Background

Este programa se creó con el objetivo de promover el cumplimiento efectivo de los derechos de las mujeres a la verdad, la justicia y la reparación en el marco del conflicto colombiano, teniendo como resultados principales: la visibilización de las historias de las mujeres afectadas por violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario en Colombia; el incremento del acceso a la justicia de las mujeres afectadas por el conflicto -con énfasis en violencia sexual y protección de víctimas-; el aumento de la visibilidad política, social y jurídica de las mujeres para los procesos de reparación con énfasis en tierras, considerando los enfoques multicultural y de género, y el fortalecimiento de las estrategias de la cooperación internacional para la garantía y realización de los derechos a la verdad, justicia y reparación con perspectiva de género en línea con las Resoluciones 1325, 1820, 1888 y 1889 del Consejo de Seguridad así como con otros instrumentos internacionales de derechos humanos.

Duties and Responsibilities

• Recopilar la documentación requerida para contrataciones
• Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as y contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.
• Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes y proveedores
• Solicitud de tres cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las adquisiciones que así lo requieran.
• Recopilar la documentación requerida para realizar NGO Agreement, Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes,
• Elaborar NGO Agreement, Grants,
• Participar de las reuniones con el área de operaciones para la revisión y actualización de procesos.
• En estrecha relación con el área de operaciones es responsable de los procesos para contratación de bienes o servicios y consultorías con personas jurídicas.

• Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos de los programas y proyectos.
• Obtener reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas y mantener un reporte actualizado de las ejecuciones presupuestales de los programas y proyectos.
• Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo a los formatos facilitados por el área de operaciones
• Apoyar en la elaboración de los informes a donantes ,  a la sede de ONU Mujeres y a otras instancias que así lo requieran
• Revisión de informes financieros enviados por la contraparte de acuerdo a los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
• Preparar las revisiones presupuestarias iniciales, generales y mandatorias para ser revisadas por la Asociada Financiera.
• Ingreso de requisiciones en el sistema atlas
• Apoyar a las contrapartes beneficiarias de NGO´S en la apropiación de los mecanismos de reporte financiero y rendición de cuentas.
   
  Apoyo secretarial, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:
   
  • Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc...).
  • Elaboración de correspondencia regular y administrativa; transcribir materiales escritos que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato y redacción adecuada.
  • Apoyo en la liquidación de los DSA y TE del personal de Programa.
  • Apoyo secretarial a las demás actividades del equipo del área.
   
  Apoyo logístico, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:
   
  1. Organizar en coordinación con el equipo del área, la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.
  2. Apoyar en la elaboración de notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.
  3. Apoyo en la organización de misiones del personal, que incluye, entre otros:
  • Realizar las cotizaciones de pasajes y las reservaciones de los mismos
  • Elaborar memos de emisión de facturas de pasajes.
  • Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago.
  • Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión
  • Apoyar en la elaboración de agendas.
   
  Apoyo en el archivo y registro de información, que incluye, entre otros:
   
  • Facilitar al área de administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal
  • Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES los documentos que precisan ser archivados de los programas y proyectos de las áreas.
  • Garantizar la actualización del archivo de los proyectos y programas de las áreas de acuerdo a los procedimientos de ONU MUJERES.
  • Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos y en la Formación de alianzas
  Impacto de Resultados
   
  Los principales resultados impactan en la gestión eficaz de los procesos administrativos, operativos que garantizan la implementación y el logro de los resultados previstos del Programa Verdad, Justicia y Reparación.

Competencies

• Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de Naciones Unidas y de ONU Mujeres.
• Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.
• Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidad.
• Capacidad de priorizar las tareas de acuerdo a su importancia.
• Capacidad de analizar sus competencias frente a los resultados del Programa.

• Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.
• Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad

• Habilidad y experiencia reconocida en trabajo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y entidades internacionales.
• Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.
• Habilidad y experiencia en el trabajo.
• Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
• Demuestra una actitud positiva y constructiva.
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
• Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
• Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
• Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acorde con esto.

• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas operativas y administrativas
• Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
• Habilidad para formular y manejar presupuestos.
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint

Required Skills and Experience

• Estudios Superiores en Administración, Administración Pública, Economía, Ciencias Sociales o carreras afines