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Contexte :

Depuis 2009, le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) a choisi de mettre en place le Module de Gestion de l’Aide Externe (MGAE) pour accroître la transparence de l’aide extérieure et renforcer les capacités du Gouvernement à gérer de façon mutuellement responsable les ressources extérieures au sein du système de planification, programmation, budgétisation et suivi (PPBS) du développement. Ce dernier a pour mission de finaliser, de manière transparente et démocratique, l’adéquation des besoins exprimés par la population et les ressources budgétaires, financières et physiques à la disposition du pays.
 
La MGAE est une banque de données interactive en ligne sur les financements, apports en nature, et informations sur les projets/programmes financés par la communauté internationale en faveur d’Haïti. La mise en place du MGAE est l’une des priorités du programme de renforcement des compétences en gestion des finances publiques du Gouvernement dans la reconstruction de son Etat, principe clé promu par la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide, tant publique que privée.
 
Le MPCE est, avec les Unités d’études et de programmation (UEP) des ministères, le principal utilisateur du MGAE en Haïti. Le MPCE est en charge d’administrer et de gérer le module, en vue de planifier, coordonner et suivre les programmes à financement externe nationaux et sectoriels, conjointement avec le Ministère de l’Economie et des Finances, et en collaboration avec la Primature. Le MGAE permet de suivre l’alignement et la performance de l’aide et des investissements extérieurs publics et privés en regard du Plan stratégique de développement d’Haïti (PSDH). Le MPCE travaille à l’intégration de cet outil dans le système de planification à court et moyen termes qui inclut les objectifs, plans et programmes provinciaux et nationaux, les Cadres sectoriels de dépenses à moyen terme, les programmes et les budgets d’investissements, et les systèmes de suivi et d’évaluation qui y sont associés.
 
Tous les ministères impliqués dans la gestion de l’aide et des investissements, ainsi que tous les bailleurs de fonds, leurs agents d’exécution, et les ONG doivent s’engager à utiliser le MGAE comme l'outil unique de transparence et de partage d’informations sur l’aide externe en Haïti.

Toutes les parties prenantes concernées sont priées de concourir à l’actualisation et la validation trimestrielle des données et d’utiliser cet outil au sein des mécanismes multipartites de concertation et de gestion nationale des ressources tant extérieures que domestiques. Ces mécanismes comme les groupes sectoriels et thématiques appartiennent au cadre national de coordination de l’aide externe récemment validé par le Conseil de gouvernement dont la cheville ouvrière est le Secrétariat Technique de Coordination (STC) sis au MPCE.

Responsabilités:

Objectifs spécifiques:

• Coordination – Planification des activités
• Gestion des données
• Suivi Aspects Outils
• Aspect Processus et Conduite du changement

Coordination – Planification des activités :

• Définition (avec la direction) du macro planning des différentes phases sous chaque composante ;
• Allocation (avec la direction) des ressources humaines nécessaires pour atteindre les objectifs fixés ;
• Suivi des activités : définition des plans de travail et supervision des équipes ;
• Evaluation sur base trimestrielle des résultats atteints et des équipes, et recommandations associées.

Gestion des données :

• Elaboration du Plan de Gestion des données ;
• Collecte des données : Assurer le suivi de la collecte des données auprès des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) (Bailleurs, Nations Unies, ONG, autres) selon des tableaux de bord établis ou à mettre en place (sur nouveaux acteurs) ;
• Analyse des données : Superviser l’analyse des données transmises par les PTF : cohérence des champs reportés (notamment niveaux d’engagements, et traduction sur le plan financier), identification des doublons, définition des procédures de saisie dans l’outil pour assurer une cohérence globale des données entre les bailleurs et autres organisations associées dans le MGAE
• Validation bailleur : Selon procédure à définir dans le plan de gestion des données, s’assurer que la restitution des données est effectuée pour validation avec une échéance posée.

Aspects Outils

Suivi opérationnel du MGAE :

• Procédure de suivi des anomalies : Supervision du responsable outil pour le suivi hebdomadaire des anomalies, et l’élaboration d’un rapport mensuel de suivi des anomalies ;
• Identification des demandes d’évolution et planification des évolutions avec le prestataire ;
• Suivi des montées en version, recettes fonctionnelles et techniques ;
• Supervision du Prestataire Development Gateway.

Evaluation outils :

• Mapping des besoins fonctionnels (module, workflow), techniques (codes, stabilité, charge), et de support (délai de résolution des anomalies par le prestataire) attendus ;
• Evaluation du MGAE et des autres outils disponibles sur le marché.
  

Documentation de référence :

• Constitution de la documentation de référence sur les aspects outils (procédures hotline/ suivi anomalie ; formations, guide utilisateurs/administrateurs, cahier de recettes).

Aspects Processus et conduite du changement (en collaboration avec la Direction du projet) :

• Définition et schématisation des processus et modes opératoires : Décliner le Plan de Gestion des Données en procédures et modes opératoires associés (format Visio ou associé) ;
• Participer à la définition du plan de communication / formation / conduite de changement auprès des différents acteurs en collaboration avec la Direction du Projet.

Les produits attendus sont les suivants :

• Une planification de projet (Plan de travail interne + Data Management Plan (avec l’externe)) ;
• Des préparations Powerpoint / CR de comité de pilotage, chaque 3 mois ;
• Des rapports trimestriels sur l’analyse de l’aide externe (incluant son alignement) ;
• Des fiches bailleurs et un tableau de suivi de la collecte de données mis à jour mensuellement ;
• Des rapports et tableaux de bord sur demande.

• Etre titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur ou équivalent dans le domaine de la gestion des affaires, de l’administration publique et/ou dans un domaine lié à la gestion et la coordination de l’aide, la planification du développement et/ou une expérience supérieure à 8 ans en gestion de projets de mise en place de nouveaux systèmes d’information (SI).

Expérience :

• Expérience de 8 à 10 ans minimum en gestion de projets de mise en place de nouveaux systèmes d’information (SI), incluant toutes les composantes des projets SI : Définition  et modélisation correcte des besoins, supervision outil et prestataire, définition des processus et modes opératoires, formation des utilisateurs sur les processus, modes opératoires et aspects outils, documentation de projet dans le cadre de la pérennisation du projet ;
• Bonne connaissance du fonctionnement de la coopération externe (Coopération multilatérale, bilatérale, ONG, etc.) en Haïti ou d’un pays comparable serait un atout indéniable ; de manière générale, la connaissance du contexte institutionnel haïtien serait également un plus ;
  
• Maîtrise des concepts de gestion financière (Expérience en administration financière serait un plus) ;
• A compétences égales, les candidatures féminines seront favorisées.