Background

Les activités des Services Communs du UNCT au Mali ont connus un essor important ces dernières années, notamment au niveau de la coordination et des prestations opérationnelles. Trois sous bureaux ont été ouverts (Gao, Mopti, Tombouctou) auquel il faut ajouter la coordination des bureaux et activités communes de Bamako.

Le Consultant en  gestion des Services Communs sera sous la supervision directe du Directeur des Opérations et appuiera les efforts du bureau en aidant à coordonner les Services Communs et gérer les stocks des actifs immobilisés de toutes les installations communes, y compris les actifs du système de communication radio et Vsat sur ( Bamako, Sikasso, Gao, Mopti et Tombouctou).

Duties and Responsibilities

Les responsabilités et fonctions sont:

• Gestion des Services Communs  - GAO, Mopti, Tombouctou;
• Gestion des Approvisionnements des Services Communs (Tous les types de fourniture).

  Gestion Services Communs

• Appui pour assurer la planification et la mise en place d’un système de gestion des ressources financières commune, en conformité avec les règles et régulations du PNUD;
• Appui dans Elaboration et révision du budget des Services Communs;
• Assurer la collecte et la gestion appropriée des contributions des agences, afin de garantir que les fonds nécessaires pour le bon fonctionnement de l’unité sont identifiés et disponibles;
• Appui pour le suivi et la tenue d’une comptabilité régulière et constante des contributions reçues pour le « Common Premises », avec les documents justificatifs, afin d’établir une facturation exact;
• Assurer un suivi continu avec l’Unité des finances pour la vérification et la mise à jour  des budgets dans le système de gestion Atlas;
• Procéder à l’analyse  et à la  correction des imputations en conformité avec les COA;
• Produire périodiquement les rapports de gestion ainsi que les états financiers relatifs aux fonds de l’unité;
• Prendre en charges les besoins des agences SNU et leur apporter l’assistance nécessaire;
• S’assurer de la bonne formation et de l’information du personnel des services communs y compris les sous-traitants, afin d’exécuter les tâches plus efficacement et facilement;
• Assurer la gestion des guest house sur le terrain;
• Recevoir et traiter avec diligence toutes les requêtes venant des bureaux de terrains

Gestion des Approvisionnements des Services Communs

• Elaboration de plan prévisionnel d’approvisionnement  selon les besoins  et le budget;
• Collecter les besoins et les requêtes en termes de services au niveau des différents projets/unités/  ainsi que les agences;
• Appuyer pour  la mise en place d’un système de contrôle permettant de gérer efficacement les besoins ; les approvisionnements ; les consommations ainsi que les services demandés par les clients de l’unité;
• Superviser les inventaires des biens/équipements achetés avec le financement commun;
• Maintenir un système de suivi/traçabilité des consommations et des dépenses effectuées pour le compte des agences ainsi que les matériels inventoriés;
• Assurer le suivi des approvisionnements sur tous les sites gérés par les services communs depuis la commande jusqu'à livraison.

Competencies

Compétences générales

• Démontrer l’intégrité en appliquant les valeurs des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et l’objectif du mandat du PNUD;
• Capacités à travailler dans un environnement multiculturel.

Compétences fonctionnelles

• Avoir le sens de l’initiative, de la pro activité et de l’anticipation;
• Gestion des connaissances/d'apprentissages;
• Avoir l’esprit d’équipe et de partage des connaissances et de l’information;
• Habilité à créer et a entretenir le partenariat et le relationnel;
• Capacité à gérer des bases de données multiples et des informations sensibles;
• Promouvoir un environnement d’apprentissage et de formation au bureau;
• Avoir l’esprit d’expérimenter et d’appliquer les nouvelles connaissances.

Efficacité opérationnelle/développement

• Gestion / Leadership;
• Habilité à appliquer les nouvelles directives de gestion des Services Communs;
• Maîtrise des connaissances informatiques et des nouvelles technologies;
• Expérience dans la gestion des services d’appui d’une Organisation Internationale;
• Habilité à implémenter des changements en matière de gestion des services communs;
• Maîtrise du Logiciel/module de gestion Atlas;
• Capacité à se focaliser sur l’impact et les résultats et à promouvoir une éthique de service;
• Capacité à analyser soigneusement et logiquement les problèmes, menant à des recommandations concrètes, en vue de solutions;
• Pouvoir contribuer efficacement aux activités d’équipe, faire preuve d’ouverture et de coopération;
• Posséder de bonnes techniques de communications orales et écrites;
• Forte capacité à entretenir de bonnes relations avec les clients externes et internes;
• Capacité à rester calme, à travailler sous la pression et le stress;
• Avoir une ouverture d’esprit et une capacité à travailler dans des situations complexes;
• Capacité à gérer positivement les critiques et différents points de vue;
• Solliciter le feedback du personnel par rapport à son travail;
• Capacité à conseiller, à prendre des initiatives ; à être courtois et discret.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme de niveau universitaire (Bachelor) en gestion, administration des Affaires ou connexe

Expérience:

• Au moins 5 ans dans le domaine de la gestion de service commun, Asset manager, administration en général;
• Expérience des pays en crise est souhaitée;
• Expérience de gestion d'une équipe pluridisciplinaire;
• Une expérience de travail en Afrique de l'Ouest serait un atout;
• Maitrise des outils informatique,notamment Excel et un system ERP, connaissance d'Atlas serait un atout

Langues:

• Très bonne maitrise du Francais et de l'Anglais.