Background

Au sortir de la période post-conflit, le Gouvernement du Burundi s’est doté d’un ensemble de politiques et stratégies visant à promouvoir la bonne gouvernance.  Parmi celles-ci, il y a lieu de citer  la Vision 2025, le CSLP II, la Stratégie Nationale de Bonne Gouvernance et de Lutte contre la Corruption.  Dans le domaine de la Gouvernance Administrative, il a adopté en avril 2012, le Programme National de Réforme de l’Administration Publique (PNRA) qui s’articule autour de plusieurs objectifs dont celui notamment celui de faire du service aux citoyens, un axe majeur d’amélioration et du fonctionnement de l’Administration. Actuellement, les services directs au citoyen ne sont généralement pas accessibles aux populations des provinces.  Les demandeurs doivent ainsi se rendre à Bujumbura et souvent y séjourner plusieurs jours pour obtenir de l’information ou pour accomplir les formalités que leur imposent les lois et règlements en vigueur. Par ailleurs, en dehors de la capitale, l’information sur les services gouvernementaux (procédures, tarifs, délais, etc.) est somme toute peu disponible.

Pour remédier à cette situation, le Gouvernement entend mettre en place les actions suivantes dans le cadre du PNRA:

• Expérimenter  et généraliser le principe des guichets uniques provinciaux de formalités (GUP).
• Revoir et simplifier les formalités administratives;
• Créer des directions de performance dans les services directs aux citoyens.

La mission d’étude faisant l’objet des présents termes de référence s’inscrit principalement dans le cadre de l’action 2 tout en contribuant aux actions 1 et 3.

Il est à noter que les Provinces du Burundi sont des entités déconcentrées alors que les Communes sont des entités décentralisées.

Duties and Responsibilities

Cette mission de consultation a un triple objectif :

• Proposer des mesures pouvant contribuer à une amélioration rapide et substantielle des relations entre l’administration et les citoyens;
• Analyser le cadre juridique sous-jacent à la livraison des services publics aux citoyens et proposer des modifications en vue de leur déconcentration;
• Elaborer un prototype de Charte des services aux Citoyens précisant les engagements pris pour améliorer l’accueil et les services rendus au public.

Le consultant international travaillera sous l’autorité du Directeur Pays Adjoint du PNUD en charge du Programme, à travers l’Unité Gouvernance et Etat de Droit. Il agira sous la supervision générale de la Première Vice-présidence et des autorités du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale qui pilotent le processus de réforme de l’Administration Publique et bénéficiera de l’encadrement technique du Secrétariat Exécutif Permanent de la Réforme de l’Administration Publique (SERAP), ainsi que du Conseiller Technique Principal du projet PNRA. Il travaillera en tandem avec un consultant national juriste maîtrisant le fonctionnement de l’Administration Publique Burundaise et le processus de formulation et d’adoption des textes normatifs.

Plus spécifiquement, le consultant international aura à réaliser les tâches suivantes:

• Effectuer un recensement des documents administratifs délivrés par les ministères et identifier ceux les plus utilisés et les plus susceptibles d’être soumis à déconcentration; identifier aussi les projets de déconcentration et de décentralisation en cours au sein des différents ministères (les guichets uniques ne visent pas, en principe, les processus en voie de décentralisation;
• Recenser les conditions d’obtention de ces documents (Ministères de tutelle, textes réglementaires, composition du dossier, lieux du dépôt de la requête, lieu et délai d’obtention de la réponse, coût / tarif ; etc.);
• En fonction de l’analyse découlant des tâches 1 et 2, proposer des solutions en vue de simplifier la délivrance des documents administratifs en terme de:

Rationalisation/raccourcissement  des circuits de décision;

• Diminution des opportunités de petite corruption;
• Allégement des pièces à fournir;
• Réduction du temps de traitement;
• Délégation d’autorité;
• Révision des textes réglementaires requis ; etc.
• Opportunités d’utilisation simple des technologies de l’information et de la communication.

Faire valider les solutions recommandées dans le cadre d’ateliers visant la consultation des intervenants clés sur les constatations, orientations et propositions, dans le cadre d’une démarche inclusive et participative;
Pour les documents administratifs les plus demandés, élaborer:

• A l’usage des Ministères : (i) les procédures écrites pour le traitement simplifié des  formalités et (ii) un modèle de  convention entre le ministère ou le service actuellement gestionnaire de la procédure à BUJUMBURA et le Gouverneur (ou le Ministre de l'Intérieur sur proposition du Gouverneur) autorisant la délégation d’autorité et les conditions
• A l’usage des citoyens : un modèle de fiche d’information standardisé indiquant (i) les catégories de citoyens éligibles, (ii) les pièces à fournir, (iii) le montant des droits / frais à verser ; (iv) le lieu où la demande doit être déposée ; (v) les motifs de rejet ; (vi) les voies de recours éventuelles ; les modalités d’acheminement de la réponse, etc.

Elaborer pour les ministères ainsi que pour les Guichets Uniques Provinciaux un prototype de Charte des Services au Citoyen précisant les engagements pris pour améliorer l’accueil, la qualité des services et la livraison de ces derniers dans les délais requis ;
Proposer une stratégie de mise en œuvre des Guichets Uniques Provinciaux et une feuille de route du projet-pilote et de la généralisation éventuelle.

Faire valider l’étude sur la simplification et la rationalisation des formalités administratives par le Groupe Thématique « Appui à la Réforme de l’Administration Publique » et par le Comité de Pilotage avant d’être validé au cours d’un atelier national réunissant les principales parties prenantes sous l’autorité de la Première Vice-Présidence.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux  valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• Favoriser la vision, la mission, et  les buts stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement  ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion,  de race,  de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé.

Gestion de la connaissance:

• Aptitude à favoriser la gestion de la connaissance au sein du PNUD et à faciliter l’assise d’un environnement d’apprentissage dans le bureau par  sa propre conduite  et son comportement;
• Aptitude à continuer  à renforcer ses  capacités et à assurer son développement, personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques.

Aptitudes opérationnelles:

• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles ;
• Une bonne expérience de l’utilisation d’approches participatives ;
• Aisance dans la communication écrite et  orale ;
• Aptitude à établir des bonnes relations  avec les partenaires et à produire des  réponses  rapides et adéquates.

Required Skills and Experience

Education:

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire de niveau supérieur (niveau maîtrise ou équivalent) en administration publique, sciences économiques, ou sciences politiques,  etc.).

Expérience:

• Posséder 10 années ou plus d’expérience de l’organisation du travail et des procédures administratives dans le secteur public;
• Posséder au moins 5 années d’expérience en coopération internationale dans le domaine de l’appui aux institutions publiques en Afrique subsaharienne.  L’expérience en pays post-crise ou post-conflit est un atout;
• Démontrer la réalisation d’au moins trois projets équivalents en matière de simplification et rationalisation des procédures administratives;
• Capacité prouvée à travailler en milieu institutionnel avec de hauts responsables et avec des partenaires au développement.

Langue:

• Une excellente maîtrise de la langue française.

Seules les offres techniques des consultants qualifiés seront évaluées selon la grille ci-dessous:

Objet: Note/100

• Diplôme requis: Critère exclusif
• Posséder 10 années ou plus d’expérience de l’organisation du travail et des procédures administratives dans le secteur public: ritère exclusif et pondéré/30 pts;
• Posséder au moins 5 années d’expérience en coopération internationale dans le domaine de l’appui aux institutions publiques en Afrique subsaharienne: Critère exclusif et pondéré/30%.
• L’expérience en pays post-crise ou post-conflit est un atout
• Démontrer la réalisation d’au moins trois projets équivalents en matière de implification et rationalisation des procédures administratives:         Critère exclusif et pondéré/30%;
• Méthodologie proposée: 10 pts.

Sélection du candidat: 70 % Offre technique – 30 % Offre financière.

Le candidat obtenant la meilleure note sera considéré. Un entretien de confirmation des compétences sera effectué.

Les consultants intéressés doivent présenter un dossier de candidature comprenant une proposition technique et une proposition financière:

La Proposition technique comprendra les éléments suivants:

• Une note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Une brève présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission envisagée;
• Un curriculum vitae  incluant l'expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• Un formulaire P11 dûment rempli et signé (disponible sur le lien suivant : http://sas.undp.org/documents/p11_personal_history_form.doc).

Dans l’offre financière, le soumissionnaire proposera une offre forfaitaire pour les 60 jours de la mission, libellée en USD ou toute autre devise convertible au taux UN et soumettra sa proposition selon le format suivant:

• Honoraires du consultant – 48 jours forfait tout inclus;
• DSA;
• 1 voyage A/R en classe Economique;
• Frais logistiques – communication, etc.

Éléments  à considérer dans l’offre financière:

• Honoraires pour 48 jours;
• Le projet prendra directement en charge les coûts d’atelier tels que les fournitures et autres matériels et équipement;
• Le consultant devra disposer de son propre matériel informatique;
• Le PNUD ne fournira aucun appui logistique dans l’exécution de  cette mission, le consultant est appelé à prendre en considération tous les frais nécessaires pour les  mener à bien et à les soumettre au PNUD dans le cadre de cette offre financière;
• Toutefois le PNUD sera chargé de l’organisation (location salle, fournitures, invitation des participants, multiplication des documents etc.) des ateliers requis;
• Le projet ne prendra pas en charge les déplacements du consultant;
• Les honoraires du consultant seront remis au terme de la consultance sur base d’une facture certifiée et de la validation du rapport de mission par le projet.

L’offre financière du consultant sera sujette à négociation sur la base des barèmes des Nations Unies pour les honoraires, pour les indemnités journalières et pour les coûts logistiques et en fonction des disponibilités du budget.

Tous les documents seront fusionnés en un seul sous format PDF. Le site n'accepte qun'un sel document à télécharger.