Background

Duties and Responsibilities

1. Apoyo administrativo a la gestión del Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
2. Apoyo financiero al Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
3. Apoyo administrativo a la operación y funcionamiento del Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
4. Facilita la generación e intercambio de conocimientos

• Asiste a la Coordinación del Área y Responsables Temáticos en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los programas. Esto incluye organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido.
• Orienta administrativa y procedimentalmente al equipo temático y territorial en la implementación de los Programas, en particular aquellos para los cuales se le ha asignado como Punto Focal del nivel central.
• Como Punto Focal, revisa y tramita solicitudes de los programas: pagos, contratos, compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, entre otros
• Diligencia los formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para solicitudes de autorización de viaje, compras locales, acuerdos de subsidio, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones, entre otros, que se deriven de la implementación del programa.
• En Atlas, prepara los PO-vouchers y Non-PO-Vouchers, crea las requisiciones para el desarrollo del programa y registra los recibidos a satisfacción de bienes y servicios, relacionados con la implementación de actividades programáticas así como operacionales.
• Sube al DMS los recibos a satisfacción de los bienes y/o servicios de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
• Realiza acciones correctivas oportunas a vouchers no posteados, incluyendo los vouchers en error, match exceptions, y aprobación de vouchers.
• Apoya la gestión de autorización de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
• Apoya y orienta la correcta programación, manejo y legalización de los recursos de anticipos para eventos - Project Cash on Hand (PCH).
• Supervisa, acompaña y capacita a los Socios Implementadores y Partes Responsables en el manejo de anticipos y rendición de cuentas.
• Apoya la actualización del inventario general de muebles, equipos y dotación en general, de Oficinas Territoriales, Oficinas satélite, y socios implementadores, MOUs, Grants.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, Acuerdos de subsidio/Grants, reembolso de viáticos, etc. que se implementan en el o los programas asignados, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Apoya y orienta el monitoreo de la ejecución de los POAs de los territorios y Responsables Temáticos, genera alertas tempranas, propone y toma medidas correctivas a tiempo para el logro de metas con calidad.
• Apoya la depuración mensual de los compromisos registrados en Atlas
• Prepara insumos para las solicitudes de renovación de Autorizaciones de Implementación Directa (DIM)
• Apoya al equipo de los programas para la preparación de la información para auditorias y evaluaciones, y posterior aplicación del plan de mejoramiento resultante de las recomendaciones
• Apoya el seguimiento de fechas y plazos de acuerdos y reportes a donantes y socios
• Participa en la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) y Planes de Adquisiciones.
• Gestiona el archivo documental de los programas en el PNUD, garantizando el cumplimiento de las normas de conservación y retención de documentación del PNUD

2. Presta apoyo financiero a los programas, centrándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Prepara revisiones presupuestales, revisión del estado del Award del proyecto, determinación de los fondos no utilizados, cierre operativo y financiero de los programas
• Efectúa seguimiento permanente de ejecución y disponibilidad en caja de los programas según las diferentes fuentes y vigencias, presentando informe semanal sobre recursos ejecutados y comprometidos, así como los pre-compromisos
• Apoya al equipo temático y territorial en la elaboración de los presupuestos anuales, seguimiento a los mismos y gestión de ajustes, incluyendo reversos, que garanticen un buen manejo del presupuesto.
• Elabora informes periódicos de monitoreo financiero y de los informes sustantivos en concordancia con los lineamientos de la Unidad de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Área y la Unidad de Planeación Estratégica del PNUD.
• Realiza informes financieros del POA y de los convenios y acuerdos de contribución
• Elabora informes a donantes de acuerdos con periodicidad indicada en los acuerdos.
• Realiza el registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en los programas, de conformidad con el manual POPP y en general las normas del PNUD
• Asegura que los informes contables y financieros y demás documentación presentados por los socios implementadores, ejecutores o partes responsables, cumplen con las normas administrativas y financieras del PNUD.
• Verifica que los valores facturados correspondan a las condiciones inicialmente pactadas en la OS, contrato, términos de referencia, especificaciones técnicas inicialmente, etc. previo al visto bueno del Responsable.
• Mantiene actualizado el sistema de control interno de gastos y compromisos (Herramienta de monitoreo y seguimiento), con información completa y alineada con el POA.
• Realiza conciliaciones mensuales, trimestrales y anuales de gastos y compromisos, haciendo seguimiento y verificación del POA y plan de adquisiciones Vs. la Herramienta de monitoreo y seguimiento.
• Realiza verificación de Informe Combinado de Gastos (CDR), estados de gastos y herramienta de monitoreo y seguimiento, gestionando los ajustes contables y financieros necesarios para la correcta implementación del programa
• Realiza oportunas medidas correctivas de vouchers y compromisos Atlas (PO) en error o rechazados, incluyendo los que tienen verificación de errores en el presupuesto, excepciones o no autorizados
• Garantiza la adecuada gestión financiera de los recursos y presupuestos, elevando las alertas previas necesarias relacionadas con vigencia de acuerdos, disponibilidad de recursos, saldos por ejecutar, depósitos pendientes de donantes, reservas de GMS, entre otros.
• Asegura el flujo de información actualizada sobre disponibilidad de fondos entre las diferentes instancias del programa.

3. En coordinación con el/la Asistente Administrativo y Operativo, ofrece apoyo administrativo a la operación y funcionamiento de las Oficinas Territoriales y Satélite, enfocándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Apoya los procesos de contratación de personal, registro de ausencias para los programas y/o territorios asignados, cuando sea necesario.
• Orienta y apoya administrativa y operacionalmente el equipo territorial en las labores de concernientes al funcionamiento de la oficina, uso de equipos, cumplimiento de los estándares mínimos de operación y seguridad – MOSS
• Apoya la preparación del presupuesto anual de funcionamiento de las Oficinas Territoriales y Satélite y respectivo Plan de adquisiciones.
• Apoya el seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, etc. relacionados con el funcionamiento de la Oficina, entre los que se incluyen los contratos de funcionarios del programa asignados al territorio, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Gestiona el pago oportuno de servicios públicos, recargas de minutos de los teléfonos satelitales y demás servicios de funcionamiento que garanticen la normal operación de las Oficinas y la seguridad de las mismas.
• Orienta en la correcta programación y manejo de los recursos destinados a gastos operativos / funcionamiento (Project Petty Cash Fund (PPCF) (Fondos Operativos).
• Apoya la liquidación y elaboración de las cuentas de cobro por concepto préstamo de vehículo y/o de gastos de uso compartido.

• Promueve la sistematización de lecciones aprendidas y las mejores practicas de los programas. Esto incluye la participación en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Programa
• Fortalecimiento de capacidades del personal del Área en particular aquel ubicado en las Oficinas Territoriales, orientado a mejorar: la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución. Esto incluye acompañamiento y capacitación en la implementación de procesos y mejores practicas
• Realiza contribuciones a las redes de conocimiento y comunidades de practica
• Apoya la ejecución del programa mediante la participación y sistematización de actas y seguimiento a reuniones y procesos referidos a la implementación de los programas.
• Comparte con sus colegas de oficina, de otros territorios y del nivel central, las buenas prácticas en ejercicio de sus funciones.
• Acompaña y capacita a las organizaciones sociales e instituciones que suscriban contratos, convenios o acuerdos de subsidio, sobre las normas y procedimientos técnicos y administrativos que los rigen, orientados a mejorar la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución técnica y financiera.

1. Apoyo al proceso de paz. Mejoradas las condiciones de diálogo y participación social e implementación de los acuerdos para la finalización del conflicto armado.
2. Desarrollo territorial sostenible para la paz. Mejorado el desarrollo económico, social y ambiental, equitativo, incluyente y sostenible, contribuyendo a superar las causas estructurales de los conflictos y respetando las identidades regionales, étnicas y poblacionales.
3. Estado social de derecho y construcción de paz. Fortalecidas las capacidades institucionales y de la sociedad civil para responder y a los desafíos de la construcción de paz, la promoción y protección de los DDHH, la reconciliación nacional y la gobernabilidad democrática.
4. Cultura de paz. Aumentadas las capacidades del Estado y de la sociedad civil colombiana para transformar la cultura de la violencia hacia una cultura de paz, convivencia pacífica y reconciliación basada en la garantía de los derechos humanos, los derechos de las víctimas, el reconocimiento y respeto a la identidad cultural

Competencies

• Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas
• Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial
• Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas
• Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidades
• Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD

• Gestión del Conocimiento y Aprendizaje
• Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores practicas identificadas dentro y fuera del PNUD
• Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal

• Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación
• Demuestra una actitud positiva y constructiva
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos
• Demuestra apertura al cambio y capacidad para manejar situaciones complejas
• Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
• Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto

• Capacidad para organizar bien el tiempo y realizar varias tareas de manera sistemática
• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados, incluido el apoyo a la planeación y ejecución de los programas,
• Habilidad en la gestión de datos y presentación de informes
• Capacidad de gestión financiera y manejo de presupuestos
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel

Required Skills and Experience