Background

Les agences du Système des Nations Unies organisent conjointement, depuis plusieurs années, des services communs dans le domaine de Premises, de la Sécurité, des Communications/VSAT et du Dispensaire. Cette gestion commune vise à réaliser des économies d’échelle, à améliorer la rentabilité et la qualité des services ainsi qu’à maintenir une cohésion durable parmi la vingtaine d’agences concernées. Particulièrement en 2014, les agences ont affirmé l’ambition d’assurer une meilleure planification dans la gestion de mise en œuvre de ces services communs à travers le concept de Business Operations Strategy.

Sous la supervision générale du Chargé des Opérations du PNUD et celle directe du Chargé d’Administration, l’Associé aux Services communs est appelé à jouer un rôle important dans la coordination de ces activités communes.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

• La mise en place des budgets, le recouvrement des contributions  et le reporting;
• La mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• Support au fonctionnement efficace et efficient du secrétariat de l’OMT et du Comité Losonia;
• Soutien aux services administratifs et logistiques;
• Support de partage au renforcement du savoir et des connaissances.

Assurer la mise en place des budgets, le recouvrement des contributions et le reporting, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Elaborer, avant décembre de chaque année, les drafts des budgets communs et les présenter auprès des comités concernés (OMT, Comité Losonia) pour validation;
• Faire signer les budgets et préparer les correspondances relatives à la collecte des contributions auprès des agences;
• Contribuer à la préparation et à la mise à jour des MOUs et SLAs relatifs à l’exécution des services communs;
• Contribuer à l’élaboration des rapports financiers et narratifs trimestriels sur l’exécution des budgets communs;
• Contribuer à la finalisation des rapports de certification des comptes des services communs.

Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Exécuter toutes les activités en lien avec les budgets approuvés des services communs et initier les requêtes de paiement pour les services rendus;
• Préparer et soumettre à la signature les bons de commande manuels des biens et services;
• Appui aux processus d’évaluation des performances des prestataires des services communs et initier les réquisitions pour les renouvellements avant expiration des contrats;
• S’assurer que l’exécution des services rendus par les prestataires des services communs ainsi que les locaux loués par les bailleurs des bâtiments communs sont provisionnés par des ressources suffisantes au moyen des Pos Atlas et que les factures afférentes sont payées dans les délais;
• Garantir la sauvegarde et le bon fonctionnement des matériels et équipements liés à l’exécution des services communs et d’administration générale (groupes électrogènes, climatiseurs, ascenseurs, extincteurs, etc.) par la collaboration aux inventaires, la programmation régulière des travaux d’entretien et de maintenance ainsi que par une collaboration efficace avec l’entreprise de gardiennage concernant la sécurisation du Compound;
• Contribuer au recouvrement des coûts par l’approbation des bills (mettre en statut READY);
• Préparer les notes verbales d’exonération de carburant pour le compte des Agences du SNU;
• Jouer le rôle de point focal principal dans le cadre de la LTA inter agences sur la fourniture du carburant par les prestataires.

Assurer l'efficacité et le bon fonctionnement du secrétariat  de l’OMT et du Comité Losonia, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions du Comité Losonia et de l’OMT;
• Collecter les renseignements généraux,  assurer la compilation, la préparation des documents d'information et de matériel de présentation, des documents pour les réunions;
• Assurer la gestion des événements organisés dans le cadre des activités communes aux agences (conférences, ateliers, retraites) par le canal du Comité Losonia et de l’OMT.

Assurer le soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Gérer la réservation des salles de réunion;
• Approuver le programme mensuel des permanences des chauffeurs;
• Viser en tant que 2è autorité les demandes des travaux des véhicules;
• Viser trimestriellement les Vehicle History Log aux fins de s’assurer que les consommations de carburant ainsi que les coûts de maintenance de véhicule sont bien suivis;
• Elaborer et mettre en œuvre des mécanismes d’administration des véhicules en Pool;
• Approuver en ligne les demandes de voyage sur les vols humanitaires (UNHAS, etc.).

Le renforcement des connaissances,  soutien et  partage de connaissances, en se focalisant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Appui à la formation sur la gestion des budgets communs et mécanismes de partage/recouvrement des coûts, au bénéfice des collègues de terrain;
• Contributions aux réseaux de connaissances et de communautés de pratique.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge;
• Traiter toute personne de manière juste sans favoritisme;
• Démontrer une autonomie suffisante dans le travail, une indépendance d’esprit dans les jugements et un attachement accentué aux règles et procédures du PNUD.

Compétences Fonctionnelles:

Gestion et Apprentissage de la Connaissance:

• Partager la connaissance et l’expérience et contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et activement travailler vers un apprentissage et un développement personnel continu;
• La capacité à fournir des services de conseils pratiques en matière de gestion financière, audit, organisation comptable et administrative (classement, gestion charroi, inventaires, etc…);
• Une connaissance pratique des questions de développement interdisciplinaires.

Développement et Efficacité Opérationnelle:

• La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports;
• La capacité à effectuer des missions d’appui et contrôle sur terrain et formuler le rapport avec des recommandations pratiques sur les constats dans un temps record.

Gestion et Leadership:

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
• Diriger efficacement des équipes, diriger les réunions et démontrer des compétences dans la résolution de conflits;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Aptitude technologique:

• Excellente maitrise de l’outil informatique.

Maîtrise personnelle:

• Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif.

Required Skills and Experience

Education:

• Etre titulaire au minimum d’un diplôme secondaire ou équivalent;
• Un diplôme de graduat en sciences économiques ou de gestion administrative ou discipline similaire serait un avantage.

Expérience:

• Minimum sept (7) ans d'expérience pertinente dans le domaine de l’Administration;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.);
• Expérience dans la manipulation de l’internet et des messageries.

Langues requises:

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.