Background

Afin de renforcer la paix et la stabilité politique, il s'avère nécessaire pour soutenir la continuité et le renforcement du processus démocratique au Burundi. Dans ce contexte, le gouvernement du Burundi a sollicité le programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) ainsi que les partenaires techniques et financiers (PTF) participant au projet de Cycle électoral à apporter de l'aide au développement des capacités organisationnelles, techniques, financières et opérationnelles des principales parties intéressées dans le processus électoral, en particulier la Commission électorale nationale indépendante (CENI) comme le principal bénéficiaire de l'assistance électorale, mais aussi le gouvernement, les institutions publiques, les partis politiques, les organisations de la société civile, des femmes et des jeunes, groupes sous-représentés ou marginalisés, médias. Le rôle du projet élections est d'apporter une assistance technique de haute qualité à la CENI et à toutes les institutions impliquées dans le processus électoral dans la zone des opérations. Les actions proposées par le projet visent à permettre un contrôle efficace et durable d’un processus électoral libre, transparent et crédible en conformité avec les normes internationales.

Duties and Responsibilities

Assurer la gestion administrative et organisationnelle du projet en mettant l'accent sur ??l'atteinte des résultats suivants:

• Assurer la gestion administrative du projet;
  
• Participer dans la  détermination et la mise en place d’un système de suivi/évaluation des activités du Projet/programme ensemble avec la CENI et les experts de programmation de l’équipe technique d’appui au processus électoral;
• Superviser le personnel administratif et financière du projet et s’assurer que les procédures établies sont bien suivies;
• Elaborer et mettre en œuvre des propositions de réduction des coûts en consultation avec le superviseur
• Rédiger les TDRs des consultants et du staff national;
• Assurer le lancement des recrutements en concertation avec les Ressources humaines du PNUD;
• Superviser la gestion des contrats de tout le staff du projet;
  
• Superviser la planification des interruptions de service et autres congés légaux;
• Appuyer et suivre, dans ses domaines de compétence, les travaux des différents consultants internationaux et nationaux intervenants dans le Projet;
• Participer dans l’organisation des activités d’évaluation du projet;
• Revoir et prendre les actions nécessaires en matière de suivi des recommandations d’audit pour le projet.

Assurer la gestion financière du projet  et la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Gérer, sous la supervision du CTP du Projet, toutes les ressources mises à la disposition du processus électoral par les PTF sous les modalités de fonds fiduciaire et de partage des coûts;
  
• Assurer la gestion stratégique et efficace du projet et des ressources financières du projet par la planification et le suivi des ressources disponibles en exerçant le contrôle financier approprié et s’assurant que les procédures et politiques financières de l’organisation sont suivies et que les structures sont établies et maintenues;
  
• Préparer et tenir des tableaux pour rendre compte des contributions reçues et de l’utilisation des fonds par source de financement et selon les rubriques du budget officiel approuvé;
• Préparer le budget du projet, faire des ajustements du budget en fonction des besoins du projet et des exigences des bailleurs de fonds;
• Vérification régulière de l’état des fonds sur les comptes locaux, pour s’assurer qu’ils couvrent les dépenses. Identification à temps et enregistrement des entrées de fonds du projet;Suivi quotidien et rigoureux de l’exécution budgétaire;
• Assurer la conformité des processus de travail, des rapports financiers, du classement des pièces justificatives et de l’application des recommandations des audits par rapport aux règles, aux politiques et aux stratégies du PNUD, ce qui permet la mise en place d’un cadre de contrôle interne efficace;
• Elaborer et actualiser régulièrement le plan de trésorerie du Projet qui permettra au PNUD de planifier les décaissements des contributions des Partenaires Techniques et Financiers (PTF);
• Elaborer et mettre en œuvre des propositions de réduction des coûts et des stratégies de réduction définies, en consultation avec le superviseur;
  
• Assister les CTP dans la concertation avec les parties prenantes au processus électoral;
  
• Assister aux réunions de pilotage et du comité technique pour présenter les données budgétaires et recueillir les orientations des bailleurs de fonds;
  
• Conseiller la CENI sur les procédures de gestions budgétaires et financières applicables selon les normes du PNUD;
  
• Participer à la conception de la LOA, suivre l’exécution de la LOA en contrôlant les rapports financiers et narratifs qui sont faits après chaque contrat; 
• Assurer efficacement la gestion de la trésorerie pour le projet;
  
• Etablir des échéanciers de paiement des fournisseurs en fonction des livraisons des commandes et des éventuelles retenues de garantie;
• Vérifier la conformité des pièces soumises au paiement du PNUD, en fonction des exigences particulières des PTF;
• Gérer  efficacement les comptes;
  
• Préparer l’audit des opérations financières;
  
• Préparer des comptes rendus d’exécution financière pour le Projet;
• Préparer les rapports financiers réguliers et des comptes consolidés du fonds commun.

Assurer la facilitation du renforcement des connaissances et le partage des connaissances au sein du projet d’appui au cycle électoral en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Organiser des formations pour le personnel du projet sur la gestion financière;
• Présenter des synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de gestion financière;
  
• Contribuer substantivement dans les réseaux de connaissances et communautés de pratique;
  
• Exécuter toutes autres tâches requises par le CTP et conformes à ses compétences.

Les résultats clés auront un impact sur le résultat global de l’assistance électoral au Burundi. En particulier, ces résultats clés auront un impact sur la crédibilité du PNUD dans sa mission d’appui au Gouvernement Burundais dans son effort de réalisation d’élections transparentes, démocratique, et influencera la perception des partenaires impliqués dans le processus électoral et plus généralement l’appui à la promotion de la bonne gouvernance au Burundi.

Competencies

• Aptitude à planifier, à organiser les taches et à coordonner les activités d’un groupe de travail;
• Capacité à analyser les risques inhérents à une situation de choix;
• Bonne capacité rédactionnelle et réelle aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées.

• Aptitudes à travailler en équipe et à travailler sous pression, en restant serein et en gardant une bonne humeur, quelle que soit la situation;
• Aptitudes à établir des relations de travail efficaces, dans un cadre multinational, multicurel et pluriethnique, en faisant preuve de tact et de respect de diversité;
• Capacité d’adaptation et de conceptualisation.

• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Solides capacités d’expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées;
• Avoir un sens de rigueur et de discrétion absolue;
• Avoir un esprit analytique et d’initiative.

• Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion;
• Apporte des contributions au développement des composantes du système;
• Fait des recommandations relatives aux procédures de travail et met en place un système de gestion.

Orientation vers le Client:

• Répond en temps réel de façon appropriée et rapide aux besoins des clients internes et externes;  
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et aux délais;
  
• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes.

• Collecte et partage les informations sur les bonnes pratiques d’imputabilité et de gestion axée sur les résultats;
  
• Prépare à temps les données pour les rapports.

Compétences Principales:

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
• Démontre une connaissance globale et un bon jugement;
  
• L’auto développement, la prise d’initiative;
• Esprit d’équipe et facilitation du travail d’équipe;
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement;
  
• Gestion des conflits;
• Apprentissage et partage des connaissances et encouragement de l’apprentissage des autres;
• La Promotion de l’apprentissage et le partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel;
  
• Prend des décisions motivées et de manière transparente.

Required Skills and Experience

• Diplôme universitaire de niveau maîtrise ou équivalent en gestion, finances, administration, économie ou autres domaines pertinents.

• Au moins 5 ans d’expérience en gestion des finances et gestion administrative des projets;
• Une grande maîtrise des règles et procédures du Système des Nations Unies en matière de programmation;
• Une expérience en gestion des fonds fiduciaires fortement souhaitable;
  
• Une expérience avérée dans l’appui-conseil aux organes de gestion des élections dans les démocraties émergentes;
• Une bonne maîtrise de l’outil informatique y compris PowerPoint et Excel ainsi qu’une maîtrise d’un ERP (Progiciel de Gestion Intégré);
• Une expérience dans la gestion financière des projets électoraux constitue un atout;
  
• Une connaissance des normes IPSAS et / ou IFRS constitue un atout;
  
• Une certification en Finances constitue un atout.

Langues requises:

• Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable. Une connaissance pratique de l’Anglais est un atout pour une bonne interaction avec les partenaires.

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.