Background

Contexte et justification:

La République Démocratique Congo (RDC) est engagée dans un processus de préparation au futur dispositif international de Réduction des Emissions liées à la Déforestation et à la Dégradation des forêts (REDD+). Ce processus est dirigé par le Ministère de l’Environnement, Conservation de la Nature et Tourisme (MECNT), en partenariat avec le programme des Nations-Unies pour la REDD (UN-REDD) et la Banque Mondiale (programme FCPF).

La RDC doit finaliser le cadre de mise en œuvre national du processus REDD+, et notamment le système d’information et de suivi sur la mise en œuvre de la REDD+ au travers des projets et initiatives REDD+ (projets pilotes CBFF, Programme d’Investissement Forestier, Programme juridictionnelle de Maï-Ndombe, etc).

L’ébauche d’un tel système a été mise au point par l’OFAC sous la coordination technique de la Coordination Nationale REDD de la RDC (CN-REDD). Institué par un arrêté qui officialise la procédure d’homologation des projets REDD+, le Registre National REDD est un outil institutionnel en cours de développement ayant pour objectif la centralisation de l’information sur la mise en œuvre de REDD+ en RDC. Instrument de transparence grâce à une interface numérique librement accessible en ligne, le registre vise en effet à terme le suivi de tous les financements publics et privés REDD+ et de leurs performances.

Au vue de la Décision 9/CP.19 du Cadre de Varsovie pour la REDD+, le registre REDD+ de la RDC peut servir à faire rapport à l’« information hub » de la CCNUCC et pour autant devra capturer et consolider toute l’information utile à cet effet. Par ailleurs, le Registre peut remplir les exigences du cadre méthodologique du Fonds Carbone du FCPF.

En effet, les institutions en charge de la promotion, de  la  coordination et du suivi du processus REDD ont besoin non seulement d’enregistrer les projets mais également d’assurer le suivi et l’évaluation de leurs performances carbone , techniques ainsi que socio environnementales ou carbone, ainsi que les contributions et performance des autres types d’interventions REDD+ ou pertinentes pour la REDD+ (Politiques & Mesures, programmes sous-nationaux) participants à la mise en œuvre de la Stratégie Nationale REDD+. L’opportunité est apparue de créer pour ce faire une application web qui servirait de plateforme d’enregistrement, d’homologation, de suivi évaluation et où seraient accessibles des informations différentes pour chaque type de public (secrétariat technique, large public).

Actuellement le Registre National REDD permet d’enregistrer les projets puis de les homologuer. Il délimite leur emprise sur une carte géo référencée. De la sorte il permet d’éviter le double enregistrement des territoires concernés, et de ce fait leur prise en compte multiple dans les transactions carbone. Cette version du Registre a fait l’objet d’un test avec tous les partenaires au début du mois de Juin 2014 dans le cadre du projet COMIFAC PREREDD. Ce test a permis de mettre en évidence certains dysfonctionnements dans l’ébauche du Registre mais a surtout permis de constater que la version actuelle du Registre est encore très limitée en termes de fonctionnalités et par conséquent ne peut être mis en service en l’état.

Les présents termes de référence concernent le recrutement d’un consultant qui aura la charge de concevoir l’architecture complète du Registre et de produire le cahier des charges fonctionnels pour sa programmation.

Objectifs de l’étude:

L’objectif général de la mission est le développement de l’architecture et des fonctionnalités d’un Registre National REDD+ : système interactif basé sur une application web, disponible et accessible depuis un serveur internet sécurisé, permettant de collecter, de stocker, de traiter et de diffuser toutes les données et informations relatives à la gestion, au suivi et à l’évaluation des interventions  REDD+ en République Démocratique du Congo.

Les objectifs spécifiques sont:

• Spécifier les besoins de la CN-REDD ainsi que des différents acteurs du système de gestion, d’information et de suivi-évaluation des interventions REDD+ en prenant en compte d’une part les besoins de rapport au « information hub » de la CCNUCC ainsi que les critères et indicateurs du Fonds Carbone du FCPF, et d’autre part les besoins spécifiques du suivi et de coordination des interventions REDD+ par le pays dans une logique d’efficacité et d’efficience ainsi que de cohérence d’ensemble;
• Proposer une architecture logique et technique du système en rédigeant les procédures opérationnelles standard répondant aux besoins actuels et permettant le développement futur des outils associés.

Plusieurs principes devront guider le travail des consultants: (i) la simplicité d’utilisation de la plateforme, (ii) l’optimisation des outils de suivi afin de proposer des options réalistes dans le contexte de la RDC et d’éviter la redondance d’information et (iii) l’adaptabilité du système afin de permettre les développements et ajustements futurs qui seront inévitables.

Duties and Responsibilities

Méthodologie et déroulement de l’étude:

La méthodologie élaborée pour absorber l’ensemble des exigences du Système d’Information nécessite les étapes suivantes:
L’évaluation de l’état actuel du Registre afin de déterminer les insuffisances fonctionnelles mais aussi la comptabilité avec les fonctionnalités à développer. Il faudra exploiter les rapports issus du test du Registre effectué en Juin 2014. Ceux-ci serviront de base à cette évaluation.

L’identification de l’ensemble des besoins en données et informations portant sur les projets et initiatives REDD+ et l’articulation de ces besoins dans un même processus d’ensemble. Les fonctionnalités qui doivent être intégrés dans le système seront notamment :

• L’enregistrement des projets et initiatives REDD+ et toutes procédures post-enregistrement;
• Le suivi des transactions carbone et la comptabilisation des réductions d’émissions;
• Le suivi-évaluation des performances « REDD+ » des interventions (à la fois Carbone et non-carbone);
• Le système d’information sur les sauvegardes (SIS) et le suivi des standards nationaux REDD+;
• Le mécanisme de suivi des plaintes et recours et leurs traitements;
• L’intégration des informations sur le partage des bénéfices;
• La consolidation de l’information afin de faire rapport à la CCNUCC;
• L’intégration des  résultats du suivi  indépendant.

Cette étape permettra notamment de préciser l’articulation entre le Registre, le Système National de Surveillance des Forêts, et la plateforme indépendante de cartographie participative, le MOABI, ainsi que le site MPTF sur lesquels apparaitront les résultats du portefeuille du Fonds National REDD+.

L’identification et la spécification de l’ensemble des cas d’utilisation du système afin de définir les tâches générées pour chaque utilisateur du système.

En fonction de l’architecture des fonctionnalités précitées, il faudra clarifier quels sont les rôles de chaque partie prenante dans le fonctionnement du Registre mais aussi quelles sont les différentes possibilités d’interaction avec la plateforme : chargement de fichiers, formulaires à remplir, paiements en ligne, commentaires, etc.  Il s’agira notamment pour le consultant de spécifier chacun des rôles, d’identifier par rôle toutes les séquences d’opérations à effectuer dans le système y compris les contraintes associées et de mettre en évidence au niveau des différentes opérations les transitions (nécessité de changer de rôle ou de profil) pour poursuivre. Le consultant développera toutes les procédures opérationnelles standard qui  seront à valider  par le comité de suivi de la mission avant le développement de l’outil. Les rôles pressentis au stade actuel sont les Développeurs de projet, la CN-REDD, le Grand public, le public spécifique (société civile, bailleurs, etc.).

L’identification des informations accessibles par les différents utilisateurs.

Enfin il faudra clarifier les informations qui seront accessibles aux différents publics et les différents modes d’affichage associés (tableau de bord, webmapping, etc.).

Pour réaliser cela les consultants prendront connaissance des différents documents et applications réalisés par le Ministère des Finances pour le suivi informatisé des projets  ainsi que par le Ministère de l’environnement et la CN-REDD en rapport avec l’élaboration du Système d’Information, dont la SESA et les standards nationaux REDD+, le SNSF, les indicateurs de suivi pour la mise en œuvre de la Stratégie Nationale REDD+, les cadres de suivi-évaluation du FIP, les documents stratégiques du Fonds national REDD+. En s’alignant sur les exigences de la CCNUCC, les consultants devront consulter les différents standards et exigences internationales  en matière de Registre REDD+, de suivi-évaluation et de surveillance des standards sociaux et environnementaux.  

Ils rencontreront les responsables du Secrétariat Général du MECNT, de la DDD, de la CN-REDD, de la DIAF, du FIP, d’OSFAC et du PNUD, et mais aussi différents porteurs de projets REDD+ en RDC, et qui constitueront pour ce faire un Comité de Suivi de l’Étude.

Dans les 20 jours qui suivront le début de sa mission, les consultants présenteront à ce Comité leur vision préliminaire et la structure de la base de donnée, basée sur l’état des lieux et l’approche pour le développement de l’architecture de l’application. Ils expliqueront comment chaque utilisateur de la base pourra accéder à quel type d’information, et comment la base sera alimentée par un Secrétariat Technique et en son sein par le registraire, ainsi que par les responsables du suivi environnemental et social des projets REDD+. Ils présenteront notamment l’ensemble des formulaires qui seront utilisés par chacune des fonctionnalités du registre, afin que le Comité les valide. En effet, les fonctionnalités présentées précédemment nécessitent l’élaboration de formulaires qui devront être remplis par différents porteurs de projets mais aussi de cadre de suivi d’indicateurs qui permettront l’affichage des performances de ces projets ainsi que la consolidation de l’information pour fins de notification au « information hub » de la CCNUCC.

Après cette étape de validation, les consultants élaboreront le cahier des charges détaillé des fonctionnalités. Ce document décrira les spécifications et les fonctionnalités attendues du Registre notamment les formats d’entrée (champ de saisi), les différentes relations avec la base de donnée, les sorties (tableau de bord ou autres), le système de contrôle, etc. Ce document précisera aussi les liens avec le SNSF, le MOABI, le site MPTF et cadrera les échanges de données et le développement technique de ces liens.

Livrables attendus:

Sous l’autorité du Secrétaire Général du MECNT, sous la supervision du Coordinateur de la CN-REDD, sous la responsabilité du Team Leader de l’Unité Croissance Inclusive et Développement Durable du PNUD RDC, avec l’appui technique du PNUD/REDD sur les aspects carbones, les Consultants auront pour tâche de développer  l’architecture et des fonctionnalités d’un Registre National REDD+.

Au terme de leur mission, les Consultants devront avoir livré les documents suivants à faire valider par le Comité de suivi de l’étude:

Document de conception générale et structure de la base de données spécifiant:

• Le contenu du registre et du système de suivi-évaluation (quelles données);
• Les sources d’information et des données (existantes ou à collecter);
• Les entités impliquées en spécifiant leurs rôle et responsabilités;
• Les canaux d’information;
• Le cadre réglementaire nécessaire (à ajuster ou à créer);
• La structure des accès par type d’utilisateur.

Le cahier des charges fonctionnelles pour la programmation comprenant:

• Les modèles de données y compris les aspects géographiques;
• Les formulaires d’encodage des données des différentes procédures y compris le S/E;
• Les procédures opérationnelles standards (diagramme des cas d’utilisation);
• Description des tâches exécutées par profil utilisateur et par processus en mettant en évidence les états et transitions entre profils et procédures.

Les cadres de suivi-évaluation et les formulaires ad-hoc qui seront intégrés au Registre.  Ces outils devront être conçus pour être modifié et testé tout en assurant leur comptabilité avec la plateforme (format de fichier, nomenclature, type de données, etc.).

Durée totale et coûts:

L’étude couvre une période de 20 jours sur une période de six semaines et se déroulera comme suit:

• 15 jours de travail à Kinshasa, RD Congo;
• 5 jours de travail à domicile (home-based).

Chaque consultant doit soumettre une proposition comprenant la totalité des coûts, sans n’en excepter aucun.

Comité de suivi de la prestation:

Le comité de suivi de la prestation est l’organe chargé de superviser le développement de l’architecture et du cahier des charges du consultant. Il validera l’ensemble des livrables conformément aux termes de référence et sera constitué des représentants des structures ci-après : les porteurs de projets REDD+ en RDC, MECNT, DDD, CN-REDD, FIP, OSFAC, PNUD, Projet PREREDD COMIFAC.

Competencies

Les principales aptitudes et compétences exigées pour l'EXPERT en Analyse Stratégique et Développement Durablele Chef de Projet se résument comme suit:

• Leadership et aptitude à entreprendre;
• Capacité avérée à planifier, organiser et mettre en œuvre efficacement des activités;
• Grande capacité à coordonner et à travailler en équipe, y compris dans des environnements complexes;
• Bonne aptitude à communiquer;
• Capacité avérée à établir des systèmes d’information sur le suivi-évaluation;
• Maîtrise des enjeux, problématiques et défis de la REDD+ à l’échelle internationale, nationale et locale;
• Compréhension du fonctionnement de l’administration du pays;
• Solides compétences orales et écrites en communication.

Les principales aptitudes, compétences exigées pour l’Expert en SIG et base de données se résument comme suit:

• Capacité avérée à planifier, organiser et mettre en œuvre efficacement des activités;
• Bonne aptitude à communiquer;
• Capacité avérée à établir des systèmes d’information sur le suivi-évaluation;
• Compréhension du fonctionnement de l’administration du pays;
• Solides compétences orales et écrites en communication.

Required Skills and Experience

L’équipe sera composée de deux consultants internationaux, dont l’un agira en tant que Chef de Projet.

Expert 1 en Analyse Stratégique et Développement Durable, Chef de Projet:

Education:

• Niveau Ingénieur, Diplôme de master ou équivalent dans le domaine du développement, de l’environnement, de l’agronomie, de la gestion de projet ou domaines équivalents.  

Expérience:

• Expérience d’au moins 10 ans en suivi-évaluation des politiques, programmes, projets, avec une expérience avérée de travail dans le Bassin du Congo et de préférence en RDC;
• Connaissance des aspects  du  développement  durable  et  des concepts  du REDD+;
• Maîtrisant  les  aspects  liés aux  indicateurs  environnementaux  et sociaux;
• La connaissance des divers secteurs de la vie nationale congolaise est un atout majeur;
• Une connaissance des exigences et processus de notification à la CCNUCC est souhaitable;
• Une bonne capacité d'utilisation des logiciels courants (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Internet).

Langues requises:

• Une maîtrise orale et écrite du Français, ainsi qu’une connaissance correcte de l'Anglais.

ExpertT 2, Expert en SIG et base de données:

Education:

• Niveau Ingénieur, Diplôme de master en SIG ou autre domaine apparenté.

Expérience:

• Expérience d’au  moins 7  ans  dans la  préparation de Système d’information géographique et/ou dans le  domaine  du  développement  en Afrique  subsaharienne;
• Maîtrise de langages de développement et des environnements informatiques couramment utilisés;
• Maîtrise des systèmes  d’information à des échelles nationales;
• Connaissance des bases de données géographiques open-source et webGIS;
• Connaissance du domaine forestier de l’Afrique  centrale et des processus REDD;
• Maitrise des normes internationales en matière de gestion des données SIG.   

Langues requises:

• Une maîtrise orale et écrite du Français, ainsi qu’une connaissance correcte de l'Anglais.

Instructions aux soumissionnaires:

Les documents suivants à télécharger à partir de l'Appel à Proposition joint à cette invitation sur le site Procurement du PNUD: http://procurement-notices-admin.undp.org/view_notice.cfm?notice_id=17561&view=admin vous permettront de préparer votre proposition:

• Conditions générales du Contrat;
• P11 (SC & IC);
• Offre financière.

Prière envoyer vos propositions (propositions technique et financière) dûment signées à l’adresse e-mail ic.soumission.cd@undp.org avec mention obligatoire de la référence et intitulé du dossier: IC/CIDD-REDD/170/2014

Votre proposition devra être reçue au plus tard le 26 août 2014. N’hésitez pas à écrire à l’adresse soumission.info@undp.org pour toute information complémentaire au plus tard le 22 août 2014.

Documents constitutifs de l’Offre:

Pour démontrer leurs qualifications, les candidats devront soumettre une offre qui comprendra les documents suivants: Note méthodologique pour l’exécution de la mission attendue (Méthodologie de travail, Réalisation des livrables attendus, Calendriers d’exécution conformément aux TDRs,…):

• Une note de motivation dans laquelle vous démontrez que vous êtes le meilleur candidat pour le poste;
• La démarche ou approche, les outils ainsi que les tâches que vous comptez mettre en œuvre pour réaliser la mission; Remplir le formulaire P11 en y incluant surtout votre expérience des missions similaires et indiquant au moins 3 (trois) personnes de référence;
• Soumettre les copies de vos diplômes;
• Envoyer votre proposition financière.

La proposition financière:

Les candidats sont invités à transmettre la proposition financière sous forme d'une somme forfaitaire (lump sum) mensuelle qui comprendra tous les frais liés à la mission et qui sera payée mensuellement en fonction des livrables attendus par mois.
Dans une deuxième étape du processus d’évaluation, les enveloppes financières seront ouvertes et les offres financières comparées.
Le candidat techniquement qualifié ayant présenté l’offre financière la moins disante sera retenu pour le contrat.

Les propositions incomplètes ne respectant pas ces instructions seront rejetées.