Background

Duties and Responsibilities

• Preparar la documentación para la realización de los diferentes pagos de acuerdo al presupuesto correspondiente y tramitarlos ante el PNUD.
• Asegurar que los pagos cuenten con sus soportes respectivos.
• Revisar y constatar el cumplimiento de las órdenes de compra y de servicio para procesar adecuadamente los desembolsos, de acuerdo a las fechas establecidas.
• Verificar la información sobre las diferentes contribuciones, aportes y pagos recibidos. Informar oportunamente al PNUD con el fin que se vean reflejados en los presupuestos respectivos.
• Revisar la información recibida del PNUD sobre la ejecución de los diferentes presupuestos y de los procesos inherentes a los mismos. Apoyar la preparación de la  documentación que sea requerida en relación con el cumplimiento de estos procesos.

Apoyar el seguimiento y monitoreo financiero de los diferentes presupuestos de UNDSS Colombia asegurando como resultados el funcionamiento efectivo y eficiente de la unidad manteniendo la información actualizada, la preparación de informes, las acciones correctivas en tiempos oportunos y el cumplimiento de fechas establecidas, a través de la ejecución de las siguientes actividades:

• Verificar mensualmente los gastos realizados y suministrados por el PNUD/Sistema ATLAS e informar prontamente cualquier inconsistencia observada, preparando la documentación requerida e informando al PNUD las correcciones respectivas. Trabajar conjuntamente con el departamento de Finanzas y Administración del PNUD.
• Realizar seguimiento al proceso adelantado por las diferentes regionales de UNDSS en el país sobre las solicitudes de pago y su ingreso al sistema contable interno SAS, constatando la información con los soportes correspondientes. Brindarles información oportuna sobre la necesidad de realizar correctivos de ser necesario.
• Ingresar en el SAS los gastos ejecutados por la oficina de Bogotá y asegurar que toda la información de este sistema esté actualizada.
• Llevar un control actualizado de las adquisiciones y solicitudes de servicio realizadas para el reintegro del IVA de los diferentes presupuestos de la oficina y cumplir los tiempos establecidos por el PNUD. Realizar seguimiento a las devoluciones de IVA y su respectivo reembolso a los proyectos y cuentas correspondientes. Informar periódicamente a sus supervisores la disponibilidad de fondos, evaluando necesidades existentes y a futuro.
• Llevar un control sobre reembolsos, legalizaciones y/o pagos recibidos del personal de UNDSS y mantener informado a su supervisor inmediato.
• Revisar los gastos y cargos de los fondos operativos y de los avances asignados a las oficinas de terreno y al personal en general. Orientar sobre su adecuado uso.
• Mantener permanentemente actualizado los archivos de su área de competencia.

• Asistir en la preparación de las proyecciones de los presupuestos asignados a UNDSS Colombia dentro de los tiempos estipulados, brindando la información necesaria.
• Verificar periódicamente la disponibilidad de fondos que permita el cumplimiento de las obligaciones adquiridas y de las actividades programadas por cada proyecto hasta el final del año en ejecución.
• Preparar informes sobre ejecución y revisiones presupuestales según sea requerido.
• Apoyar al personal de las diferentes áreas de UNDSS en la elaboración de sus proyecciones de gastos.

• Trabajar coordinadamente con el equipo de su área en UNDSS y con los colegas de las respectivas áreas del PNUD, para contribuir al buen funcionamiento administrativo y financiero de la oficina.
• Apoyar el trámite de viajes a nivel nacional e internacional, la liquidación de viáticos y la revisión de gastos de viaje e imprevistos.
• Realizar seguimiento con el PNUD en lo referente a las autorizaciones de pago que se reciben del exterior para ser procesados en Colombia.
• Apoyar las solicitudes recibidas de las AFPs y de proveedores externos en lo referente a su área de responsabilidad, brindando soluciones en el menor tiempo posible. Asistir, colaborar y trabajar conjuntamente con las solicitudes realizadas por el personal de UNDSS en Colombia
• Realizar seguimiento de los asuntos pendientes de su área de responsabilidad hasta la consecución de la solución final.
• Compartir conocimientos y procesos aplicados en su trabajo con sus colegas de oficina y brindarles las capacitaciones que sean requeridas.
• Apoyar y colaborar en el mantenimiento de la funcionalidad administrativa ante la ausencia de personal de la oficina.
• Realizar otras tareas asignadas por el Asesor Jefe de Seguridad

La proactividad, organización e iniciativa del interesado se reflejará en los avances y resultados obtenidos

Competencies

• Es respetuoso con los compromisos adquiridos, con las fechas límite y costos establecidos, y con el logro de resultados con calidad.
• Muestra persistencia, capacidad de análisis y creatividad cuando se enfrenta con problemas o retos difíciles.
• Capacidad de manejar un amplio rango de actividades y tareas de forma simultánea.
• Manejo responsable y confidencial de la información.
• Disposición para el aprendizaje continuo y apertura al cambio.
• Demuestra autocontrol en situaciones de estrés. Mantiene la calma y el buen humor incluso bajo presión.
• Asume con responsabilidad sus propios errores y demuestra iniciativa en la búsqueda de soluciones.
• Excelente manejo de relaciones interpersonales.
• Excelente servicio al cliente interno y externo.

• Trabaja de manera colaboradora con los colegas para alcanzar las metas del área y de la oficina.
• Apoya y actúa de acuerdo con las decisiones finales del grupo, incluso cuando esas decisiones no reflejen completamente la posición personal.
• Consistentemente realiza el trabajo con energía y una actitud positiva y constructiva.

• Excelentes habilidades en la comunicación oral y escrita.
• Escucha a los otros, clarifica su interpretación de los mensajes recibidos y responde apropiadamente.
• Hace preguntas y muestra interés por tener una comunicación de doble vía.
• Demuestra apertura en compartir información y su experiencia, mantiene al personal informado en los temas pertinentes a su cargo de manera clara y concisa.

• Desarrolla metas claras, consistentes con estrategias acordadas que el permiten manejar un volumen de trabajo alto de una forma eficiente y oportuna.
• Identifica actividades y tareas prioritarias y las ajusta según sea solicitado
• Destina el tiempo y recursos necesarios para completar el trabajo, respetando los plazos establecidos en la entrega de productos
• Preve los riesgos y considera las contingencias cuando planea
• Monitorea y ajusta planes y acciones según sean necesarios
• Mantiene los registros de material de trabajo, de tal forma que el área tenga continuidad en sus operaciones
• Utiliza el tiempo eficientemente
• Desarrolla sus funciones en forma autónoma y/o con mínima supervisión y demuestra una actitud proactiva.

• Demuestra los valores centrales de la organización (integridad, profesionalismo y respeto por la diversidad) y las normas éticas en las actividades y comportamientos diarios.
• Promueve la visión, misión y objetivos estratégicos de la organización/lugar de trabajo.
• No discrimina a ninguna persona o grupo debido a su nacionalidad, credo, origen étnico, edad, atributos físicos, sexo, orientación sexual, o por ser portador de VIH, y muestra capacidad de adaptación a la diversidad.
• Trata a todas las personas justa e igualitariamente, con dignidad y respeto, sin favoritismo.
• No abusa del poder que le confiere su cargo y el trabajo con la organización, ni toma ventaja de ello.
• Maneja con discreción la información a la que tiene acceso y actúa con honestidad. En caso de conflictos de intereses o comportamientos faltos de ética sigue las acciones pertinentes.
• Opera conforme con las regulaciones y reglas de la Organización

Required Skills and Experience