Background

Esta función es principalmente responsable de la prestación de apoyo a la supervisión financiera, administrativa y la ejecución de los Planes Anuales de Trabajo del área de Salud Sexual y Reproductiva. Además, su ámbito de responsabilidad incluye la ejecución de proyectos sobre el VIH / SIDA, proporcionando orientación técnica con un enfoque multi-sectorial y el apoyo a los esfuerzos de la Oficina de País en el posicionamiento de estos temas y la agenda del UNFPA en el contexto nacional.

Duties and Responsibilities

Funciones Internas

Rol/ Entidad Naturaleza
• Asistente de Programa • Para la ejecución y asesoramiento en materia financiera de los programas y planes de trabajo anuales

• Administrativo / Finanzas Unidad • Asegurar la ejecución financiera del componente de SSR, y llevar acorde a los criterios del UNFPA todo lo relativo a los asuntos financieros, Atlas, reclutamiento y selección, entre otros

• El personal técnico • Preparar la documentación requerida para la contratación de personal de los proyectos, asegurando consistencia con las políticas y procedimientos aplicables.
• Dar seguimiento a la ejecución de contratos de personal y adquisiciones de bienes y servicios relativos a los proyectos del componente de salud reproductiva.
• Redactar cartas y realizar cualquier otra tarea administrativas, incluyendo el mantenimiento de archivo de los proyectos.
• Apoyar al componente de Salud en la organización del archivo físico y digital, por proyectos con su respectiva documentación organizada.
• Llevar a cabo las acciones de monitoreo de los proyectos y acciones con las contraparte de dicho componente.
• Las matrices de monitoreo, por proyecto de ejecución completadas, impresas y archivadas, según las actividades ejecutadas por las contrapartes al finalizar cada trimestre
• Hacer requisiciones y órdenes de compras en Atlas
• Manejo del archivo administrativo del componente
• Realizar acciones de monitoreo y seguimiento de contrapartes
• Realización de TDR’s para consultorías y/o contrataciones de servicios
• Elaboración y seguimiento de los Face
• Apoyo en las Auditorias con las contrapartes
• Seguimiento a las actividades de campo


Funciones Externas
Rol/ Entidad Naturaleza
• Las autoridades gubernamentales del Ministerio de Salud y los funcionarios de aduanas • Para el despacho de importación y final de los productos
para la incidencia política en los temas de SSR y VIH

• Proveedores • Para la negociación de la compra de ciertos artículos o equipos: tiempos de entrega, precios, etc
• Expertos / consultores/as • Para el seguimiento de las actividades administrativas necesarias para su contrato
• Las contrapartes de las Naciones Unidas • Para la colaboración en las actividades comunes
• Asociados en la ejecución • Para obtener asistencia técnica en procedimientos de la ONU y acuerdos sobre la entrega de las mercancías

Responsabilidades

Estratégico
• Identificar oportunidades para la asistencia del UNFPA y la intervención en las áreas de SSR y VIH/SIDA
• Coordinar con las contrapartes nacionales, el establecimiento y funcionamiento de los grupos interinstitucionales para promover actividades en el campo del SSR
• Participar en grupos inter-institucionales y técnicos si se requiere
• Apoyar el desarrollo de iniciativas conjuntas y las cuestiones de fondo sobre SSR y prevención del VIH / SIDA con los asociados gubernamentales, agencias de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales e instituciones académicas.
• Promover la colaboración entre los proyectos en el área de responsabilidad.
• Apoyar la implementación de proyectos e iniciativas en SSR y VIH, dentro de una visión integral en el área de Salud Reproductiva y Sexual.
Financiero
• Mantener los planes de trabajo anuales con información financiera precisa disponible y permanentemente actualizados.
• Facilitar la zona de operaciones de los POA garantizando el apoyo administrativo y financiero y la supervisión del cumplimiento con las directrices y procedimientos del UNFPA.
• Orientar y ayudar al personal del área financiera en el manejo adecuado de las cuestiones administrativas y financieras de ATLAS y planes de trabajo anuales.
• Participar en el programa de capacitación en temas administrativos y financieros para el CO si fuera necesario.
• Proporcionar apoyo a los asociados en la ejecución en materia financiera y administrativa.
• Controlar el presupuesto y los gastos de los proyectos asignados para cumplir con las regulaciones financieras y las reglas del UNFPA.
• Supervisar el cumplimiento de las normas administrativas y financieras y los reglamentos sobre fondos asignados


Operacional
• Asistir en la gestión de presupuesto de cada plan de trabajo anual de los proyectos asignados de área SSR.
• Reunir información y documentación elaborada para iniciar las operaciones de planes de trabajo anuales.
• Colaborar con el Oficial Nacional de Programas - Salud Sexual y Reproductiva en la validación apropiada por parte de las contrapartes de los planes anuales de trabajo según sea necesario. Proporcionar la documentación e información necesarias para la aplicación de los socios en los procedimientos administrativos y financieros.
• Participar en talleres de capacitación, encuentros y actividades similares sobre temas de SSR.
• Revisar revisiones presupuestarias detalladas con funcionarios nacionales y asociados en la ejecución.
• Monitorear y dar seguimiento a los procesos de contratación de consultores.
Preparar los Términos de Referencia (TdR) para los puestos de consultores / as requeridos.
Proceso de pagos directos solicitados por los asociados en la ejecución.
Asegurándose de que los pagos se realicen a tiempo.
• Supervisar la adquisición de equipos y seguimiento del proceso de transferencia.
• Recomendar a un proveedor después de analizar las cotizaciones de diferentes proveedores.
• Envío de documentación apropiada para el Asociado Administrativo a fin de que el pedido sea preparado y autorizado de acuerdo con las directrices del UNFPA.
• Monitorear pagos por el PNUD.
• En coordinación con el Oficial Nacional de Programa preparar Plan de Adquisiciones la RHC (productos básicos de salud reproductiva)
• Coordinar las fechas de entrega y las cantidades de Adquisiciones del UNFPA (PSB) en Copenhague, Dinamarca.
• Proporcionar apoyo en el proceso de la auditoría anual de los proyectos de ejecución nacional.
• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de cierre del proyecto.
• Colaborar en la formulación, y llevar a cabo la implementación y revisión periódica de proyectos y planes de trabajo anuales y presupuestos.
• Preparar la correspondencia de la Oficial Nacional de Programas - SSR.
• Mantener actualizados los registros del proyecto (archivos físicos y electrónicos) del área de SSR.
• Hacer arreglos de viaje para Oficial Nacional de Programas – SSR cuando sea necesario.
• Programar las citas y mantener calendario de supervisor/a actualizado.
• Llevar a cabo actividades similares y relacionadas según sea necesario.

Competencies

• Conocimientos en salud sexual y reproductiva y en el área de VIH especialmente en la República Dominicana.
• Conocimientos generales de los temas del programa del UNFPA (Género, Juventud, Población y el Desarrollo es deseable).
• Experiencia en administración de proyectos
• Capacidad para interpretar estados financieros y presupuestos.
• Dominio de office, incluyendo el manejo de Excel y la capacidad de preparar presentaciones (PowerPoint, y similares).
• Capacidad de Análisis, de planificación y organización.
• Habilidades de comunicación y negociación, entre otros.
• Habilidades de redacción
• Buenas relaciones humanas
• Conocimientos de inglés a nivel básico

Required Skills and Experience

Nivel Académico
• Licenciatura en Ciencias Sociales, administración, medicina, técnico especialista en el área de VIH y SSR.

Experiencia Minima
• 3 años

Información Adicional
Favor completar Formulario P11 de la pagina web.
Contrato de servicio para candidatas/os nacionales y personas legales en el país.
Solamente los(as) candidatos(as) calificados(as) de la lista corta seleccionada serán contactados(as).