Type of Contract :
Service Contract
Application Deadline :
17-Apr-14 (Midnight New York, USA)
Duration of Initial Contract :
6 mois
Languages Required :
French
Expected Duration of Assignment :
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Background
Sous la supervision directe du Chargé d’Appui Programme (CAP), le/la Employé/e de bureau - Chauffeur est chargé/e de :
Duties and Responsibilities
Tâches d’employé de bureau: - Organiser les missions, accueillir les visiteurs, répondre aux questions, gérer les appels et l’organisation des déplacements;
- Veiller à faciliter les procédures d’enregistrement pour départ ou arrivée du personnel en mission pour le FIDA;
- Organiser les réunions, réserver les salles, envoyer les invitations, préparer les documents nécessaires;
- Assister le CAP dans la rédaction de la correspondance et dans la préparation des rapports, des tableaux et des dossiers avant les réunions;
- Gérer l’équipement du bureau-pays (photocopieuse, scanner, imprimante,…) en assurant sa fonctionnalité et donner un appui pour la photocopie et l’impression des documents;
- Effectuer les courses à la demande du CA;
- Classer les documents et les garder en ordre en maintenant un système facile d’accès des dossiers et d ; archivage;
- Assurer la gestion et la distribution des courriers et tout autre document nécessaire;
- Assurer le suivi des courriers auprès des différents partenaires sur instructions du CAP;
- Aider le CAP à la gestion de la caisse de menues dépenses.
Tâches de chauffeur:
- Conduire le véhicule du FIDA pour transporter les personnes autorisées ;
- Assurer l’accueil du personnel autorisé à l’aéroport, faciliter leur acheminement vers les lieux réservés et veiller à leur retour à l’aéroport à la fin de leur mission;
- Arranger pour l’obtention des visas d’entrée à l’aéroport, et les formalités de douane comme requis;
- Assurer la maintenance quotidienne et la gestion technique (carburant, lubrifiant, entretien courant/périodique…) du véhicule et assurer que les documents sont disponibles et à jour à tout moment;
- Assurer le suivi des fiches de mouvements du véhicule;
- S’occuper de la réparation des pannes;
- Respecter les procédures d’usages en cas d’accident ou autres problèmes impliquant le véhicule.
Competencies
- Démontrer son engagement vis-à-vis de la mission, de la vision et des valeurs des Nations-Unies et du FIDA ;
- Afficher une sensibilité et une adaptabilité à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité, à l’âge… des différents partenaires et interlocuteurs du FIDA;
- Partager sa connaissance et son expérience; donner un feedback et des conseils utiles aux collègues du bureau ;
- Démontrer une excellente connaissance des règles de conduite et aptitude en réparations mécaniques mineures ;
- Démontrer une bonne connaissance du protocole;
- Démontrer une excellente connaissance des questions de sécurité;
- Approcher le travail avec une attitude positive et constructive;
- Rester calme, posé et de bonne humeur même sous pression;
- Répondre positivement aux critiques et points de vue différents
Required Skills and Experience
Education:
- Diplôme de fin d’études secondaires niveau BAC ;
- Connaissances informatiques des logiciels Word et Excel au minimum;
- Permis de conduire valide.
Expérience - 5 ans au moins d’expérience professionnelle comme employé de bureau 3 ans comme chauffeur.
Connaissances linguistiques:
- Maîtrise du français et de quelques langues locales;
- La connaissance de l'anglais serait un atout.
