Background
Sous la supervision du Team Leader Pauvreté & Environnement (PE), l’Associé(e) de Programme est responsable au niveau opérationnel des activités du bureau en matière de pauvreté et environnement et apporte un appui à la gestion opérationnelle des projets en portefeuille. L’Associé(e) de Programme promeut une qualité de service orientée vers le client et une approche orientée vers la qualité et le résultat dans la section PE. A ce titre, l’Associé(e) de Programme assure la gestion opérationnelle et financière des projets, l’établissement des rapports et le contrôle de qualité relatif aux programmes et projets gérés par le PNUD en matière de pauvreté et d’environnement.L’Associé(e) de Programme travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets du bureau, et avec le personnel du siège du PNUD concerné pour résoudre des questions complexes liées aux finances et pour un échange d’informations.
Duties and Responsibilities
Résumé des fonctions clés:- Appui à la gestion des programmes et à l’application des règles et procédures de gestion des projets;
- Appui à la formulation des stratégies du programme et à la mise en œuvre des programmes et projets;
- Appui à la gestion opérationnelle des programmes/projets en portefeuille;
- Appui à la mobilisation des ressources;
- Appui au renforcement des capacités et au partage des connaissances.
- Crée les projets dans Atlas et prépare les budgets et les révisions budgétaires, révise les statuts des projets; détermine les ressources non utilisées, suivre les plans d’approvisionnement, assure la clôture opérationnelle et financière des projets;
- Fournit et oriente les agences d’exécution sur la mise en œuvre de routine des projets;
- Prépare les informations pour les audits des projets et appui à la mise en œuvre des recommandations des audits.
- Assure la gestion des correspondances : courriers arrivés et départ;
- Veille à la conservation des dossiers permanents des projets;
- Appuie la préparation des réunions, notamment les réunions hebdomadaires de la section pauvreté et environnement et les réunions de programme;
- Contrôle le budget pour une meilleure application des grilles, procédures et règles;
- Engage les dépenses (préparation des réquisitions);
- Veille à la justification des avances faites aux projets dans les délais;
- Contrôle la mise à jour des données du Dashboard et Atlas;
- Fait la revue des rapports financiers des projets;
- Saisit les données relatives au recouvrement de coûts;
- Suit la mise en œuvre des activités et de la transmission des rapports trimestriels.
- Appuie à l’élaboration des stratégies et politique en matière de réduction de la pauvreté et de l’environnement ;
- Suit la mise en œuvre des activités des projets et l’élaboration des rapports;
- Présente les informations de base pour la formulation du programme pays, les drafts de documents de projets, le plan de travail, les budgets et les arrangements de mise en œuvre.
- Analyse les informations sur les donateurs, prépare des dossiers des donateurs;
- Capture et effectue le rapportage de la mobilisation des ressources;
- Fait la revue des accords de contribution et leur gestion dans l’ATLAS en collaboration avec les Opérations.
- Appuie la formation du personnel des projets sur les modalités d’exécution;
- Fait la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques au niveau du programme;
- Contribue aux réseaux de connaissance et à la communauté des pratiques.
Les résultats clés ont un impact sur la performance globale de l’unité programme et le succès dans la mise en œuvre des stratégies du programme. L’analyse précise, l’entrée des données et la présentation d’information assurent une mise en œuvre appropriée du programme.
Les informations fournies facilitent la prise de décision de la Direction.
Competencies
Compétences de base- Démontre son engagement à la mission du PNUD, à sa vision et à ses valeurs;
- Respecte les différences personnelles et culturelles (genre, religion, âge, nationalité, race).
- Partage les connaissances et facilite l’apprentissage;
- Travaille activement sur la continuité de l’apprentissage individuel et développe un ou plusieurs domaines de pratiques, contribue pour l’établissement du plan de formation et pour l’application de compétences nouvellement acquises.
- Capacité à exécuter toute une gamme de tâches spécialisées liées à la gestion axée sur les résultats, y compris la conception, la planification et la mise en œuvre du programme et la gestion des données et du rapportage;
- Capacité à fournir des contributions au processus de ré-engineering, la mise en œuvre de nouveaux systèmes y compris les systèmes IT de base de données.
- Se concentre sur l’impact des résultats au niveau du client et réagit positivement aux commentaires;
- Travaille constamment avec énergie et une attitude positive et constructive;
- Démontre une disponibilité pour le changement et une capacité à gérer des situations complexes.
Required Skills and Experience
Education:- Diplôme universitaire de niveau minimum BAC+4 en gestion, en économie, science politique ou sociale.
- Au moins 5 années d’expériences professionnelles à un poste d’assistant administratif et financier, expérience sur un projet exécuté par le PNUD sera un atout;
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautique (MS Word, Excel, etc...) et une bonne connaissance de l’utilisation des systèmes gestion des bases de données.
- Excellente maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais.