Background

Desde agosto de 2012 se ha iniciado un proceso de diálogo entre Gobierno Nacional y las FARC que derivó en el “Acuerdo General para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera” el cual tiene una Agenda de seis puntos 1) Política de desarrollo agrario integral, 2) Participación política, 3) Fin del conflicto, 4) Solución al problema de las drogas ilícitas, 5) Víctimas y 6) Implementación, verificación y refrendación. A la fecha, a pesar de las diferencias en la mesa, las conversaciones se han mantenido e incluso se ha hecho público un primer acuerdo con respecto al tema.
 
En este contexto, y buscando dar continuidad a los esfuerzos realizados durante la última década en alianza con instituciones locales y nacionales y organizaciones de la sociedad civil para avanzar hacia el goce de una paz sostenible y duradera, el PNUD ha desarrollado el programa "alianzas territoriales para la paz" el cual busca apoyar al país en los procesos actuales de dialogo para el fin del conflicto, pero a su vez, apoyar iniciativas territoriales para transformar las causas estructurales que generan múltiples conflictividades y violencia.
 
El programa Alianzas Territoriales para la Paz es un instrumento del PNUD y las agencias de cooperación internacional socias, para armonizar diferentes iniciativas dirigidas a respaldar los actuales procesos de diálogo para el fin del conflicto, pero también para promover las iniciativas de construcción de paz en el territorio, independientemente de los resultados del proceso de diálogo.
 
Mediante este programa, El PNUD, en alianza con las agencias de cooperación internacional y del Sistema de Naciones Unidas, fortalecerá las capacidades individuales, colectivas e institucionales para alcanzar la paz sostenible y duradera en Colombia en ámbito nacional, regional y local a través del impulso a iniciativas de desarrollo territorial sostenible, fortalecimiento del estado social de derecho, la promoción de una cultura de paz, el reconocimiento de los derechos de las víctimas, la promoción de un enfoque de género en la construcción de paz y el respaldo a procesos de diálogos para la paz.
 
El programa se centra en dos aspectos fundamentales para el logro de una paz duradera y sostenible: primero, que no es posible construir ni mantener condiciones y capacidades de paz sin transformar los factores que han generado la violencia, ya sea esta directa, estructural o cultural. Segundo, que la paz es más sostenible cuando es construida desde y con las regiones. En este sentido, el programa se desarrollará a partir de las iniciativas identificadas desde los territorios focalizados, articulándolas a las políticas públicas nacionales y locales e iniciativas de la cooperación internacional.
 
El programa está basado en los principios sobre construcción de paz y resolución de conflictos emanados en los informes del secretario general de la ONU (“Agenda para la Paz”, Un concepto más amplio de libertad: desarrollo, seguridad y derechos humanos para todos” y sobre la consolidación de la paz inmediatamente después de los conflictos, entre otros.) y las resoluciones del consejo de seguridad de naciones unidas (1645, 1325 entre otras). Así mismo, está alineado con el Plan Nacional de Desarrollo, particularmente con el capítulo denominado “consolidación de la paz”, y otras normativas relevantes a la garantía a los derechos de las víctimas y a la participación política[1], y con el capítulo "Soportes transversales de la prosperidad democrática" que presenta un aparte enfocado al buen gobierno, la participación ciudadana y la lucha anticorrupción.
 
Este programa es un instrumento para implementar la Estrategia de Paz del PNUD de manera articulada y multisectorial a las iniciativas actuales y futuras de las diferentes áreas del PNUD y de la cooperación internacional a nivel nacional y territorial, que cubran las temáticas cruciales para el logro de los resultados: el Semillero de Desarrollo Rural, Desarrollo Económico Incluyente Rural y Urbano, ODM local, Gestión Integral de Riesgo, Fortalecimiento Democrático, Fondo de Justicia Transicional, Soluciones Sostenibles para Población Desplazada (TSI), entre otras.
 
Responde también a los compromisos de alineación, coordinación, complementariedad y armonización de la cooperación internacional (Declaraciones de París, Accra y Busan) con una propuesta integral y multisectorial de trabajo en materia construcción de paz con enfoque territorial, y a los principios establecidos en el marco de "delivering as one UN"
 

[1] Ver Anexo, Estrategia Territorial de Construcción de paz, numeral 1.2.

Duties and Responsibilities

Funciones / Resultados Esperados
 
Bajo la supervisión directa del/la Asociado(a) del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación, el/la Auxiliar Logístico y Administrativo Nacional provee apoyo al Área y en especial al Programa Alianzas Territoriales para la Paz. En particular, se responsabilizará por el apoyo administrativo y logístico de las actividades lideradas desde el nivel central para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del Área.
 
El/la Auxiliar Administrativo y Logístico Nacional desempeña las siguientes funciones principales, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos PNUD:
 
  • Apoyo administrativo a la gestión del Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
  • Apoyo Logístico al Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
  • Facilita la generación e intercambio de conocimientos
 
Funciones específicas:
 
1. Proporciona un apoyo administrativo eficaz a la gestión de programas enfocándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:
 
 
  • Diligencia formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para solicitudes de autorización de viaje, compras locales, acuerdos de subsidio, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones, entre otros, que se deriven de la implementación del programa.
  • Verifica que los valores facturados correspondan a las condiciones inicialmente pactadas en la OS, contrato, términos de referencia, especificaciones técnicas inicialmente, etc. previo al visto bueno del Responsable.
  • Revisa y tramita las solicitudes de reembolso de viáticos recibidas desde el territorio y nivel central.
  • Apoya el trámite de las solicitudes de los programas: pagos, contratos, compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, entre otros.
  • Mantiene actualizado el sistema de control interno de gastos y compromisos (Herramienta de monitoreo y seguimiento), con información completa y alineada con el POA.
  • Apoya la realización de conciliaciones mensuales, trimestrales y anuales de gastos y compromisos.
  • Realiza la depuración mensual de los compromisos registrados en Atlas (POs) relacionados con misiones (viáticos y tiquetes), y eleva alertas
  • Apoya en la verificación de pagos a proveedores.
  • Verifica, valida y realiza seguimiento a los pagos y compromisos con la agencia de viajes
  • En Atlas, prepara los PO-vouchers y Non-PO-Vouchers, crea las requisiciones para el desarrollo del programa y registra los recibidos a satisfacción de bienes y servicios, relacionados con la implementación de actividades programáticas así como operacionales.
  • Sube al DMS los recibos a satisfacción de los bienes y/o servicios de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
  • Asiste a los Responsables Temáticos en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los programas.
  • Realiza los procesos de compra local para las actividades lideradas desde el nivel central.
  • Mantiene actualizado el inventario general de muebles, equipos y dotación en general de los programas, de Oficinas Territoriales, Oficinas satélite, y socios implementadores, MOUs, Grants.
  • Garantiza la verificación física de inventario y gestiona la aprobación bianual del mismo.
  • Realiza las gestiones para transferencias y dar de baja equipos, y depuración de inventarios.
  • Asegura la correcta utilización de equipos de oficina, de comunicaciones y de vehículo, entre otros, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados al personal del nivel central.
  • Apoya al equipo de los programas para la preparación de la información para auditorias y evaluaciones, y posterior aplicación del plan de mejoramiento resultante de las recomendaciones.
  • Actualiza mensualmente el archivo documental de los programas, de acuerdo con las normas de Gestión Documental e instrucciones de Archivo Central
  • Mantiene una memoria actualizada con los respectivos back up de los equipos del personal del Área y disponible para consulta.
  • Actualiza las bases de datos y contactos telefónicos del Programa y tramita la entrega de correspondencia.
  • Apoya la organización de publicaciones para consulta del personal de proyecto y envío de una copia de las mismas al Archivo Central
  • Realiza los pedidos de papelería de la Oficina del Programa en Btá, de acuerdo con las necesidades, y manteniendo el principio de racionalidad del gasto

2. Presta apoyo logístico a los programas, centrándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

 
  • Asiste a la Coordinación del Área y Responsables Temáticos en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades. Esto incluye apoyo en la organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido (ejem. alimentos y bebidas).
  • Gestiona la aprobación de autorizaciones de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
  • Apoya al Área en las actividades de oficina, las comunicaciones requeridas y las tareas logísticas necesarias para la coordinación de eventos liderados desde el nivel central, así como tramita las solicitudes de autorización de viaje, tiquetes aéreos y reservas hoteleras relacionadas.
 
 
3. Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores practicas en la oficina país, centrándose en el logro de los siguientes resultados
 
  • Promueve la sistematización de lecciones aprendidas y las mejores practicas de los programas. Esto incluye la participación en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Programa
  • Fortalecimiento de capacidades del personal del Área en particular aquel ubicado en las Oficinas Territoriales, orientado a mejorar: la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución. Esto incluye acompañamiento y capacitación en la implementación de procesos y mejores practicas
  • Realiza contribuciones a las redes de conocimiento y comunidades de practica
  • Apoya la ejecución del programa mediante la participación y sistematización de actas y seguimiento a reuniones y procesos referidos a la implementación de los programas.
  • Comparte con sus colegas de oficina, de otros territorios y del nivel central, las buenas prácticas en ejercicio de sus funciones.
 
 
4. Las demás funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del Programa y la gestión operativa de la Oficina Territorial, dando cumplimiento a las normas PNUD.
 
 
Impacto de Resultados
Se han fortalecido las capacidades individuales, colectivas e institucionales para alcanzar la paz sostenible y duradera en Colombia en ámbito nacional, regional y local, en alianza con la cooperación internacional y con las agencias del Sistema de Naciones Unidas.
 
  1. Apoyo al proceso de paz. Mejoradas las condiciones de diálogo y participación social e implementación de los acuerdos para la finalización del conflicto armado.
  2. Desarrollo territorial sostenible para la paz. Mejorado el desarrollo económico, social y ambiental, equitativo, incluyente y sostenible, contribuyendo a superar las causas estructurales de los conflictos y respetando las identidades regionales, étnicas y poblacionales.
  3. Estado social de derecho y construcción de paz. Fortalecidas las capacidades institucionales y de la sociedad civil para responder y a los desafíos de la construcción de paz, la promoción y protección de los DDHH, la reconciliación nacional y la gobernabilidad democrática.
  4. Cultura de paz. Aumentadas las capacidades del Estado y de la sociedad civil colombiana para transformar la cultura de la violencia hacia una cultura de paz, convivencia pacífica y reconciliación basada en la garantía de los derechos humanos, los derechos de las víctimas, el reconocimiento y respeto a la identidad cultural y el medio ambiente.
 

Competencies

Competencias Corporativas:
 
Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas
Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial
Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas
Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidades
Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD
 
 
Competencias Funcionales:
 
Gestión del Conocimiento y Aprendizaje
Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores practicas identificadas dentro y fuera del PNUD
Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal
 
Liderazgo y Auto Gestión
Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación
Demuestra una actitud positiva y constructiva
Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos
Demuestra apertura al cambio y capacidad para manejar situaciones complejas
Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto
 
Orientación a Resultado y Eficacia Operacional
Capacidad para organizar bien el tiempo y realizar varias tareas de manera sistemática
Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados, incluido el apoyo a la planeación y ejecución de los programas,
Habilidad en la gestión de datos y presentación de informes
Capacidad de gestión financiera y manejo de presupuestos
Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel

Required Skills and Experience

Educación
Tecnología o carrera técnica en áreas afines a las ciencias administrativas, de publicidad y mercadeo o logísticas
 
Experiencia
 
Mínimo cinco (3) años de experiencia progresiva en la gestión administrativa y logística de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales
 
Experiencia progresiva en temas relacionados con administración y manejo de eventos.
 
Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, así como en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet.
 
Experiencia en el manejo del sistema ATLAS es una ventaja
 
Conocimiento
 
Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos es deseable.
 
Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja
Conocimiento y manejo de herramientas informáticas
 
Idiomas
 
Manejo fluido de inglés hablado y escrito (deseable mas no es necesario)
 
IMPORTANTE
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad