Background

Les dernières élections au Burundi tenues en 2010 ont permis au pays de consolider son expérience démocratique et d’amorcer le passage de la situation post-conflit vers une stabilité favorisant le développement.  Dans ce cadre, le Burundi a inscrit à son agenda l’amélioration de la gouvernance à tous les points de vue afin de promouvoir un développement durable.

Ainsi, le pays est entré dans une phase visant l’élaboration d’outils de planification et de mise en œuvre de stratégies de développement.  La Vision 2025, le CSLP II et des stratégies nationales telles que la Stratégie Nationale de Bonne Gouvernance et de Lutte contre la Corruption ont été adoptées.  En outre, l’intégration du Burundi dans la Communauté Est-Africaine implique un certain nombre de réformes dans plusieurs secteurs pour un alignement aux standards internationaux et une harmonisation avec les autres pays de la sous-région.
Des réflexions pour la conduite d’une réforme globale de l’Administration Publique ont été entreprises et différentes actions en ce sens ont été menées. La nécessité d’un programme global de réforme de l’Administration Publique s’est fait  sentir, pour la consolidation des actions menées et la planification d’une démarche pragmatique, progressive et cohérente menant au développement d’une Administration Publique plus performante et davantage orientée vers les services aux citoyens.

C’est dans cet esprit  que le Burundi a adopté en Avril 2012 un Programme National de Réforme de l’Administration Publique(PNRA).  Celui-ci s’articule autour de quatre grands objectifs  à savoir :

• Restaurer la capacité de direction et de conception du Gouvernement burundais;
• Restaurer les principes de gestion des agents publics autour des valeurs d’équité, de transparence et de performance;
• Mettre la performance de l’administration publique au service des citoyens;
• Créer les conditions du développement des TIC dans l’administration.

Le PNRA concerne l’ensemble des institutions de l’État, dans toutes ses composantes : superstructure gouvernementale, administrations centrales, services locaux déconcentrés, démembrements de l’État (Administrations personnalisées,  Établissements publics),  etc.  Par son étendue, il va toucher un nombre élevé de personnes et d’institutions dont il va modifier les habitudes et les cadres de travail d’où l’importance de sensibiliser les différentes parties prenantes (agents de l’État, public, partenaires techniques et financier, etc.) aux réformes qui seront introduites et aux changements qu’elles vont induire afin de gagner leur adhésion et leur soutien.

La mission de consultation requise par les présents termes de référence vise à appuyer cet effort de communication et de sensibilisation par le recrutement d’un spécialiste en communication des politiques publiques.

Duties and Responsibilities

• Développer une stratégie de communication interne et externe  du PNRA;
• Elaborer le plan de communication y afférent;
• Assister le Secrétariat Exécutif Permanent de la Réforme de l’Administration Publique (SERAP) dans l’élaboration d’une feuille de route et  des cahiers des charges pour la mise en œuvre du plan de communication.

L’expert travaillera sous l’autorité du Directeur Pays Adjoint du PNUD en charge du Programme, à travers l’Unité Gouvernance et Etat de Droit. Il agira sous la supervision générale des autorités du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale qui pilotent le processus de réforme de l’Administration Publique et bénéficiera de l’encadrement technique du Secrétariat Exécutif Permanent de la Réforme de l’Administration Publique (SERAP) ainsi que du Conseiller Technique Principal à la réforme. Les principales tâches de l’expert se déclinent comme suit :

Effectuer différentes recherches, lectures, analyses, rencontres, entrevues, pour faire un bilan des actions de communication déjà engagées et dresser un état des besoins en communication du PNRA:

• Elaborer une stratégie de communication interne et externe pour le PNRA en veillant à identifier:
• Les publics cibles (fonctionnaires, public en général, partenaires techniques et financiers, etc;
• Les messages clefs pour chacun des publics cible ;
• Les besoins spécifiques en termes de communication;
• Les méthodes et moyens de communication disponibles et ceux qui devraient être déployés.

Pour ce qui concerne la stratégie de communication interne, une attention particulière devra être apportée à l’identification : (i)  des acteurs, qui au sein de l’appareil public, peuvent agir en tant qu’agent de changement et impulser la mise en œuvre du PNRA et (ii) des actions de communication qui devront leur être spécifiques:

• Soumettre un plan de communication du PNRA à mettre en œuvre au niveau national et local en tenant compte des particularités régionales et linguistiques.  Ce plan comprendra notamment un plan média ainsi que les produits et canaux de transmission: communiqués, conférence de presse, éditorial, articles de presse, interviews, spot TV ou radio, affiches, etc.);
• Proposer des indicateurs mesurables pour le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre de la stratégie et du plan de communication
• Concevoir l’architecture d’un site WEB pour le PNRA ainsi que ses principales fonctionnalités et services;
• Préparer les cahiers des charges des principales activités de communication qui seront confiés à des prestataires de services et des agences spécialisées;
• Animer un ou plusieurs ateliers de présentation et de validation de la stratégie et du plan de communication.

Les produits attendus et livrables sont:

• Un plan de travail à l’issu de la première semaine de sa mission  (produit 1);
• Une stratégie de communication interne et externe, validée,  3 semaine après le dépôt du plan de travail  et une feuille de route de sa mise en œuvre.(produit 2);
• Un plan de communication budgétisé et validé comprenant les principales activités de communication prévues au cours de la période de mise en œuvre du PNRA  ainsi qu’une proposition d’architecture d’un site WEB pour le PNRA, deux semaines  après le dépôt de la stratégie (produit 3).

Le consultant international aura la latitude d’organiser son travail, de manière à livrer les produits attendus dans les délais et selon les termes convenus. Le consultant devra  proposer une méthodologie permettant à la fois une analyse en profondeur de la situation, des scénarios de solutions réalistes s’appuyant sur une participation inclusive des acteurs concernés, pour favoriser l’appropriation et le succès des solutions proposées.

Un Comité Technique de Suivi de l’étude sera institué pour superviser la conduite de l’étude.  Le Consultant travaillera en étroite collaboration avec ce Comité à qui il soumettra pour validation les différents documents attendus. Les documents relatifs aux produits 2  (Stratégie de communication interne et externe) et 3 (Plan de communication) feront l’objet d’une validation par le Groupe Thématique « Appui à la Réforme de l’Administration Publique » et par le Comité de Pilotage.

Competencies

Valeurs intrinsèques :

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux  valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• Favoriser la vision, la mission, et  les buts stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement  ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion,  de race,  de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé.

Gestion de la connaissance :

• Aptitude à favoriser la gestion de la connaissance au sein du PNUD et à faciliter l’assise d’un environnement d’apprentissage dans le bureau par  sa propre conduite et son comportement;
• Aptitude à continuer  à renforcer ses  capacités et à assurer son développement, personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques.

Aptitudes opérationnelles :

• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
• Une bonne expérience de l’utilisation d’approches participatives;
• Aisance dans la communication écrite et  orale;
• Aptitude à établir des bonnes relations  avec les partenaires et à produire des réponses  rapides et adéquates.

Required Skills and Experience

Education:

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire de niveau supérieur (niveau maîtrise ou équivalent) en communication ou discipline similaire (marketing media, journalisme,…) agrémentée de l’expérience pertinente.

Expérience:

• Avoir au minimum 8 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la communication institutionnelle dont au minimum 3 ans dans les pays d’Afrique;
• Fournir une liste de 5 missions d’étude ou de consultance dans des domaines similaires réalisées démontrant une bonne connaissance de l’environnement politique et de l’administration publique  en générale des pays africains; la connaissance du contexte burundais constitue un avantage;
• Démontrer la réalisation de trois projets équivalents en matière de conception de stratégies et plans de communications des politiques publiques ou institutionnelles.

Langue:

• Une excellente maîtrise de la langue française.

Seules les offres techniques des consultants qualifiés seront évaluées selon la grille ci-dessous:

Objet: Note/100

• Diplôme requis: Critère exclusif;
• Expérience d’au moins 5 ans en intégration des technologies et des services: Critère exclusif et pondéré/30 pts;                                                                        
• Démontrer la réalisation d’au moins 5 projets dans l’audit des systèmes d’exploitation: Critères exclusipondéré/30 pts;                                                                                                               
• Démonter la réalisation d’au moins 5 projets dans le domaine du  développement des systèmes de communication et développement des systèmes de communication: Critères exclusif et pondéré/30 pts;
• Méthodologie proposée: 10 pts;

Sélection du candidat: 70 % Offre technique – 30 % Offre financière.

Le candidat obtenant la meilleure note sera considéré. Un entretien de confirmation des compétences sera effectué.
Les consultants intéressés doivent présenter un dossier de candidature comprenant une proposition technique et une proposition financière :

Dans l’offre technique, le soumissionnaire  exposera sa compréhension du mandat du travail attendu, sa méthodologie d’intervention ainsi qu’un chronogramme de réalisation des travaux

Un formulaire P11 dûment rempli et signé (disponible sur le lien suivant : http://sas.undp.org/documents/p11_personal_history_form.doc)
Dans l’offre financière, le soumissionnaire proposera une offre forfaitaire pour les 45 jours de la mission, libellée en USD ou toute autre devise convertible au taux UN et soumettra sa proposition selon le format suivant :

Postes à considérer:

• Honoraires du Consultant – 36 jours forfait tout inclus;
• DSA;
• 1 Voyage A/R en classe Economique;
• Frais logistiques – communication, etc.;
• Éléments  à considérer dans l’offre financière;
• Honoraires pour 36 jours.

Le projet prendra directement en charge les coûts d’atelier tels que les fournitures et autres matériels et équipement,

Le consultant devra disposer de son propre matériel informatique,

Le PNUD ne fournira aucun appui logistique dans l’exécution de  cette mission, le consultant est appelé à prendre en considération tous les frais nécessaires pour les  mener à bien et à les soumettre au PNUD dans le cadre de cette offre financière. Toutefois le PNUD sera chargé de l’organisation (location salle, fournitures, invitation des participants, multiplication des documents etc.) des ateliers requis.

Le projet ne prendra pas en charge les déplacements du consultant.
Les honoraires du consultant seront remis au terme de la consultance sur base d’une facture certifiée et de la validation du rapport de mission par le projet.

L’offre financière du consultant sera sujette à négociation sur la base des barèmes des Nations Unies pour les honoraires, pour les indemnités journalières et pour les coûts logistiques et en fonction des disponibilités du budget.

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