Background

Sous la direction et la supervision directe du Représentant Résident/Coordonnateur Résident   l’Associé (e ) assure le fonctionnement efficace et efficiente du secrétariat en garantissant toute confidentialité dans tous les aspects de l’exercice de ses fonctions, la tenue des procédures protocolaires, la gestion de la circulation de l’information et le suivi des échéances et des engagements pris.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, des agences du SNU et les autorités nationales en vue d’assurer une meilleure circulation de l’information, la réalisation des instructions et actions inscrites sur les agendas.

Duties and Responsibilities

Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du RR en mettant l’emphase sur l’atteinte des résultats suivants:

• Arranger les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail du superviseur, recevoir les visiteurs, prendre en charge les communications téléphoniques et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion
• Vérifier que les correspondances préparées par les collaborateurs ont été dûment visées par les supérieurs hiérarchiques de ceux-ci avant de les soumettre à la signature du RR; 
• Se charger du protocole, arrangement des réunions avec les hauts fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat;
• Arranger les réunions internes et externes auxquelles peuvent participer des fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat;
• Prendre note sur divers sujets et en assurer la rédaction conformément aux normes techniques du secrétariat spécifiques aux Nations Unies;
• Assurer la dactylographie des correspondances, documents et rapports dont certains sont de caractère confidentiel;
• Préparer la rédaction  et la dactylographie de correspondances de moindre importance et en assurer le suivi
• Assurer les traductions officielles et servir d’interprète en cas de nécessité;
• Tenir à jour la liste des noms,  adresses, numéros de téléphone des ministres, des hautes personnalités gouvernementales et des membres du corps diplomatiques;
• Arranger les formalités de voyage du superviseur et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence;
• Exercer d’autres fonctions selon les besoins.

Assurer la disponibilité des supports de communication efficace pour le bureau en mettant l’emphase l’atteinte des résultants suivants:

• Maintenir un système automatisé de classification des documents confidentiels, en assurant la sécurité des supports et matériels;
• Coordonner le transfert des informations et assurer le suivi des circulaires mises à disposition au sein du bureau;
• Faciliter le partage des informations entre les différents départements et le bureau de a coordination;
  
• Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises et assurer la circulation des rapports collectés et soumis au RR; 
• Assurer la gestion des appels entrants et des correspondances;
• Maintenir une liaison permanente avec toutes les sections du bureau recherche, sélection et diffusion d’information pouvant servir dans le cadre du travail;
  
• Communication des directives/instructions aux autres secrétaires si nécessaires;
• Tenir les chefs de section  informés sur les rendez-vous du  RR qui intéresseraient leur domaine.

Assurer le développement des connaissances en mettant l’emphase sur l’atteinte des resultants suivants:

• Participer au réseau d’échanges des connaissances et bonnes pratiques;
• Organiser les sessions de formation spécifiques pour les assistants;
• Développer la pratique de l’utilisation de l’ERP corporate ‘Atlas’ pour les besoins du poste et au-delà si nécessaire;
• Organiser les sessions de formation sur les sujets de coordination, de l’administration et des sujets protocolaires.

Competencies

Compétences Morales:

• Démontrer son attachement aux missions, idéaux et valeurs du PNUD;
• Respecte les différences personnelles et culturelles (genre, religion, race, nationalité, âge).

Compétences liées au poste:

Gestion et Acquisition de connaissances:

• Partage les connaissances et les expériences;
• S'emploie activement à son apprentissage et son développement personnel dans un ou plusieurs des domaines de pratiques, réalise son plan de formation et se familiarise avec les connaissances nouvellement acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle:

• Aptitude à exécuter une multitude de tâches en vue de permettre un fonctionnement efficace et effectif du bureau du RR/RC, intégrant la gestion des données/délais, la maintenance du protocole, le flux des informations;
• Confidentialité;
• Aptitude à contribuer aux processus techniques de négociations, à l'élaboration et la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion de données.

Conduite et Comportements:

• Pratique une éthique de services orientés vers le client et réagit de manière positive aux réponses obtenues;
• Aborde le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
• Demeure calme, pondéré et d'humeur égale même sous pression.

Required Skills and Experience

Education:

• Fin d’études secondaires avec formation en Secrétariat;
• Formation universitaire souhaitée, mais pas exigée.

Experience:

• Six années d’expériences professionnelles dans le domaine du secrétariat  de haut niveau;
• Fréquents contacts internes et externes,  notamment avec des personnalités de haut rang, les diplomates, les Chefs d’agences,  le Secrétariat des Nations Unies et le  Siège;
• Maîtrise des logiciels bureautiques  (Word,  Excel…).

Language:

• Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais ou d’une des langues officielles de SNU.