Jobs - 46504- Assistant Administratif et Logistique

Assistant Administratif et Logistique - (Etre de nationalité malienne)

Location :

Mopti, MALI

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

Application Deadline :

31-May-14 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-6

Duration of Initial Contract :

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, plaidoyer pour les droits des populations dans le besoin, promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et faciliter la mise en place de solutions durables.
Depuis 2012, le Mali a été confronté à une situation d’urgence complexe, exacerbée par la crise nutritionnelle et alimentaire ainsi qu’un important déplacement des populations maliennes.
Ainsi, il a été mis sur pied un bureau pays OCHA au Mali en vue de faciliter l’accès des populations du Nord durement affectées par la situation complexe en cours. Afin d’apporter un appui aux agences onusiennes et aux partenaires humanitaires qui assistent les populations les plus touchées et les plus vulnérables il a été ouvert des représentations locales d’OCHA dans les régions de Mopti, Tombouctou et Gao.

Duties and Responsibilities

Sous la responsabilité du Chef du sous bureau de la Région, l'Assistant est chargé des tâches suivantes :

Programme:

Préparer et organiser les rendez-vous, les calendriers des réunions et des ateliers d’OCHA sur l’aide humanitaire dans la région;
Préparer et participer aux réunions du sous-bureau, aux séminaires et autres rencontres;
Faire les comptes rendus des rencontres, réunions et ateliers organisés et ou facilités par OCHA dans la région;
Préparer et organiser les réunions avec les autorités locales, les partenaires techniques et financiers, les représentants d'ONG, les fonctionnaires des Nations Unies et autres acteurs et partenaires au niveau local;
Mettre à jour avec l'appui de l'unité de gestion d’information, les listes de contacts, la base des données régionales humanitaires, les 3W et d'autres outils de gestion d’information;
Préparer avec l’appui du Chef de sous-bureau bureau de la région et/ou du Chargé des Affaires Humanitaires National les courriers réguliers d’OCHA;
Préparer les missions de terrain des représentants de la capitale (Bamako) ou d’autres régions et venant des sièges, les medias et les partenaires techniques et financiers.

Administration:

Assister le chef de sous-bureau de la Région en veillant à ce que les registres de présence pour l'ensemble du personnel national et international recruté sont tenus à jour sur une base quotidienne et transmis au bureau principal à Bamako, à la fin de chaque mois;
Tenir à jour la liste du staff local et international. Préparer et envoyer les demandes de congé et toutes autres requêtes administratives après approbation du chef de Bureau de la Région;
Assister le chef de bureau en veillant à ce que les ordres de mission, les visas de sécurité sont préparés et validés pour les déplacements locaux et transmis au bureau National pour le paiement de frais de mission (DSA), et que les remboursements des voyages sont effectués à la fin des voyages;
Assurer la liaison avec le bureau National pour l'extension des laissez-passer et accréditations pour le personnel international;
Préparer et envoyer après approbation du chef de Bureau de la Région, au Bureau National, les requêtes de paiement des fournisseurs de bien et/ou service;
Assurer la tenue et la gestion de la petite caisse pour les menues dépenses.
Assurer le suivi et la gestion du carburant, le suivi et l’entretien du véhicule;
Effectuer des tâches supplémentaires à la demande du chef du sous du Chargé des Affaires humanitaires de la Région ou sur demande du Bureau National.

Competencies

Aptitude démontrée à rédiger d’une manière claire et concise et à communiquer oralement avec efficacité ;
Réel sens des relations humaines et aptitude à établir et à maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et multiracial, en faisant preuve de tact et de respect de la diversité;
Disponible à effectuer toutes tâches assignées par la hiérarchie, être capable de travailler sous pression ;
Connaissance de l’outil informatique et une bonne maîtrise de Word et Excel.

Required Skills and Experience

Education:

Etre titulaire d’un diplôme de niveau minimum baccalauréat ou équivalent en Gestion, Administration ou Finances ou dans un domaine apparenté comme l’Administration publique, ou Sciences Sociales ou une expérience équivalente;
La possession d'un diplôme de niveau universitaire est un atout

Expérience:

Avoir au moins 6 ans d’expérience dans la gestion administrative et financière et/ou dans la coordination terrain ; ou dans la réponse humanitaire ou dans la gestion des projets/programmes ;

Langue:

La maîtrise du Français (écrit et oral) ;
La connaissance de l'anglais et des langues maliennes sera un atout ;

Autres:

Etre de nationalité malienne;
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

FUND: 12000