :

1. Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que   mise en application des stratégies opérationnelles;
2. Appuyer  la gestion du programme du CO pour une maîtrise effective des coûts;
3. Appuyer  la mise en application de stratégies de mobilisation des ressources;
4. Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires et financières.

Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles, adapte les pratiques et procédures en se focalisant sur les résultats suivants :

• Conformité totale aux règles, stratégies et politiques du PNUD sur les activités financières, le système d’enregistrement/reporting et le suivi  des recommandations des audits ; mise en application effective des contrôles internes, fonctionnement propre d’un  système de gestion des ressources financières orienté vers le client;
• Suivi des accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau;
• Appuyer la programmer optimale les ressources régulières allouées par le siège ;
• Faire le suivi  de l’application des ressources non régulières aux projets respectifs ;
• Analyser la programmation et  informer le Management sur l’état de gestion des ressources ;
• Examiner, auditer, exploiter et analyser les informations en fonction des indicateurs de performance requis ;
• Elaborer et publier les rapports financiers.

Fournir un appui administratif au bureau dans la gestion du programme et assure l’optimisation des coûts en se concentrant sur l'accomplissement des résultats suivants :

• Fournir ses informations et des rapports sur la situation du programme, l’identification des problèmes opérationnels et financiers et proposer des solutions;
• Préparer les rapports incluant les rapports des bailleurs;
• Assurer un suivi  régulier des décaissements du bureau;
• Vérification et réconciliation (rapprochements) des divers rapports de dépenses  faits par le bureau, le siège et les Agences d’Exécution;
• Préparer  à temps le Recouvrement des couts des services fournis dans Atlas, la mise en œuvre du système de traçabilité des entrées et  suivi du recouvrement des  coûts;
• Appuyer la réalisation des audits NEX/NGO et la mise en application des recommandations des audits.

Appuyer les Conseillers aux Programmes et les Chefs de Projet dans la préparation des révisions budgétaires et l’utilisation efficiente des outils de gestion des projets avec pour objectifs :

• Faire le suivi et contrôler les révisions en fonction des allocations fixées au cours des réunions sur l’arbitrage budgétaire ;
• Appuyer le processus de création et de clôture des projets dans Atlas. Veiller à la préparation et au regroupement de la documentation de clôture (compte-rendu tripartite, rapport d’évaluation, inventaire, etc.) ;
• S’assurer de l’archivage physique et électronique de tous les documents des projets, les conventions de financement, les rapports de progrès, etc. ;
• Faire le suivi de l’application des taux de remboursement des coûts indirects « GMS » dans les révisions faites à la suite des contributions non régulières reçues des bailleurs de fonds ;
• Faire le suivi des procédures de gestion de projet conformément aux manuels de gestion de projet (Programme and Operations Policies and Procédures) ;
• Enregistrer les données selon les exigences des Dashboards.

Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants :

• Aviser les agences d'exécution sur la mise en oeuvre ordinaire de projets, analyser l’utilisation des ressources financières.
• Conseiller  le personnel du Projet  sur les exigences administratives des reportings UNDP et le rapport de NEX, particulièrement sur des questions  budgétaires.
• Information/Organisation de formations pour le Personnel des Opérations/Projet/Programme sur la gestion financière et le RBM.
• Faire une synthèse des leçons apprises et les meilleures pratiques  dans le programme et dans les finances du programme.
• Assurer une contribution judicieuse aux réseaux de connaissance et aux communautés d’apprentissage.

Exécuter toutes autres tâches demandées par le superviseur dans le cadre de l’atteinte des objectifs du Bureau et de l’Unité PMSU.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience générale du programme et des projets, et le succès de la mise en œuvre des stratégies programmatiques.  Une analyse adéquate et une bonne présentation des informations contribuent à un meilleur positionnement du PNUD comme partenaire du développement. Les informations fournies facilitent la prise de certaines décisions par le management.

Compétences organisationnelles:

• Manifeste un engagement à la mission du PNUD, à sa vision et à ses valeurs;
• Participe efficacement à un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active et proactive.

Compétences Fonctionnelles:

Gestion de la Connaissance et Apprentissage;

• Partage la connaissance et l’expérience ;
• ravaille activement pour un apprentissage personnel continu, exécute le plan de formation et met en application les nouvelles compétences acquises .

Développement et Efficacité Opérationnelle

• Capacité à exécuter des tâches spécialisées en liaison avec la gestion axé sur les résultats, y compris l’appui à la conception, planification et exécution des programmes, la gestion des données et le reporting .
• Capacité à fournir des extrants au processus de gestion, la mise en oeuvre de nouveaux systèmes, y compris les nouvelles applications en matière des technologies de l’information et de la communication.

Leadership et autogestion

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Utiliser des approches cohérentes et travailler avec énergie en ayant une attitude positive et construtive;
• Rester calme, garder le contrôle et la bonne humeur même en étant sous pression;
• Démontrer une ouverture d’esprit au changement et la capacité à gérer des problèmes complexes
  

Education:

• Avoir au minimum un diplôme d’étude secondaire spécialisé en comptabilité et finance. Toutefois, un diplôme universitaire en Business, Administration Publique, Economie, Sciences Politiques et Sciences Sociales est souhaité mais pas exigé.
  

Expérience:

• Avoir au minimum 6 ans d’expérience professionnelle avec des responsabilités progressives en finance, administration, gestion de projets ou autre domaine apparenté.

Connaissance informatique:

• Bonne connaissance des logiciels MS Word, Excel, etc. Connaissance avancée en base de données et gestion du site en ligne.
• La connaissance de l’Atlas constitue un atout majeur
  

Connaissance linguistiques:

• Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.