Background
El/la Asistente de Programa brinda apoyo programático y administrativo a la Oficina de la Coordinadora Residente asegurando un trabajo de alta calidad y consistencia.
El/la Asistente de Programa trabaja en estrecha colaboración con el equipo de la OCR, las unidades programáticas y de operaciones de PNUD, la sede de PNUD y Agencias, Fondos y Programas del SNU según sea requerido.
Duties and Responsibilities
- Apoya en el seguimiento del presupuesto de la OCR, de las contribuciones financieras de las agencias del SNU para su respectiva recepción y depósito, y en el control de gastos verificando que los mismos sean cargados a la cuenta correcta.
- Ingresa y da seguimiento, en el sistema informático – Atlas, al presupuesto de la oficina, así como sus respectivas revisiones previa autorización de la Oficial de Coordinación de la OCR.
- Apoya a la OCR con las solicitudes de servicios y documentos de apoyo, verificando que la documentación esté completa y cumple con las normas y procedimientos del PNUD
- Coordina las actividades administrativas y financieras con las unidades administrativas y financieras del PNUD.
- Apoya en la organización y la logística de reuniones, talleres y otras actividades convocadas por la OCR, confirma asistencias, y apoya en la elaboración de minutas y su distribución.
- En ausencia de la Asociada Ejecutiva de la CR/RR, asiste a la Coordinadora Residente y Representante Residente del PNUD en Guatemala en las tareas que le sean requeridas.
- Apoya en el seguimiento de los compromisos y acuerdos (agencias del SNU, gobierno, donantes, IFIs, multilaterales, etc.)
- Apoya el ingreso de información de presupuestos al sistema informático Atlas.
- Apoya en las revisiones presupuestarias solicitadas.
- Apoya en el seguimiento del flujo de caja de la OCR.
- Elaboración de órdenes de compra.
- Mantiene comunicación y coordinación con la Unidad de Finanzas u otras unidades de operaciones del PNUD.
- Alguna otra actividad afín requerida por la Coordinadora Residente del Sistema de las Naciones Unidas o de las/os Oficiales de la OCR a los que presta apoyo.
Competencies
Conocimientos y Competencias Corporativas y Técnicas
- Conocimientos en políticas, normas y procesos del PNUD y/o SNU (deseable mas no indispensable)
- Orientación de servicio al cliente
- Conocimiento de temas de desarrollo y necesidades e historia del país, deseable.
- Conocimientos de técnicas de archivo
- Pro activo(a) con habilidad de dar seguimiento a tareas
- Habilidad para trabajar bajo presión y en varias tareas a la vez
- Análisis numéricos y contables
- Habilidad para trabajar en equipo
- Habilidad para trabajar en un esquema de comunicación abierta y efectiva
- Manejo de conflictos
- Toma de decisiones informadas y transparentes
- Actitud orientada al aprendizaje y a compartir conocimiento
- Integridad y Ética
- Sensibilidad y respeto por la diversidad
Required Skills and Experience
Educación:
Título de Educación media, de preferencia con alguna certificación o formación especializada en el área administrativa o financiera. Estudios universitarios en administración, ciencias económicas, ciencias políticas, ciencias sociales o áreas afines deseable, más no requerido.
Título de Educación media, de preferencia con alguna certificación o formación especializada en el área administrativa o financiera. Estudios universitarios en administración, ciencias económicas, ciencias políticas, ciencias sociales o áreas afines deseable, más no requerido.
Experiencia:
Cinco años de experiencia administrativa o programática relevante (funciones de asistencia administrativa, ejecutiva, financiera o de programas). Experiencia en el uso de computadoras personales y paquetes de software de Office (MS Word, Excel, Power Point, etc.). Experiencia en el manejo y uso de sistemas de información integrada basados en web.
Cinco años de experiencia administrativa o programática relevante (funciones de asistencia administrativa, ejecutiva, financiera o de programas). Experiencia en el uso de computadoras personales y paquetes de software de Office (MS Word, Excel, Power Point, etc.). Experiencia en el manejo y uso de sistemas de información integrada basados en web.
Requerimiento de Idiomas:
Dominio oral y escrito del idioma español
Dominio de nivel intermedio del idioma inglés
Dominio oral y escrito del idioma español
Dominio de nivel intermedio del idioma inglés
PROCEDIMIENTO PARA APLICAR:
1. Haga click en “Apply Now”
2. Llene la información que se le pide en las casillas respectivas.
3. Cuando termine, haga click en “Submit Application”.
4. El sistema lo llevará a otra página y le pedirá que adjunte un archivo. En “Attach CV” usted debe adjuntar el formulario “Personal History Form P11” (disponible en http://www.undp.org.gt/frmJobs.aspx ). Este formulario debe estar completo y firmado.
1. Haga click en “Apply Now”
2. Llene la información que se le pide en las casillas respectivas.
3. Cuando termine, haga click en “Submit Application”.
4. El sistema lo llevará a otra página y le pedirá que adjunte un archivo. En “Attach CV” usted debe adjuntar el formulario “Personal History Form P11” (disponible en http://www.undp.org.gt/frmJobs.aspx ). Este formulario debe estar completo y firmado.
AVISO IMPORTANTE
• DEBE ADJUNTAR SU FORMULARIO P11. NO ADJUNTE SU CURRICULUM VITAE.
• Si el formulario P11 está incompleto y/o no está firmado, su aplicación podría no ser considerada y procesada.
• DEBE ADJUNTAR SU FORMULARIO P11. NO ADJUNTE SU CURRICULUM VITAE.
• Si el formulario P11 está incompleto y/o no está firmado, su aplicación podría no ser considerada y procesada.