Background

L’Assistant(e) aux Operations travaillera étroitement avec le Directeur des Opérations du Bureau Sous-Régional ainsi qu’avec les équipes d’opérations, de programmes/projets au niveau du Siège, Régional et Pays pour résoudre des questions complexes de finances et pour l’échange d’information.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonction

• Administration et exécution des opérations financières du programme;
• Appui à la gestion du Programme du bureau régional; préparation et administration du budget;
• Suivi administratif et budgétaire de l’appui aux partenaires;
• Facilitation de la gestion et partage de connaissances.

Administration et exécution des opérations financières du programme

• Examiner et vérifier les transactions financières/activités/documentation pour leur exactitude, pertinence et exhaustivité et assurer la conformité complète de services financiers et des transactions avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de notification de ONU Femmes;
• Certifier les transactions pour l'exactitude et la régularité avant leur soumission au superviseur pour approbation et/ou action;
• Analyser/interpréter les règles et règlements financiers, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières;
• Examiner les projets de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources. Suivi des contributions dans le cadre des actions de mobilisation des ressources du Bureau régional;
• Faire le suivi et assurer le fonctionnement efficace du système de gestion des ressources financières;
• Faire la gestion des processus financiers de l’environnement des affaires et élaborer le contenu des Procédures Opérationnelles Standards Internes en matière de Finances, en consultation avec le superviseur ; Faire le suivi de la situation financière et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour la gestion / le développement de projets et informer les partenaires et les clients pour la prise des actions/décisions à temps. Faire la revue des rapports de progrès pour le contrôle qualité. Recommander et/ou mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts, en consultation avec la direction du bureau;
• Faire le suivi des rapports financiers « exceptionnels » pour les activités/transactions inhabituelles. Investiguer les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport sur les conclusions superviseur et / ou de présenter des recommandations pour des actions/décisions 
• Faire le suivi et/ou prendre des mesures sur les recommandations de l'audit afin d'assurer la mise en œuvre des actions correctives. Appuyer la revue des rapports d'audit sur les projets exécuté par les ONG;
• Superviser et guider le personnel sous son/sa responsabilité, si applicable. Apporter une assistance technique et faire le suivi de la performance pour assurer l’atteinte des résultats selon les plans et les normes de redevabilité et de performance.

Appui à la gestion du Programme du Bureau Régional, préparation et administration du budget.

• Collecter, vérifier et présenter les informations des recherches et de données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d'exécution;
• Enregistrer des données dans Atlas liée aux nouvelles subventions sous la forme de plans de travail annuels (PTA) et faire le suivi de leur statut. Informer les partenaires et les clients pour action/décision;
• Contribuer à la planification et la préparation du budget du bureau, y compris des rapports d’analyse de la situation financière du Bureau (les dépenses versus les allocations budgétaires) ;
• Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets. Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières;
• Vérifier l'exactitude des rapports de mise en œuvre du Programme et des rapports financiers, si applicable. Prendre les mesures appropriées pour assurer l'exactitude de l'information;
• Fournir des informations pour l’audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d'audit;
• Mettre en place un mécanisme de contrôle des projets à travers le suivi de l’élaboration /modification des budgets ainsi que la situation budgétaire. Faire le suivi et rapportage sur les ressources financières des programmes et opérations;
• Préparer les rapports financiers aux bailleurs de fonds et d'autres clients et partenaires;
• Préparer les documents de recouvrement des coûts pour les services fournis par ONU Femme et/ou préparer des factures pour les services fournis à d'autres organisations pour remboursement. Elaborer et mettre en œuvre un système de suivi des revenus et du recouvrement des coûts.

Suivi administratif et budgétaire de l’appui aux partenaires
 

• Examiner et vérifier l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements et préparer des rapports financiers. Préparer bons d’achat et autres ordres de paiement pour des projets de développement ;
• Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, et faire l'examen de leurs rapports financiers avec les Chargés de programmes et ne faire le prochain paiement que si ces rapports sont validés ;
• Elaborer les rapports financiers pour les bailleurs de fonds en conformité avec les exigences des donateurs, les procédures ONU Femmes et en collaboration avec les Chargés de Programmes ;
• Associer les revenus et les dépenses dans l’engagement de contrôle concernant les projets ;
•  Gérer le niveau d'avances de trésorerie, y compris la petite caisse et autres comptes de Grands Livres, garantissant la précision et la transparence dans l'utilisation et le rapportage ;
• Donner une réponse rapide aux demandes du Siège pour résoudre les problèmes financiers Préparer les remboursements de TVA avec les supports de documentation adéquate;
•  Faire un classement rigoureux de tous les documents de support des transactions financières;
•  S’assurer que les paiements des salaires des SSA et des SC sont préparés à temps ; les réclamations de voyage et les autres paiements sont traités à temps;
•  Faire la coordination et la révision de la clôture des comptes;
• Prendre des actions correctives à temps sur les bons non postés, y compris les bons avec des erreurs de budget, les bons non approuvés;
•  Donner une réponse rapide aux demandes du Siège pour résoudre les problèmes financiers; Enregistrement des depots divers;
• Fournir des revues mensuelles de la situation financière des projets.

Facilitation de la gestion et partage de connaissances

•  Contribuer aux initiatives de formation sur les processus financiers en donnant des cours de renforcements de capacités ou en organisant des cours pour le personnel du projet;
•  Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion financière et de services;
•  Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances.;
• Concevoir et/ou introduire des innovations dans les pratiques commerciales financières et opérationnelles et de gestion.

Les résultats clés auront un impact sur l’efficience globale du Bureau Regional, en particulier en ce qui concerne la gestion des ressources financières et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. L’analyse précise et la présentation des informations financières renforcent la crédibilité de ONU Femmes pour l’utilisation des ressources financières et la gestion correcte des processus financiers. Les informations fournies facilitent la prise de décision par le management.

Competencies

Valeurs/Principes

Intégrité:

• Faire preuve d’intégrité dans la défense et la promotion des valeurs de ONU Femmes dans les actions et les décisions, en lien avec le Code Conduite des Nations Unies;

 Sensibilité culturelle/Valorisation de la diversité:

• Faire montre de son appréciation de la nature multiculturelle de l’organisation et de la diversité culturelle du personne;
•  Avoir une vue internationale, apprécier les différences de valeurs et apprendre de la diversité culturelle.

Compétences de base

Ethique et Valeurs:

• Démonstration/ Sauvegarde de l’Ethique et de l’intégrité

Connaissance de l’organisation:

• Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement.

Développer et renforcer l’équipe / Coaching and Mentorat:
Auto développement, prise d’initiatives et coaching du personnel de l’équipe Travail en équipe:

• Construire et promouvoir des équipes efficaces.

Communiquer l’information et les idées:

• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe, communiquer efficacement .

Auto-gestion et intelligence émotionnelle:

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi Gestion des conflits / Négocier et résoudre les désaccords.

Partage de la connaissance / Apprentissage continue:

•  Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Compétences fonctionnelles

• Très bonne capacité d’analyse et portée sur les résultats;
• Approche orientée client dans le travailler;
• Capacité de gérer les relations et de communiquer;
•  Connaissance approfondie des procédures et règles de comptabilité financière;
• Excellente connaissance et application des technologies informatiques et systèmes de gestion Capacité à faire des inputs dans les processus de gestion, d’adaptation et de mise en place de nouveaux systèmes.

Required Skills and Experience

Education:

• Licence en gestion, finances ou comptabilité;
• Diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique est un atout, mais n’est pas obligatoire

Experience:

• Une expérience avérée de 5 ans au moins dans la gestion financière et opérationnelle dans une grande entreprise ou organisation est requise;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc) et une connaissance approfondie de Excel et d’une base de données, expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet.

Language:

• Maitrise du Français parlé et écrit et une bonne connaissance de l'anglais sont requises.

Etre de nationalité sénégalaise.