Background

Justification de la mission

Initié en 2004, sous l’égide du Ministère de l’Economie et des Finances avec l’appui du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), le projet « Promotion du Volontariat National au Togo » se proposait de répertorier les compétences locales et de promouvoir leur utilisation en tant que volontaires nationaux dans le cadre des actions visant la réalisation des Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD).

Malheureusement, ce projet fut interrompu en 2007 sans produire les résultats escomptés en raison du manque de consensus sur le montant de l’indemnité forfaitaire à servir aux Volontaires Nationaux (VN) et du public cible, et surtout de la non adoption des textes juridiques devant encadrer le volontariat national.

Conscient de l’importance d’un tel programme au regard des problématiques qu’il entend traiter notamment l’engagement civique d’une part et l’employabilité des jeunes d’autre part, et considérant les résultats produits par des programmes similaires dans la sous-région, le gouvernement togolais décida de relancer le projet en 2010 sous la forme de « Programme de Promotion du Volontariat National au Togo (PROVONAT) ». Ce nouveau programme conçu sous la tutelle du Ministère du Développement à la Base, de l’Artisanat, de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes (MDBAJEJ) avec l’appui technique et financier du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), le Programme des Volontaires des Nations Unies (PVNU) et France Volontaires, vise à répondre à trois (3) préoccupations majeures qui sont :

• Offrir une opportunité aux jeunes, notamment les diplômés et primo-demandeurs d’emploi de participer aux solutions de développement du pays et de se faire une première expérience ;
• Permettre aux structures qui œuvrent pour l’intérêt général de disposer de ressources humaines engagées et motivées pour contribuer efficacement à l’amélioration du bien-être des populations à la base ;
• Mettre en place un cadre de culture d’engagement civique et de développement de capital social et humain nécessaire pour un développement durable du Togo.

L’évaluation de la phase pilote de mise en œuvre du Programme a conduit à s’interroger sur la capacité de son dispositif institutionnel à faire face à des demandes de plus en plus grandissantes et pressantes des pouvoirs publics, des structures d’accueil et de la jeunesse. Le rapport d’évaluation précise effectivement qu’en moins de deux ans, le PROVONAT a mobilisé 769 structures d’accueil. Fin 2013, 2.030 VN ont été recruté, formé et déployé sur un total de 27 852 candidatures. L’étude qui a été commanditée recommande ainsi l’érection du PROVONAT en un Etablissement Publique à caractère Administratif (EPA) pour consolider davantage sa visibilité, son ancrage dans le paysage institutionnel du Togo et assurer sa pérennité.

En date du 3 juin 2014, le vote par l’Assemblée nationale de la loi rectificative instituant le volontariat, a entériné la recommandation qui confère désormais la gestion du volontariat au Togo à l’Agence Nationale de Volontariat du Togo (ANVT).
L’ANVT placée sous la tutelle du Ministre du Développement à la Base, de l’Artisanat, de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes, a pour mission la gestion et la promotion du volontariat national en vue de:

• Renforcer les capacités des personnes morales de droit public ou de droit privé poursuivant une mission d’intérêt général ou d’insertion professionnelle ;
• Contribuer au développement social, économique et culturel d’une communauté de base ou d’une collectivité.

A cette fin, les actions de l’équipe de gestion de l’ANVT seront articulées autour des objectifs opérationnels suivants :

• Réceptionner les candidatures des volontaires et établir avec eux, leur fiche de candidature ;
• Encadrer les volontaires nationaux: briefing de début de contrat, suivi en cours de contrat, organisation de l’évaluation du volontaire avec sa structure d’accueil ;
• Etudier les demandes d’agrément et de mise à disposition de volontaire ;
• Agréer les structures éligibles pour l’affectation des volontaires nationaux ;
• Etablir avec les structures éligibles, les fiches de missions des volontaires nationaux;
• Gérer administrativement et financièrement les volontaires : affectation, formation pré- et post volontariat, versement de l’allocation forfaitaire mensuelle et de l’allocation de fin de mission ;
• Suivre, accompagner, former les volontaires en cours de contrat et les évaluer en collaboration avec leurs structures d’accueil à la fin de leur mission ;
• Constituer le point de coordination nationale des actions de promotion du volontariat national dans toutes ses formes;
• Mobiliser les fonds pour le financement du volontariat national ;
• Accompagner les volontaires nationaux dans leur post-volontariat, notamment par la prise de dispositions susceptibles de favoriser leur insertion professionnelle.

Les présents termes de référence visent à préciser les prestations attendues du/ de la consultant(e) chargé(e) de conduire le processus d’élaboration du manuel de procédures de l’Agence Nationale de Volontariat du Togo (ANVT)

Objectif général

Il s’agira de doter l’ANVT d’un manuel qui décrit l’organisation, les procédures de gestion administrative, financière et comptable en vue de :

• Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier conforme :
• Aux principes de gestion généralement admis
• Aux dispositions des modalités de financement
• A la législation Togolaise
• Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions afférentes
• Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des circuits d’informations et circulation des documents
• Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace

Objectifs spécifiques

De façon spécifique, il s’agit pour le/la consultant(e) recruté(e)de concevoir un manuel qui décrit :

• L’organisation, le rôle et les fiches de postes référencés dans l’ l’organigramme de l’ANVT ;
• Les procédures et outils de gestion administratifs, logistiques et de gestion des ressources humaines ;  
• Les procédures et outils de gestions comptables et financières.

Duties and Responsibilities

Le/la consultant(e)  devra définir et formaliser dans ce manuel, les procédures administratives comptables et financières de l’Agence Nationale de Volontariat du Togo. Le  manuel couvrira les aspects suivants, sans que ceux-ci ne soient limitatifs :

Aspects de la gestion administrative: le manuel devra définir (i) l’organisation de la fonction et des règles administratives; (ii) les procédures de gestion des informations (sous forme électronique et papier); (iii) les procédures de gestion des ressources humaines; (iv) les procédures d’approvisionnement et de gestion du patrimoine et des biens de l’Agence; et (v) les procédures d’appel d’offres et de préparation des contrats. Chacune des procédures devra être accompagnée de propositions de documents de gestion à mettre en place.

Aspects comptables et financiers: le manuel devra définir (i) les procédures de comptabilisation assorties: des principes et normes comptables, du cadre comptable, du plan des comptes capable de cerner les fonds alloués par bailleur et les schémas comptables; (ii) le descriptif des travaux de fin d’exercice, de préparation des annexes des états financiers et l’établissement des états financiers; (iii) les procédures de préparation et de soumission du budget à l’Etat; (iv) les procédures budgétaires incluant les procédures de comptabilisation du budget et d’analyse des écarts.

Aspects contrôle et sécurisation des actifs: le manuel devra définir (i) les procédures de contrôle à mettre en place et à appliquer par l’Agence; (ii) les types de contrôles à effectuer; et (iii) la nature des supports de contrôle, leur périodicité et la destination (personnes) des rapports comptables et financiers.

Résultats attendus de la mission

Le manuel de procédures générales de l’ANVT est élaboré et comprend les composantes suivantes: 

• Les documents descriptifs des tâches et des fiches de postes de l’organisation  sont disponibles;
• Les documents et outils de gestion de procédures administratives, logistiques et de gestion des ressources humaines sont disponibles.
• Les documents et outils de gestion des procédures de gestion comptables et financières sont disponibles.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook)

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Éducation:

• Avoir un diplôme de niveau de bac + 5 au moins en gestion, économie, audit et contrôle ou comptabilité ou dans un domaine connexe au champ d’étude équivalent.

Expérience:

• Avoir une expérience avérée d’au moins 6 ans et vérifiable dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures applicables aux organisations de l’administration publique;
• Avoir des connaissances prouvées de la règlementation financière, administrative et comptable des organisations de l'administration publique Togolaise ;
• Avoir une bonne connaissance des normes et procédures des bailleurs/partenaires internationaux ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (world, Excel et PowerPoint..),

Langue:

• Maîtrise du Français  comme langue de travail;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.

Durée de la mission :

La durée de la mission est de 40 jours ouvrables.  
Le manuel de procédures sera remis :

• 30 jours (ouvrables) au plus tard après le début de la mission en version provisoire; et
• 7 jours (ouvrables) au plus tard après l’atelier de présentation et de validation du manuel en version finale (format papier et CD en trois exemplaires chacun).

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (Enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).
 
L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Avoir un diplôme de niveau de bac + 5 au moins en gestion, économie, audit et contrôle ou comptabilité ou dans un domaine connexe au champ d’étude équivalent

Notation de l'offre technique (70 points)

• Avoir une expérience avérée d’au moins 6 ans et vérifiable dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures applicables aux organisations de l’administration publique; (20 pts);
• Avoir des connaissances prouvées de la règlementation financière, administrative et comptable des organisations de l’administration publique Togolaise (10 pts);
• Avoir une bonne connaissance des normes et procédures des bailleurs/partenaires internationaux (10 pts);
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 points).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Elaboration du manuel de procédures de l’agence nationale de volontariat du Togo » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.