Background

Sous la supervision directe du Chef de l’Unité Politiques et Stratégies,  l’Associé(e) au Programme assure la gestion des services opérationnels dans le cadre de l’Unité; appuie l’élaboration, la planification et la gestion du Programme de Pays par la gestion des données qui facilitent la mise en œuvre du programme. Il/elle s’emploie à promouvoir l’approche orientée vers les clients de façon soutenue, en conformité avec les règles et procédures du PNUD.

L’Associé(e) au Programme supervise et encadre tout le personnel d’appui recruté dans le cadre de la mise en œuvre des activités du portefeuille des Politiques et Stratégies, si nécessaire. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les opérations, le programme et le personnel de projets ainsi que le personnel du siège comme requis pour résoudre des questions liées à la gestion du programme et pour échanger des informations.

Duties and Responsibilities

Appui à la formulation des politiques et Stratégies visant à obtenir les résultats suivants:

• Collecte, analyse et présentation des informations de base aux membres de l’équipe selon les différentes fonctions dévolues à l’Unité;
• Mise à la disposition d’informations de base utiles à l’élaboration des documents de politiques et stratégies, et de documents ou rapports mandataires (CSLP, Rapports MDGs, RNDH, etc.;
• Recherche fouillée d’informations pour la préparation de :bilan commun de pays (Common Country Assessment, CCA), cadre d’assistance au développement des Nations Unies, (United Nations Development Assistance Framework,UNDAF), Programme Pays (Country Program Document, CPD), plan d’action du programme de pays (Country Program Action Plan, CPAP), application effective d’outils et d’instruments de gestion axée sur les résultats (ResultsBased Management, RBM) et identification et suivi des cibles de gestion (plan de travail annuel, PTA et Rapport annuel sur les résultats – Results Oriented Annual Report, ROAR). Elaboration de mécanismes de traçage pour l’utilisation des outils RBM ainsi que la mise à jour de la base de données RBM;
• Présentation d’informations/rapports pour l’identification des axes requérant un appui et des interventions.

Appui efficace à la planification, à la gestion des ressources du programme de pays, et à la mise en œuvre du plan de pays (CPAP), visant à obtenir les résultats suivants:

•  Collecte d’informations détaillées pour la formulation du programme de pays, la préparation de documents de projets, plans de travail, budgets, propositions des arrangements de mise en œuvre;
• Analyse de la situation du programme, identification des problèmes opérationnels et financiers ; proposition de solutions;
• Initiation et saisie des projets dans ATLAS en s’assurant que les frais de gestion des projets (General Management Services, GMS) sont correctement pris en compte, préparation des révisions budgétaires requises et toute action requise dans Atlas, relevant de son profil;
• Orientation des agences de mise en œuvre sur des sujets de routine dans la mise en œuvre des projets, assure le suivi de l’utilisation des ressources mises à disposition;
• Participation dans les évaluations des partenaires de mise en œuvre;
• Suivi des indicateurs de performance/critères de réussite, cibles, étapes et repères, préparation des rapports ;
• Préparation et suivi des audits des projets et mise en œuvre des recommandations de l’audit ;
• Préparation et analyse des rapports financiers dans le cadre des projets, des Lettres d’Accord (Letter of Understanding: LOA), des accords de subvention ou de tout autre accord impliquant la mise à disposition des fonds à une tierce entité;
• Participation à la préparation des demandes d’autorisation et des rapports des projets sous modalité « mise en œuvre directe » (Direct Implementation, DIM);
• Initiation des écritures de correction: régularisation dans le journal comptable (General Ledger Journal Entry, GLJE); écriture de correction d’un paiement (Account Payable Journal Voucher, APJV), etc.;
• Préparation des rapports consolidés des dépenses (Combined Delivery Report, CDR) pour leur certification trimestrielle et annuelle.

Appui administratif à l’Unité de Conseil Stratégique en mettant un accent particulier à l’obtention des résultats suivants:

• Préparation des demandes de paiement et contrôle approprié des pièces justificatives;
• Préparation du processus de micro-achat et soumission à l’approbation;
• Initiation des réquisitions ainsi que des paiements pour des transactions de 2500 $ et plus;
• Suivi constant des processus réquisition, bon de commande (Purchase Order, PO) et receipt afin de respecter les délais de paiements copiés sur base des receipts et toutes les exigences de « Atlas Business Intelligence and reporting »;
• Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les bordereaux initiés sont en conformité avec les transactions effectuées, qu’ils sont correctement saisis et postés dans ATLAS;
• Correction des bordereaux non postés, y compris ceux avec les budgets non conformes ou accusant des erreurs, des vouchers non approuvés;
• Introduction des demandes de prolongation des contrats avant l’expiration des contrats en cours;
• Gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor;
• Archivage des dossiers de l’unité, ainsi que l’inventaire de l’équipement achetés sur les fonds des projets n’ayant pas d’unité de gestion propre;
• Coordination des inventaires des projets du portefeuille de l’unité et transmission des informations à la fin de chaque trimestre ;
• Supervision de tout autre personnel d’appui qui serait recruté dans le cadre de la mise en œuvre des activités du portefeuille de l’UPS.

Appui à la mobilisation des ressources et reporting aux donateurs en mettant un accent particulier à l’atteinte des résultats:

• Analyse des informations sur les donateurs, préparation du profil base de données sur les donateurs/bailleurs de fonds, établissement des contrats avec la contrepartie;
• Mise en œuvre des partenariats développés au niveau du bureau et des stratégies de mobilisation de ressources, préparation des rapports;
• Suivi des contributions et participation dans la préparation des rapports aux donateurs;
• Revue des conventions de contributions, gestion des contributions dans Atlas;
• Mise à disposition d’éléments nécessaires et appui à l’élaboration des drafts de rapports aux donateurs.

Appui au monitoring et évaluation en mettant un accent particulier à l’atteinte des résultats:

• Appui au monitoring et évaluation des programmes/projets;
• Appui au suivi des recommandations de l’évaluation/audit;
• Suivi du Tableau de bord du programme (Dashboard).

Veille à l’acquisition et au partage des connaissances au sein du bureau avec pour objectif d’atteindre les résultats suivants:

• Organisation des sessions de formation pour le personnel des opérations/projets sur le programme;
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme;
• Contribution aux réseaux de connaissances et de communautés des pratiques.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

• Démontrer un engagement ferme vis-à-vis de la mission, de la vision et des valeurs du PNUD;
• Fait preuve d’adaptation, de flexibilité et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles, de genre, religion, de race, nationalité et d’âge.

Agenda basé sur la politique de plaidoyer:

•  Identifie les informations pertinentes pour le plaidoyer.

Le développement et la gestion de programme basé sur les résultats:

• Fournir des informations et de la documentation sur les étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes;
• Fournir les données de base pour identifier des opportunités pour le développement de projet et contribue dans la préparation des propositions de financement.

Création de partenariats stratégiques:

• Analyse des informations générales et sélection du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat;
• Traçage et rapports sur les ressources mobilisées.

Promotion des changements organisationnels et du développement:

• Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions;
• Elabore un processus pour appuyer les initiatives de changement.

Compétences/Expertises:

• Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
• Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail;
• Identifie les nouvelles approches et les meilleures puis les intègre au travail;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission.

    Orientation vers le Client:

• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
• Répond rapidement aux besoins des clients.  

Compétences Générales:

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
• L’auto développement, l prise d’initiative;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement;
• Gère les conflits;
• Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres;
• Informe et rend transparent les prises de décision.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’études secondaires avec, de préférence une certification en comptabilité et Finance;
• Un diplôme universitaire en administration des affaires (Business), ou administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales/humaines serait souhaitable mais ne constitue pas une exigence.

Expérience:

• Six ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion des programmes est requise, soit au niveau national ou international;
• Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion;
• La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage.

Langue(s):

•  Maîtrise du Français, et connaissance pratique de l’Anglais comme langue de travail.

Note:

Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers établis au Burundi et disposant d'un permis de travail du Burundi;

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.