Background

Le Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale « MFPTSS » en collaboration avec le Ministère des Finances, a entrepris un processus d’informatisation visant la mise en place d’un système intégrée de gestion des ressources humaines partagé avec les autres partenaires.

Ce système doit permettre aux différents gestionnaires d’accéder à un fichier unique, chacun pour ce qui le concerne, en évitant d’entretenir des fichiers épars, sources de divergences. Il doit permettre au Ministère des Finances d’autoriser et de contrôler les mouvements financiers du personnel en accord avec la Loi des Finances. Il doit aussi permettre une gestion déconcentrée et prévisionnelle des ressources humaines et de la masse salariale.

Le Centre de Traitement Informatique « CTI » opère le logiciel et transmets au Ministère des Finances les données nécessaires pour produire la paie du personnel de la plupart des ministères.

Le bâtiment abritant le CTI, situé Avenue de France, l’immeuble Grand Bureau, situé Avenue du Gouvernement et l’Immeuble dit des Finances sont interconnectés par une fibre optique installé par l’ONATEL pour le compte du MFPTSS.

Pour faciliter le service rendu aux citoyens, des Guichets Uniques Provinciaux « GUP » ont été mis en place et doivent être connectés au CTI et aux Administrations Centrales à Bujumbura par le TIC. Pour l’instant, une antenne VSAT centrale a été installée à Bujumbura et 5 antennes secondaires ont été installées dans 5 provinces pilotes à savoir Ngozi, Muyinga, Gitega, Mwaro et Bururi. Leur fonctionnement a été interrompu en attendant la finalisation de l’aménagement des bâtiments.

Une fibre optique nationale, reliant le Burundi au câble sous-marin a été installée par une société de droit privé « BBS ». Cette société a eu mandat de faire arriver ce câble dans chaque province.

Concomitamment à ce projet, le Secrétariat Exécutif des Technologies de l’Information et de la Communication « SETIC » a eu mandat d’installer un réseau intégré du Gouvernement « CO MGOV » en lui fournissant une bande passante pour la connexion intranet et internet. 53 institutions publiques vont être ainsi interconnectées.

Chaque Institution pourra disposer de ses propres technologies, services, applications et bases de données.

L’objectif de la mission est de faire un état des lieux complet de cette situation et proposer des technologies, services, applications qui peuvent être utilisés par chaque intervenant, compte tenu de ses contraintes, tout en gardant l’harmonie et l’interopérabilité de l’ensemble du système

Duties and Responsibilities

La mission a pour objectifs de proposer les solutions les plus appropriés pour permettre l’interopérabilité de plusieurs systèmes au sein d’un réseau large utilisant plusieurs technologies et services.

Le consultant international travaillera sous l’autorité du Directeur Pays Adjoint du PNUD en charge du Programme, à travers l’Unité Gouvernance et Etat de Droit. Il agira sous la supervision générale de la Première Vice-présidence et des autorités du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale qui pilotent le processus de réforme de l’Administration Publique et bénéficiera de l’encadrement technique du Secrétariat Exécutif Permanent de la Réforme de l’Administration Publique (SERAP), ainsi que du Conseiller Technique Principal du projet PNRA. Il travaillera en tandem avec un consultant national juriste maîtrisant le fonctionnement de l’Administration Publique Burundaise et le processus de formulation et d’adoption des textes normatifs.

Plus spécifiquement, le consultant international aura à réaliser les tâches suivantes:

• Proposer une méthodologie de travail pour la réalisation de l’activité;
• Etablir un état des lieux des technologies et services en place ou à mettre en place;
• Faire une analyse critique de cet état des lieux en mettant en exergue les atouts et les défis en vue de l’interopérabilité des technologies et services;
• Proposer des solutions permettant d’atteindre cette interopérabilité en indiquant les avantages et les inconvénients de chacune d’elles;
• Indiquer sa préférence parmi les solutions proposées et la justifier;
• Faire une évaluation des coûts des solutions proposés y compris celle préférée;
• Proposer les modalités de mise en œuvre de la solution préférée ainsi qu’une feuille de route de sa mise en œuvre ;
• Proposer les mécanismes de suivi évaluation de la solution préférée;
• Produire une documentation détaillée comportant tous les éléments ci-haut cités;
• Présenter et faire valider l’étude par l’équipe technique de suivi mise en place à cet effet;
• Présenter et faire valider l’étude au cours d’un atelier où seront représentés les principaux intervenants dans le système;
• Produire un rapport final tenant compte des observations ou des amendements issus de l’atelier de validation.

Competencies

Gestion de la connaissance:

• Aptitude à favoriser la gestion de la connaissance au sein du PNUD et à faciliter l’assise d’un environnement d’apprentissage dans le bureau par  sa propre conduite  et son comportement;
• Aptitude à continuer  à renforcer ses  capacités et à assurer son développement, personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques.

Aptitudes opérationnelles:

• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
• Aisance dans la communication écrite et  orale;
• Aptitude à établir des bonnes relations  avec les partenaires et à produire des  réponses  rapides et adéquates.

Required Skills and Experience

Education:

• Formation universitaire en informatique (niveau maîtrise ou équivalent).

Expérience:

• Avoir au moins 5 ans en intégration des technologies et des services;
• Une bonne connaissance de l’environnement politique et de l’administration publique des pays africains en situation de post conflit en général ; la connaissance du contexte burundais constitue un avantage;
• Une bonne expérience de l’utilisation d’approches participatives;
• Capacité prouvée à travailler en milieu institutionnel avec de hauts responsables et avec des partenaires au développement.

Langue:

• Une excellente maîtrise de la langue française.

Seules les offres techniques des consultants qualifiés seront évaluées selon la grille ci-dessous:

• Objet: Note/100
• Diplôme requis: Critère exclusif;
• Expérience d’au moins 5 ans en intégration des technologies et des  services ;  Critère exclusif et pondéré/30 pts;
• Démontrer la réalisation d’au moins 5 projets dans l’audit des systèmes d’exploitation: Critères exclusif et pondéré/30pts;                                  
• Démonter la réalisation d’au moins 5 projets dans le domaine du  développement des systèmes de communication: Critères exclusif et pondéré/30 pts;                          
• Méthodologie proposée: 10 pts;
• Sélection du candidat  70 % Offre technique – 30 % Offre financière.

Le candidat obtenant la meilleure note sera considéré. Un entretien de confirmation des compétences sera effectué.

Les consultants intéressés doivent présenter un dossier de candidature comprenant une proposition technique et une proposition financière :

La Proposition technique comprendra les éléments suivants:

• Une note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Une brève présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission envisagée;
• Un curriculum vitae  incluant l'expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références.

Un formulaire P11 dûment rempli et signé (disponible sur le lien suivant : http://sas.undp.org/documents/p11_personal_history_form.doc)

Dans l’offre financière, le soumissionnaire proposera une offre forfaitaire pour les 30 jours de la mission, libellée en USD ou toute autre devise convertible au taux UN et soumettra sa proposition selon le format suivant :

Postes à considérer :

• Honoraires du Consultant – 24 jours forfait tout inclus;
• DSA;
• 1 Voyage A/R en classe Economique;
• Frais logistiques – communication, etc.

Éléments  à considérer dans l’offre financière:

• Honoraires pour 24 jours;
• Le projet prendra directement en charge les coûts d’atelier tels que les fournitures et autres matériels et équipement;
• Le consultant devra disposer de son propre matériel informatique;
• Le PNUD ne fournira aucun appui logistique dans l’exécution de  cette mission, le consultant est appelé à prendre en considération tous les frais nécessaires pour les  mener à bien et à les soumettre au PNUD dans le cadre de cette offre financière. Toutefois le PNUD sera chargé de l’organisation (location salle, fournitures, invitation des participants, multiplication des documents etc.) des ateliers requis;
• Le projet ne prendra pas en charge les déplacements du consultant;
• Les honoraires du consultant seront remis au terme de la consultance sur base d’une facture certifiée et de la validation du rapport de mission par le projet.

L’offre financière du consultant sera sujette à négociation sur la base des barèmes des Nations Unies pour les honoraires, pour les indemnités journalières et pour les coûts logistiques et en fonction des disponibilités du budget.