Background

Les élections présidentielles et législatives de 2013 ont permis la relance du processus démocratique remis en cause par les événements de mars 2012. La communauté internationale à travers le Projet d’Appui au Processus Electoral a soutenu le Mali dans l’organisation d’élections crédibles, inclusives et apaisées. Ces élections avaient pour objectifs le rétablissement de la démocratie et le renforcement de la paix, la stabilité politique et sociale. Lesdites élections se sont donc déroulées à la grande satisfaction de la communauté internationale et du peuple malien. Pour boucler le cycle électoral, des élections communales sont prévues pour l’année 2014. C’est dans ce contexte que le Gouvernement du Mali a sollicité à nouveau les Nations Unies afin de s’assurer l’appui des partenaires pendant le processus électoral. Le projet d’appui à ce processus électoral devra à cet effet apporter au Ministère de l’Intérieur et de la Sécurité(MIS), à la Délégation Générale aux Élections (DGE), à la CENI et aux autres institutions de la République du Mali impliquées, une assistance technique de qualité dans toutes les opérations nécessaires à la bonne conduite du processus électoral afin d’en garantir l'efficience, la transparence, la crédibilité et la sécurité.
Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet d'appuyer efficacement les OGE pour la mission qui leur incombe, le PNUD recrute une ou un Assistant en Administration.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité du Conseiller Technique Principal, et la supervision du Chef de l’Unité Administration et Finance,, le titulaire est responsable de mettre en œuvre dans son domaine d’expertise les actions et tâches contribuant à la mission du PAPEM, au cours de sa mission il aura à apporter son appui dans les tâches et /ou missions suivantes:
Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet d'appuyer efficacement le Ministère pour la mission qui lui incombe, le PNUD recrute une ou un Assistant (e) d’Equipe du Projet.

Les tâches principales qui lui incombent sont les suivantes:

Secrétariat:

• Accueil et  réception des visiteurs;
• gestion du courrier entrant et sortant;
• gestion des fournitures de bureau;
• rédaction des correspondances de routine, la réception et le tri du courrier;
• saisie des documents de toutes sortes relatifs aux activités du bureau;

Gestion:

• la préparation des réunions, des ateliers, des séminaires;
• l’implantation d’un système de classification et l’assurance de sa bonne marche;
• l’organisation du mouvement du personnel (missions, etc.);
• le suivi des dossiers du Personnel du Projet;
• Se familiariser avec les procédures du Programme VNU (Volontaire des Nations Unies);
• ’impliquer dans les activités des Conseillers Electoraux dans leurs rapports avec les OSC;
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.

Finances:

• Appui au suivi Budgétaire;
• Mise à jour des rapports financiers.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

• Capacité à développer des outils de collectes de données et suivi;
• Une capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, capacité à faire preuve de discernement dans les tâches assignées et capacité de travailler sous pression, quelques fois dans un environnement très stressant;
• Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués;
• Esprit d’équipe et d’organisation, bonnes relations interpersonnelles et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel;
• Capacité de travailler sous pression et en mode d’urgence;
• Bonne capacité rédactionnelle et de synthèse.

Compétences de Base:

• Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel;
• Ouverture d'esprit et volonté de faire preuve d'adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs;
• Capacité à promouvoir les valeurs, normes et éthiques  des Nations Unies;
• Capacité à traiter toutes les personnes équitablement sans favoritisme;
• Aptitude à défendre la vision, la mission et les objectifs stratégiques des Nations Unies.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau BAC. (fin d'études secondaires), de préférence en secrétariat, en sciences économiques ou de gestion, en Administration ou tout autre domaine équivalent;
• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou administration ou comptabilité serait souhaitable.

Expérience:

• Une expérience de 6 ans dans un poste similaire;
• Expérience avérée en matière de gestion d’un projet sous la modalité "Basket Fund";
• Une connaissance d’Atlas et la maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, finances et acquisition des biens et services seront un atout majeur;
• Maîtrise de l’environnement Office et plus particulièrement Word et Excel;
• Expérience de travail au sein d’une administration publique, organisation internationale ou centre de recherche ; ou expérience similaire dans une entreprise privée ou une ONG;
• Une expérience dans les systèmes des Nations Unies est hautement souhaitée;
• Au moins 3 années de pratique dans le domaine de la gestion de Projet;
• Bonne maitrise de l’outil informatique (MS-Office, logiciels Windows, Word, Excel...).

Langues:

• Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable;
• Une connaissance pratique de l’Anglais est aussi nécessaire pour une bonne interaction avec les partenaires.