Background
Duties and Responsibilities
- Organizar junto con el (la) coordinador(a) el plan de trabajo a su cargo y responder por su cumplimiento.
- Apoyar al coordinador/a en el logro de los objetivos del proyecto y la buena marcha en general del mismo.
- Apoyar la elaboración, seguimiento y actualización de los planes operativos, de compras y los presupuestos detallados del proyecto.
- Procesar las solicitudes de acción administrativa requeridas. Elaborar y revisar todos los documentos de cada uno de los procesos realizados aplicando las normas y procedimientos del PNUD de adquisiciones y contratación.
- Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto, manteniéndola organizada y actualizada, y rendir informes financieros en forma mensual, o con la periodicidad que el proyecto requiera.
- Apoyar a la coordinación en el trámite ante PNUD de todos los procesos contractuales, pagos y reportes que se deriven de la ejecución del proyecto.
- Recopilar y organizar la información requerida para apoyar la elaboración de informes, presentaciones, y reportes de avance del proyecto.
- Apoyar a la coordinación en la elaboración y correcta conservación de las actas de seguimiento, visitas de campo, y de reuniones de los Comités.
- Mantener actualizada la base de datos del proyecto, manejar los sistemas de información correspondientes y brindar apoyo en el momento que se requiera.
- Recibir, revisar, clasificar, distribuir, archivar y conservar toda la correspondencia, documentación, información y archivos físicos y magnéticos del proyecto, así como los inventarios de bienes y equipos del proyecto de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
- Preparar borradores de respuesta a correspondencia sobre cuestiones administrativas del proyecto para revisión y firma del Coordinador(a).
- Preparar la documentación necesaria para los trámites de viaje y movilización del personal del proyecto.
- Llevar registro y control de cada una de las actividades realizadas en el proyecto.
- Participar, en la medida en que se requiera, en el diseño e implantación de normas y procedimientos técnicos y administrativos orientados a mejorar la presentación de los servicios.
- Apoyar la organización logística de eventos, seminarios, talleres y reuniones del proyecto.
- Velar por que los bienes del proyecto estén en condiciones óptimas de mantenimiento y actualizar los registros del inventario de los equipos del proyecto.
- Apoyar en la coordinación y control del proceso de comunicación e información a nivel interno y externo del proyecto.
- Hacer seguimiento al trámite de solicitudes y requerimientos de los insumos y/o equipos de oficina y velar por la racional conservación y utilización de los mismos.
- Realizar control sobre los aspectos a tener en cuenta con el fin de evitar demandas, sanciones y multas al proyecto.
- Realizar y coordinar los aspectos pertinentes a la parte contractual que se desarrolle dentro del proyecto. Revisar y responder porque la documentación presentada para la contratación, sea la exigida por el proyecto. Revisar las pólizas que amparan cada uno de los contratos, y velar por el cumplimiento de lo allí establecido (vigencia pólizas, obligaciones contractuales).
- Coordinar los aspectos financieros de las distintas actividades relacionadas con el proyecto y participar en la elaboración y evaluación de cada uno de los procesos.
- Velar por la conservación del archivo de sus actividades y toda la documentación histórica.
- Las demás que se definan en el Plan Operativo y en el cronograma de actividades relacionadas con el objeto del contrato.
Impacto de Resultados
El proyecto tiene una adecuada gestión administrativa, financiera y documental que facilita consolidar los objetivos y contribuye al logro de las actividades y resultados de la TCN
Competencies
- Trabaja activamente hacia el aprendizaje personal permanente y el desarrollo en una o más áreas de práctica.
- Participa en el plan de aprendizaje y aplica nuevas habilidades adquiridas.
- Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera del PNUD e IDEAM.
- Capacidad para la ejecución, seguimiento y evaluación de actividades administrativas y financieras del proyecto.
- Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
- Demuestra una actitud positiva y constructiva.
- Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión administrativa y financiera de los proyectos.
- Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
- Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
- Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint
Required Skills and Experience
- Tecnología o carrera técnica en ciencias económicas, administrativas, ingeniería industrial o administración de empresas.(deseable profesional)
- Mínimo dos años de experiencia general, preferiblemente (2) años en proyectos de cooperación Internacional
- Excelente manejo de ofimática, especialmente los programas de Word, Excel y Power Point.
- Elaboración de planes operativos, de adquisiciones y herramientas de monitoreo y evaluación administrativa y financiera
- Fluidez en español. Inglés deseable
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad