Background

Depuis la révolution de janvier 2011, la Tunisie s’est engagée dans un processus de transition démocratique prometteur, en vue d’une refonte des institutions vers la mise en place d’un système de gouvernance démocratique, fondé sur la légitimité, la transparence, la redevabilité et la participation. L'élection d’une Assemblée Nationale Constituante (ANC), en octobre 2011, à l’issue d’un scrutin salué comme libre et transparent, a constitué une étape d’un tel processus.
Cette institution est chargée de doter le pays d’une nouvelle constitution, votée le 27 janvier 2014. L’ANC a également été investie des fonctions d’un parlement classique et dispose, à ce titre, d’attributions législatives, de représentation et de contrôle de l’Exécutif. Du coup, elle doit faire face à de multiples défis au regard de la complexité de son mandat, dans un contexte politique relativement volatile.

Aujourd’hui, la Tunisie se prépare à organiser des élections générales, d’ici à la fin de l’année et verra la mise en place d’une nouvelle Assemblée parlementaire, qui aura besoin d’accompagnement pour s’approprier pleinement sa mission.

Pour soutenir les acteurs nationaux (ANC et organisations de la société civile) à réussir la mutation en cours, le bureau du PNUD en Tunisie a mis en place, avec le soutien de plusieurs pays et institutions, un projet d’appui au processus constitutionnel, parlementaire et au dialogue national. Ce dernier a pour objectif d’appuyer l’Assemblée à mettre en place les procédures nécessaires à son fonctionnement optimal et, à assumer pleinement ses missions. Il a également pour objet d’appuyer les initiatives contribuant à promouvoir le rôle de la société civile dans les réformes, à travers l’implication des citoyens dans le processus de transition et le renforcement des organisations émergentes et issues des régions prioritaires.

Dans ce cadre, le projet cherche à pouvoir une position d’associé aux opérations pour appuyer l’exécution des activités prévues dans le plan de travail.

Duties and Responsibilities

Mission

Sous la supervision directe du gestionnaire de projet et la supervision générale du chef de projet, l’associé aux opérations aura pour mission d’appuyer quotidiennement le projet dans la mise en œuvre du plan de travail à travers l’exécution des activités administratives et financières.

Le titulaire du poste est responsable de:

Administration:

• Appuyer la préparation des missions (revue des TDRs, note logistique, security clearance;
• autorisation de voyage) et apporter l’appui nécessaire pour l’achat des billets d’avion, préparation des perdium;
  
• Faire les arrangements nécessaires pour assurer une bonne planification des chauffeurs afin d’assurer le transport du personnel du projet et des officiels lors de l’organisation d’ateliers ou de conférences;
• Apporter l’appui logistique nécessaire lors de l’organisation des Ateliers et conférences organisés par le projet;
  
• Faire le suivi des réservations des chambres et vérifier les factures pour s’assurer leur conformité avec les services facturés;
• Assurer la gestion et l’entretien des véhicules du projet et le suivi du tableau de bord;
  
• Planifier et coordonner l’organisation d’activités, notamment des conférences et des formations, y compris la prise de contact et le suivi avec les participants;
  
• Préparer les documents de conférences, réunions et formations (compilation de présentations, documentation et archivage de documents);
  
• Préparer les PV de réunions, assister à la préparation de rapports au besoin;
  
• Servir de Point focal avec les prestataires de services pour l’organisation d’événements, y compris la réservation d’hôtels et l’organisation de voyages;
  
• Assister l’équipe du projet dans le suivi avec le services d’appui aux projets (SAP) des demandes en cours d’exécution avec les ressources humaines, l’unité des achats et le service financier en coordination avec les responsables de composantes du projet;
• Gérer les approvisionnements et le stock des fournitures du projet;
  
• Tenir à jour les inventaires;
  
• Appuyer la préparation des missions locales et internationales;
  
• Participer à l’organisation des réunions et événements;
  
• Vérifier les Top vendor mensuellement afin de s’assurer de ne pas dépasser les plafonds recommandés par le comité d’approbation des contrats.

Finance:

• Préparer les réquisitions / Pos lorsque nécessaire ; et s’assurer de leur clôture une fois l’activité et les paiements finalisés;
  
• Assurer un suivi régulier des frais de remboursement des missions effectuées sont déposées dans les délais requis par les procédures;
  
• Appuyer la préparation de tableaux comparatifs pour la sélection de fournisseurs afin de s’assurer que le rapport qualité/prix comme exigé par les procédures a bien été respecté;
  
• Assurer le suivi de la gestion des biens et équipements acquis dans le cadre du projet en mettant à jour les inventaires;
  
• Passer en revue les PO et réquisition émises par le projet et s’assurer de leur clôture;
  
• Assurer le suivi des paiements des fournisseurs, consultants une fois l’activité finalisée;
  
• Assurer la bonne gestion des avances faites dans le cadre des activités du projet et veiller à leur apurement dans les délais;
  
• Archivage électronique et physique des documents du projet;
• Toute autre tâche demandée par le superviseur dans le cadre du projet.

Competencies

Compétences liées à la fonction:

• Gestion des priorités et aptitude à travailler en équipe;
  
• Démontrer une très bonne aptitude de communication écrite et orale.

Compétences de gestion:

• Savoir travailler sous pression et dans des délais très serrés avec un minimum de supervision;
• Autonomie, capacité d'organisation, grande rigueur dans le travail, dynamisme, diplomatie;
  
• Avoir le sens des responsabilités.
  

Compétences comportementales:

• Faire preuve d’intégrité en suivant les valeurs et éthiques standard des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Participe efficacement à un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage d’information, la collaboration et la coopération avec les autres collègues;
  
• Montrer une capacité d’adaptation et de sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité.

Required Skills and Experience

Education:

• Titulaire d’un diplôme de maitrise ou équivalent en comptabilité, finances, administration, commerce, marketing, gestion, économie ou tout autre domaine équivalent.

Expérience:

• Un minimum de 5 ans d'expérience pertinente;
• Expérience de travail dans les NGO/UN un atout;
• Connaissances Atlas ou tout autre logiciel intégré de gestion sera considéré comme un atout;
• Utilisation Excel (ou similaire) pour le suivi administratif ou financier.

Langage:

• La maitrise de l’arabe et du français;
• La connaissance de l’anglais comme outil de travail serait un atout.

Il est indispensable que les candidatures envoyées précisent la date de début et de fin de chaque expérience (jj/mm/aaaa), les fonctions exactes occupées, le nom des entreprises pour lesquelles vous avez travaillé et le diplôme universitaire (établissement, nature, niveau).