Background
A lo largo de 22 años, el Proyecto Regional “Fortalecimiento a las capacidades de gestión para la gobernabilidad democrática” más conocido por el acrónimo SIGOB del término “sistemas para la gobernabilidad”, ha contribuido al fortalecimiento de la transparencia y efectividad de gestión y a un enfoque de gobierno por resultados, a través de sistemas, procesos y métodos de gestión pública. Operando desde su sede en Asunción, Paraguay, SIGOB es un proyecto regional que agrupa a una red de expertos en toda América Latina y que trabaja a través de la modalidad de cost-sharing con los gobiernos beneficiarios en procesos de asesoría técnica y desarrollo de capacidades en instituciones del sector público de nivel central, sub-regional y local, de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. El enfoque SIGOB es una metodología desarrollada en el PNUD que se basa en los principios de gobernabilidad en democracia estructurados en métodos e instrumentos de gestión que propician el ejercicio de gobierno bajo criterios de transparencia, efectividad, coordinación intra e inter institucional y participación ciudadana. Los sistemas, métodos y soporte informático SIGOB son productos de conocimiento de PNUD-DRLAC que se actualizan permanentemente y condensan miles de horas de experiencia acumulada en proyecto con decenas de instituciones, cientos de personalidades políticas de la región y miles de funcionarios públicos.
Bajo la supervisión del Coordinador del Proyecto, el/la Oficial administrativo del Proyecto estará encargado/a de que el departamento administrativo cumpla con los objetivos establecidos en el marco de las actividades del proyecto Regional SIGOB.
Duties and Responsibilities
Estrategias operativas
- Responsable del seguimiento de los compromisos financieros y administrativos realizados en el marco de las actividades del Proyecto Regional SIGOB;
- Asegurar la provisión de insumos básicos para la preparación y ejecución de los planes de trabajo del equipo de trabajo del Proyecto orientadas a resultados;
- Elaborar planes operativos anuales y apoyar al Coordinador de Proyecto en la estimación de recursos;
- Apoyar al Coordinador del Proyecto SIGOB en el mantenimiento de las relaciones de comunicación interna y externa con entidades gubernamentales, etc.
Contabilidad y seguimiento financiero
- Responsable de los procesos administrativos / financieros, conforme a las normas del PNUD;
- Monitorear el cronograma de pagos de los Proyectos en ejecución, solicitando a las distintas oficinas de campo del PNUD e Instituciones donantes la transferencia de los recursos correspondientes;
- Asegurar la oportuna identificación y registro de las contribuciones;
- Cumplir el rol de “General User” en Atlas para administrar las transacciones relacionadas a creación de requisiciones, recibos y voucher;
- Realizar el control apropiado de gastos de viaje, salario y pagos a proveedores de una manera oportuna;
- Preparar la documentación necesaria para la revisión presupuestaria;
- Verificar la exactitud y pertinencia de los documentos justificativos de los pagos e informes financieros;
- Generar informes de gestión sobre el estado de todos los recursos financieros del Proyecto Regional SIGOB;
- Organizar y mantener un sistema de almacenamiento de archivo adecuado;
- Supervisar el mantenimiento de los bienes e inventario del Proyecto Regional SIGOB;
- Realizar el registro de bienes en el sistema ASSET.( siglas definir);
- Apoyar al coordinador del Proyecto SIGOB para la elaboración del plan de viaje trimestra.
Competencies
Competencias Corporativas:
- Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del PNUD;
- Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad;
- Trabaja activamente hacia su desarrollo personal y profesional.
Competencias funcionales:
Gestión de conocimiento y aprendizaje:
- Habilidades para trabajar con actores de diferentes contextos culturales y conocimiento del entorno nacional con capacidad en la creación de redes de apoyo al proyecto;
- Comparte conocimiento y experiencias;
- Alcanza y aplica conocimiento, información y buenas prácticas desde dentro y fuera del PNUD.
Administración y finanzas
- Capacidad para brindar asistencia administrativa, operacional y financiera a proyectos, preferiblemente en el Sistema de Naciones Unidas;
- Conocimiento de ATLAS u otros sistemas de seguimiento financiero;
- Excelente capacidad de redacción e interlocución.
Liderazgo y gestión
- Enfoque a la satisfacción del cliente;
- Capacidad para trabajar en un ambiente bajo presión;
- Capacidad de adaptación al cambio y flexibilidad;
- Capacidad de respuesta positiva y retroalimentación ante diferentes puntos de vista;
- Alto sentido de responsabilidad;
- Habilidad en el trabajo en equipo ya sea con actores del Centro y/u otras organizaciones.
Competencias Técnicas
- Capacidad de producir resultados de calidad a tiempo;
- Conocimiento de las normas operativas del PNUD;
- Capacidad de organización;
- Manejo de procedimientos administrativos para la ejecución de proyectos.
Required Skills and Experience
Educación:
- Estudios superiores de nivel Licenciatura en el área de Administración, Relaciones Internacionales, Ciencias Sociales, Contabilidad y Finanzas u otras relacionadas con el área administrativa.
Experiencia:
- Experiencia de al menos 5 a 7 años en gestión administrativa y de proyectos;
- Al menos 3 años de experiencia en la gestión de viajes;
- Experiencia en la administración de proyectos (controles, procesos administrativos y financieros);
- Dominio de programas informáticos (MS Office).
Idiomas requeridos:
- Dominio del español;
- Conocimiento del idioma ingles ( deseable).
La versión electrónica del formulario de antecedentes personales de las Naciones Unidas (P11) y más información sobre el puesto puede ser descargado desde el anuncio de la vacante que ha sido publicado en http://www.regionalcentrelac-undp.org/es; Puede ir a "Herramientas", seleccione "Empleos y pasantías en El Centro Regional”.
- Aplicaciones recibidas después de la fecha límite no serán consideradas;
- Solo aquellos candidatos que clasifiquen en la lista corta serán contactados.