Background

Desde agosto de 2012 se ha iniciado un proceso de diálogo entre Gobierno Nacional y las FARC que derivó en el “Acuerdo General para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera” el cual tiene una Agenda de seis puntos 1) Política de desarrollo agrario integral, 2) Participación política, 3) Fin del conflicto, 4) Solución al problema de las drogas ilícitas, 5) Víctimas y 6) Implementación, verificación y refrendación. A la fecha, a pesar de las diferencias en la mesa, las conversaciones se han mantenido e incluso se ha hecho público un primer acuerdo con respecto al tema.

En este contexto, y buscando dar continuidad a los esfuerzos realizados durante la última década en alianza con instituciones locales y nacionales y organizaciones de la sociedad civil para avanzar hacia el goce de una paz sostenible y duradera, el PNUD ha desarrollado el programa "Alianzas territoriales para la paz" el cual busca apoyar al país en los procesos actuales de dialogo para contribuir al fin del conflicto, y a su vez, apoyar iniciativas territoriales para transformar las causas estructurales que generan múltiples conflictividades y violencia.

Mediante este programa, El PNUD, en alianza con las agencias de cooperación internacional y del Sistema de Naciones Unidas, fortalecerá las capacidades individuales, colectivas e institucionales para alcanzar la paz sostenible y duradera en Colombia en ámbito nacional, regional y local a través del impulso a iniciativas de desarrollo territorial sostenible, fortalecimiento del estado social de derecho, la promoción de una cultura de paz, el reconocimiento de los derechos de las víctimas, la promoción de un enfoque de género en la construcción de paz y el respaldo a procesos de diálogos para la paz.

El programa se centra en dos aspectos fundamentales para el logro de una paz duradera y sostenible: primero, que no es posible construir ni mantener condiciones y capacidades de paz sin transformar los factores que han generado la violencia, ya sea esta directa, estructural o cultural. Segundo, que la paz es más sostenible cuando es construida desde y con las regiones. En este sentido, el programa se desarrollará a partir de las iniciativas identificadas desde los territorios focalizados, articulándolas a las políticas públicas nacionales y locales e iniciativas de la cooperación internacional.

Este programa es un instrumento para implementar la Estrategia de Paz del PNUD de manera articulada y multisectorial a las iniciativas actuales y futuras de las diferentes áreas del PNUD y de la cooperación internacional a nivel nacional y territorial, que cubran las temáticas cruciales para el logro de los resultados: el Semillero de Desarrollo Rural, Desarrollo Económico Incluyente Rural y Urbano, ODM local, Gestión Integral de Riesgo, Fortalecimiento Democrático, Fondo de Justicia Transicional, Soluciones Sostenibles para Población Desplazada (TSI), entre otras.

Responde también a los compromisos de alineación, coordinación, complementariedad y armonización de la cooperación internacional (Declaraciones de París, Accra y Busan) con una propuesta integral y multisectorial de trabajo en materia construcción de paz con enfoque territorial, y a los principios establecidos en el marco de "delivering as one UN"

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del/la Coordinador Territorial de Antioquia, el/la Asistente Administrativo(a) Territorial provee apoyo estratégico a la Oficina Territorial y en especial al Programa Alianzas Territoriales para la Paz. En particular, se responsabiliza por el seguimiento administrativo y financiero de las actividades programáticas y operativas de la Oficina Territorial, y las demás que le sean asignados de acuerdo con la cartera de programas implementados en el Territorio.

El/la Asistente Administrativo(a) Territorial desempeña las siguientes funciones principales, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Apoyo administrativo a la gestión del Programa Alianzas Territoriales para la Paz, y otros programas implementados en el territorio.
• Apoyo financiero al Programa Alianzas Territoriales para la Paz, en particular lo relacionado con el Plan Operativo Anual - POA territorial
• Apoyo administrativo a la operación y funcionamiento de la Oficina Territorial y Oficinas satélite de la misma
• Facilita la generación e intercambio de conocimientos

Funciones específicas:

• Asiste a el/la Coordinador Territorial de Antioquia en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del Programa. Esto incluye organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido.
• Diligencia los formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para solicitudes de autorización de viaje, compras locales, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones, etc. que se deriven de la implementación del programa en el territorio.
• Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y maneja los procesos de adquisiciones realizados por el Programa en el territorio. En este sentido, ingresa el Plan de Adquisiciones en el aplicativo de intranet diseñado para consolidar esta información.
• En Atlas, prepara los PO-vouchers y Non-PO-Vouchers, crea las requisiciones para el desarrollo del programa y registra los recibidos a satisfacción de bienes y servicios, relacionados con la implementación de actividades programáticas así como operacionales.
• Sube al DMS los recibos a satisfacción de los bienes y/o servicios de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
• Realiza acciones correctivas oportunas a vouchers no posteados, incluyendo los vouchers en error, match exceptions, y aprobación de vouchers.
• Gestiona la autorización de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
• Apoya y orienta la correcta programación, manejo y legalización de los recursos de anticipos para eventos - Project Cash on Hand (PCH).
• Mantiene actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la Oficina Territorial, Oficinas satélite, y de socios implementadores, MOUs, Grants. Elabora semestralmente el reporte de inventario, y provee al nivel central la información necesaria para la actualización del inventario general.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, Acuerdos de subsidio/Grants, reembolso de viáticos, etc. que se implementan en el territorio, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Monitorea la ejecución del POA, genera alertas tempranas, propone y toma medidas correctivas a tiempo para el logro de metas con calidad.

2. Presta apoyo financiero a los programas, centrándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Lleva registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el marco del POA.
• Elabora informes periódicos de monitoreo financiero y apoya la elaboración de los informes sustantivos en concordancia con los lineamientos de la Unidad de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Área y la Unidad de Planeación Estratégica del PNUD.
• Realiza informes financieros del POA Territorial y de los convenios y acuerdos de contribución celebrados para el territorio, o que hacen parte de acuerdos implementados en varios territorios.
• Asegura que los informes contables y financieros y demás documentación presentados por los socios implementadores, ejecutores o partes responsables, cumplen con las normas administrativas y financieras del PNUD, previo al visto bueno del Responsable Territorial para la gestión administrativa que corresponda.
• Verifica que los valores facturados correspondan a las condiciones inicialmente pactadas en la OS, contrato, términos de referencia, especificaciones técnicas inicialmente, etc. previo al visto bueno del Responsable Territorial.
• Mantiene actualizado el sistema de control interno de gastos y compromisos (Herramienta de monitoreo y seguimiento), con información completa y alineada con el POA.
• Elabora conciliaciones mensuales de gastos y compromisos, haciendo seguimiento y verificación del POA y plan de adquisiciones Vs. la Herramienta de monitoreo y seguimiento.
• Apoya al equipo territorial en la elaboración de los presupuestos anuales del Programa, realiza el seguimiento de los mismos y gestiona la revisión y ajustes presupuestales, incluyendo reversos y solicitudes que garanticen un buen manejo del Presupuesto y su ejecución

3. Apoyo administrativo a la operación y funcionamiento de la Oficina Territorial y Oficinas Satélite, enfocándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Prepara el presupuesto anual de funcionamiento de la Oficina Territorial y Satélites.
• Elabora el plan de adquisiciones de los insumos para el funcionamiento de la Oficina Territorial y Satélites, y maneja los procesos de compras y adquisiciones necesarios en este sentido.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, etc. relacionados con el funcionamiento de la Oficina, entre los que se incluyen los contratos de funcionarios del programa asignados al territorio, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Diligencia los formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para compras locales, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones de bienes y/o servicios, etc. que se deriven de la gestión operativa y de funcionamiento de la Oficina.
• Gestiona el pago oportuno de servicios públicos, recargas de minutos de los teléfonos satelitales y demás servicios de funcionamiento que garanticen la normal operación de la Oficina y la seguridad de la misma.
• Garantiza la correcta programación y manejo de los recursos destinados a gastos operativos / funcionamiento (Project Petty Cash Fund (PPCF) (Fondos Operativos), en el rol de custodio de la caja.
• Liquida y elabora las cuentas de cobro por concepto de gastos de uso compartido, de acuerdo con los Memorandos de Entendimiento (MOU) suscritos con Agencias del Sistema o arreglos con otros Programas del PNUD, que tengan área física asignada dentro de la Oficina Territorial, y de acuerdo con los servicios e insumos utilizados. Así mismo, promueve la formalización de dichos acuerdos / MOUs en la medida que se presenten.
• Liquida y elabora las cuentas de cobro en los casos de préstamo de vehículo a Agencias u otros programas (gastos de rodamiento, combustible, peajes, honorarios y DSA del conductor proporcionales al tiempo ocupado en la misión, etc.).
• Asegura la correcta utilización de equipos de oficina, de comunicaciones y de vehículo, entre otros, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados a la Oficina Territorial (computadores, muebles, video proyector, radios VHF / UHF, satelital, vehículo, cámara fotográfica, GPS, entre otros).
• Gestiona la renovación oportuna de seguros vehiculares, revisión tecno-mecánica del vehículo y suministro de combustible (cuando aplique); así como la renovación de los contratos de arrendamiento, alarma, aseo y cafetería, jardinería, mantenimiento de computadores/impresora y equipos de aire acondicionado (cuando aplique), recarga de extintores, etc.
• Vela por el cumplimiento de los estándares mínimos de operación y seguridad – MOSS establecidos para el personal, Oficina y vehículo, según la región (ver Normas MOSS), y en tal sentido prepara anualmente el respectivo presupuesto.
• Actualiza diariamente la Bitácora de Vehículo con base en el análisis del Registro Diario de Vehículo suministrado por el conductor; certifica mensualmente la Bitácora, y realiza las respectivas verificaciones de horas extras del conductor (cuando aplique), de consumo y rendimiento de combustible, y realiza la distribución del costo del combustible de acuerdo con el objeto de cada desplazamiento, para la gestión del pago al proveedor.
• Mantiene al día y en orden el archivo de la Oficina Territorial, enviando a Bogotá periódicamente la documentación que debe reposar en el Archivo Central, conforme con las normas y procedimientos del PNUD.
• Lleva el registro de ausencias y vacaciones del personal asignado a la Oficina Territorial y Oficina Satelital (Monthy Leave Reports - MLR) actualizado mensualmente, y enviándolos al nivel central dentro de los 5 primeros días del mes, con los correspondientes soportes.
• Recibe y tramita los formatos de solicitud de licencias por enfermedad, vacaciones y/o tiempo compensatorio del personal de la Oficina, enviándolos a Bogotá para la validación correspondiente

4. Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores prácticas en la oficina país, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Apoya la ejecución del programa en el territorio mediante la participación y sistematización de actas y seguimiento a reuniones y procesos referidos a la implementación del programa.
• Participa en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Programa.
• Comparte con sus colegas de oficina, de otros territorios y del nivel central, las buenas prácticas en ejercicio de sus funciones.
• Acompaña y capacita a las organizaciones sociales e instituciones que suscriban contratos, convenios o acuerdos de subsidio, sobre las normas y procedimientos técnicos y administrativos que los rigen, orientados a mejorar la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución técnica y financiera

Competencies

• Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas
• Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial
• Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas
• Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidades
• Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD

• Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera del PNUD
• Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal

• Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación
• Demuestra una actitud positiva y constructiva
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos
• Demuestra apertura al cambio y capacidad para manejar situaciones complejas
• Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
• Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto

• Capacidad para organizar bien el tiempo y realizar varias tareas de manera sistemática
• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados, incluido el apoyo a la planeación y ejecución de los programas,
• Habilidad en la gestión de datos y presentación de informes
• Capacidad de gestión financiera y manejo de presupuestos
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel

Required Skills and Experience

• Profesional acreditado en áreas afines a las ciencias administrativas, contables y/o financieras

• Mínimo dos (2) años de experiencia progresiva en la gestión administrativa y financiera de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales
•  Experiencia progresiva en temas relacionados con administración y manejo de presupuestos y flujos de caja.
• Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, así como en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet.
•  Experiencia en el manejo del sistema ATLAS es una ventaja

• Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja
• Conocimiento y manejo de herramientas informáticas.
•  Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos es deseable

• Manejo fluido de ingles hablado y escrito (deseable mas no es necesario).