Background

Contexte et justification

Le Gouvernement Togolais s’est engagé depuis 2006 dans une série de réformes en vue d’apaiser la situation politique, d’assainir les finances publiques, de relancer l’économie et d’améliorer les conditions de vie des populations. La coopération internationale jusque-là suspendue, a repris en 2008 suivie par un redressement de la situation macro-économique et des finances publiques. Une première stratégie nationale de réduction de la pauvreté couvrant la période 2009-2011 a été mise en œuvre. Tous ces efforts ont été couronnés par l’atteinte du point d'achèvement de l'Initiative en faveur des  Pays Pauvres Très Endettés (IPPTE) en décembre 2010. Afin de s’assurer de la redistribution des fruits d’une croissance retrouvée, une stratégie de croissance accélérée et de promotion de l’emploi (SCAPE), sur la période 2013-2017 est en cours de mise en œuvre.

Des contraintes de capacités

En dépit de ces avancées, les capacités nationales de gestion du développement demeurent limitées. Les institutions et administrations, mises à mal par les années de crise, commencent à se reconstruire. Au plan technique, les outils et méthodes sont obsolètes, les systèmes d’informations sont insuffisants et les procédures sont mal codifiées. S’agissant des ressources humaines, le manque de cadres expérimentés est évident (départ massif de cadres à la retraite et recrutement de jeunes cadres formés mais sans expérience). En conséquence, le Ministère de la Planification, du Développement et de l'Aménagement du Territoire (MPDAT) et d’autres ministères techniques, éprouvent des difficultés dans l’accomplissement de leurs fonctions de planification, de programmation, de budgétisation, d’exécution et de suivi-évaluation des programmes et projets. Au niveau national, le dispositif de pilotage et de suivi-évaluation des cadres stratégiques de lutte contre la pauvreté n’est pas totalement opérationnel. Dans le domaine de la coopération, malgré une augmentation notable, la mobilisation de l’aide publique au développement et son suivi restent insuffisants, et sa mise en place trop lente. Toutes ces faiblesses constituent des goulots d’étranglement majeurs à une conduite efficace des politiques économiques et sociales susceptibles d’accélérer le progrès vers les Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD).

La réponse du volet 1 du PAI-2

Aujourd’hui, le défi majeur pour l’Etat Togolais consiste à améliorer les performances des politiques publiques en s’appuyant sur une approche à la fois globale, pragmatique et priorisée de renforcement des capacités. Celle-ci doit en particulier mettre l’accent sur l’amélioration des outils, des procédures et des compétences au niveau de la chaîne de Planification-Programmation-Budgétisation-Exécution-Suivi-Evaluation et de la gestion de l’aide.

C’est pour aider le Gouvernement togolais à relever ce défi que l’Union Européenne, à travers le Programme d’Appui Institutionnel phase 2, exécuté par le PNUD, appuie le Ministère de la Planification, du Développement et de l’Aménagement du Territoire (MPDAT) à renforcer ses capacités de gestion du développement et de l’aide (volet 1 du PAI-2).

L’objectif global visé par ce volet est de renforcer les capacités de planification, de suivi évaluation et de gestion de l’aide, de l’administration publique pour favoriser l'atteinte des OMD. Il s’agit de façon spécifique de :

• Créer les conditions institutionnelles, techniques et financières permettant d’assurer un fonctionnement efficace et pérenne du Dispositif Institutionnel de coordination et de suivi des Politiques de Développement (DIPD) ainsi que l’élaboration d’une stratégie de suivi-évaluation de la Stratégie de Croissance Accélérée et de Promotion de l’Emploi (SCAPE 2013-2017);
• Permettre aux ministères prioritaires de disposer de documents de politique de stratégies et plans d’action sectoriels (d’ici fin 2013) et de reconstruire leur système de planification et de suivi-évaluation;
• Soutenir le renforcement des capacités institutionnelles et techniques du ministère en charge de la planification dans ses missions de réflexion et de pilotage stratégiques;
• Mettre en place un cadre de référence, les mécanismes de coordination et le système d’informations permettant au Togo d’assurer une gestion et une mobilisation de l’aide extérieure efficace et inspirée des principes de la Déclaration de Paris et des 3e et 4e Forums de Haut Niveau sur l’efficacité de l’aide.

Au terme du projet, il est attendu un renforcement du système de planification et de suivi-évaluation au Togo et une mobilisation accrue de l’aide publique au développement. L’atteinte de ce résultat passe par : (i) l’opérationnalisation des organes centraux du DIPD et le fonctionnement du système de suivi et évaluation de la SCAPE; (ii) la mise en place et le fonctionnement des cellules de planification, suivi et évaluation au sein des ministères prioritaires; (iii) la réorganisation du Ministère en charge de la planification, du développement et de l’aménagement du territoire (MPDAT) et son fonctionnement optimum dans le cadre du mandat qui est le sien; (iv) la mise en place des mécanismes et outils de mobilisation des ressources ainsi que une hausse de l’aide publique au développement due, entre autres, à l’organisation de la table ronde de mobilisation des ressources pour la mise en œuvre de la SCAPE.

Composantes, financement et structures de gestion du volet 1 du PAI-2

Chaque objectif spécifique du projet fait l’objet d’une composante. Ce sont :

• Composante 1 – Pilotage et suivi-évaluation du DSRP II;
• Composante 2 –Mise en place et opérationnalisation des nouveaux cadres de planification et de suivi-évaluation;
• Composante 3 – Développement organisationnel et stratégique du Ministère du Plan;
• Composante 4 – Coordination de la gestion de l’aide et mobilisation de l’aide.

Le volet 1 du PAI-2 est financé à hauteur de deux millions cent mille (2 100 000) euros par l’Union Européenne.

Le pilotage du projet d’appui à la gestion du développement et de l’aide s’inscrit dans le cadre du dispositif de pilotage global du PAI-2, tel que mentionné dans le Dispositif Technique et Administratif de l’UE. Le PNUD assure la gestion du projet. A ce titre, il apporte l’appui technique et administratif nécessaire à la mise en œuvre du projet et garantit la réalisation de ses objectifs. Dans ce cadre quatre experts internationaux ont été recrutés dans ce cadre soit un expert par composante.

Cette gestion se fait en collaboration avec la Délégation de l’UE au Togo et la Cellule d’Appui à l’Ordonnateur National (CAON) afin d’assurer l’appropriation du projet par la partie nationale. A cet effet, une équipe est mise en place composée de : (i) un directeur technique national (DTN), qui assure la coordination de tout le projet; (ii) l’expert international de la composante 2 qui assiste, à temps partiel, le directeur national; et (iii) un assistant administratif et financier.

En dehors de ces dispositions, un point focal national est nommé pour chaque composante du projet. Des réunions techniques de suivi trimestriel (Comité technique de suivi-CTS) rassemblent l’équipe de projet, le DTN et les points focaux, les représentants du PNUD, de la DUE et de la CAON. Le projet est exécuté sous la modalité de l’appui à la mise en œuvre nationale.

Etat d’avancement du volet 1 du PAI-2

Le document de projet a été signé en octobre 2012 et les activités proprement dites ont démarré en août 2013. Ce retard dans le démarrage est imputable au changement de ministre en charge du plan et surtout à la finalisation tardive du recrutement des experts. Il est en outre à signaler que le projet a démarré d’abord avec trois (3) experts sur les quatre prévus. Le quatrième expert a pris fonction en mars 2014. Entretemps, un consultant international a été recruté pour trois mois pour pallier l’indisponibilité momentanée de ce dernier.

Un plan de travail annuel (PTA) a été exécuté sur les cinq mois de l’année 2013. Un rapport narratif des différentes activités réalisées ainsi qu’un bilan financier ont été élaborés pour rendre compte de l’exécution du volet au 31 décembre 2013. De même un PTA pour l’année 2014 est en cours de mise en œuvre et un rapport d’avancement du volet est disponible au 30 juin 2014 accompagné d’un point financier.
Au plan de la coordination, toutes les sessions trimestrielles du CTS ainsi qu’une réunion du comité de pilotage du programme, ont été régulièrement tenues en 2013 puis en 2014.

De l’évaluation du volet 1

Le document de projet prévoit qu’une évaluation sera réalisée en cours de mise en œuvre du projet. Suivant les dispositions du cadre général de suivi-évaluation du PAI2, celle-ci interviendra un an après le démarrage des activités. C’est en application de ces dispositions que l’unité du projet a rédigé les présents termes de référence afin d’engager le processus de recrutement des consultants devant être chargés de conduire cette évaluation.

Objectifs de l’évaluation

L’objectif de la présente évaluation à mi-parcours du projet d’appui à la gestion du développement et de l’aide, volet 1 du PAI-2 est d’apprécier les progrès réalisés vers l’atteinte des objectifs et des résultats escomptés tels que spécifiés dans le document de projet (Prodoc), d’analyser les premiers signes du succès ou d’échec et d’identifier les changements nécessaires à opérer afin de permettre au projet d’atteindre à terme les résultats fixés. L’évaluation vise ainsi à : (i) apprécier la pertinence du PAI 2; (ii) analyser globalement la mise en œuvre, la stratégie d’intervention et les facteurs de risque; (iii) mesurer la performance (efficacité et efficience) ; évaluer (iv) les chances de succès (effet/impact, durabilité et « réplicabilité ») et (v) les signes précoces de succès ou d’échec et de proposer les ajustements nécessaires.
L’exercice vise spécifiquement à :

• Apprécier la pertinence du projet dans sa conception et la mise en œuvre;
• Apprécier l’ensemble du dispositif de mise en œuvre du projet et les arrangements de gestion;
• Mesurer les progrès obtenus au regard des résultats (effet et produits) escomptés et identifier les facteurs qui y ont contribué ou affecté négativement la réalisation;
• Mesurer l’efficience du projet en examinant le rapport coût-efficacité;
• Apprécier les perspectives d’impact sur les bénéficiaires et les capacités de pérennisation des résultats ;
• Tirer les enseignements généraux et formuler des recommandations pertinentes à l’adresse du MPDAT, de l’UE et du PNUD pour d’éventuels réajustements et une mise en œuvre plus stratégique axée sur les résultats aux fins d’optimiser, dans la poursuite du projet à son terme, les performances visées, d’accroître les possibilités d’impact et de durabilité et préparer la stratégie de sortie.

Questions évaluatives

En ligne avec les objectifs ci-dessus, la mission d’évaluation devra répondre aux questions suivantes:

• Sur la pertinence du projet dans sa conception et sa mise en œuvre.

Le diagnostic des problèmes à résoudre par le projet a-t-il été bien posé et les besoins réels identifiés? Y a-t-il cohérence entre les objectifs visés, les effets UNDAF/CPD et produits CPAP et les priorités nationales ? A-t-il existé une vision claire des résultats à atteindre et des moyens nécessaires devant être mobilisés à cet effet? La justification et le cadre de résultats et de ressources de l’intervention sont-ils pertinents pour l’atteinte des objectifs au regard du contexte national ?

• Sur les montages institutionnels de la mise en œuvre du projet.

Les différents organes de pilotage, de gestion, de coordination et de suivi mis en place sont-ils pertinents ? et Sont-ils fonctionnels?

• Sur la gestion du projet

Les arrangements de gestion du projet étaient-ils adéquats et appropriés ? La gestion du projet a-t-elle été axée sur l’atteinte des résultats ? A-t-il existé des goulots d’étranglement au niveau des déboursements par le PNUD ? A-t-on connu des retards importants dans la mise à disposition des fonds par les différentes parties, si oui, quelles en ont été les conséquences ? Les systèmes de gestion, de suivi-évaluation et de rapportage ont-ils été utilisés comme des outils d’appui à la gestion pour assurer l’efficacité de la mise en œuvre du projet et pour établir une base objective d’évaluation de la performance du projet?

• Sur les performances programmatiques.

Quelle est la performance du projet en termes de progrès dans l’atteinte des résultats escomptés (avec référence aux indicateurs du cadre de résultats et des ressources et aux cibles des plans de travail annuels) ? En rapport avec les ressources décaissées, les résultats enregistrés traduisent-ils une performance coût-efficacité ? A-t-on observé des impacts négatifs résultant des activités du projet et/ou de ses résultats? La mise en œuvre du projet et les résultats atteints l’ont-ils été conformément au plan établi? Quelle est la qualité des partenariats développés dans le cadre de la mise en œuvre du projet (PNUD, UE, partie nationale, autres partenaires) et des synergies réalisées ? Quel est le degré de satisfaction des diverses parties prenantes ?

• Sur les résultats en général.

Quelle est la contribution du projet aux initiatives du gouvernement en matière de renforcement des capacités dans le domaine de la gestion du développement et de l’aide ? Quelles sont les mesures/actions prises pour assurer la pérennité des résultats ? Quelles sont les incidences des résultats du projet sur les possibilités de mobilisation des ressources ?

• Sur les facteurs d’environnement.

Le cadre institutionnel et organisationnel du MPDAT, le contexte socio-politique et économique du pays ont-t-ils eu des conséquences sur les performances du projet ? Quels autres facteurs identifiés par la mission d’évaluation pourraient-ils affecté la performance du projet dans l’atteinte des objectifs et résultats escomptés ?

Démarche méthodologique

La mission d’évaluation devra proposer, avant la phase de collecte de données, un rapport initial d’orientation méthodologique (Inception report) qui fournit les détails sur sa compréhension par rapport aux éléments qui sont évalués et pour quelle raison ils sont évalués. Ce rapport doit inclure un programme détaillé des tâches, activités et prestations et en annexe les principaux outils de collecte élaborés (grille d’observation, questionnaires, guide d’entretien, …).

L’approche de conduite de l’évaluation devra être participative et toucher les principaux acteurs de la mise en œuvre du projet y compris les bénéficiaires cibles.

Les tâches à conduire par le consultant sont spécifiquement de:

• Faire une revue documentaire;
• Soumettre, avant la phase opérationnelle de collecte de données pour en obtenir approbation du PNUD et de l’unité de projet, le rapport initial et une matrice d’évaluation (cf. format ci-après) indiquant comment chaque question de l’évaluation obtiendra une réponse à l’aide de méthodes proposées, sources proposées de données et procédures de collecte des données ;

Critères d’évaluation - Questions clés - Sous-questions spécifiques - Sources de données - Méthodes/ outils de collecte de données   Indicateurs/ normes de réussite - Méthodes pour analyser les données.                     

• Organiser des rencontres avec toutes les parties prenantes du projet pour obtenir les informations et la documentation nécessaires à la mission d’évaluation;
• Elaborer un rapport d’évaluation de la mise en œuvre du projet en formulant les enseignements tirés et des recommandations;
• Soumettre une version préliminaire de ce rapport pour commentaire avant sa finalisation qui prendra en compte lesdits commentaires.

Duties and Responsibilities

Produits attendus

Il est attendu, au terme des travaux, la production par la mission d’évaluation des rapports suivants:

• Un rapport initial d’orientation méthodologique (Inception report);
• Un rapport provisoire d’évaluation à soumettre au PNUD et aux principales parties prenantes pour observation au terme de la mission d’évaluation;
• Un rapport final d’évaluation prenant en compte les commentaires des partenaires de mise en œuvre du projet.

Devoirs et responsabilités

Sous l’autorité du Représentant Résident Adjoint et la supervision de l’Economiste principal du PNUD en liaison avec le Spécialiste suivi-évaluation du bureau-pays et la facilitation de l’équipe du PAI 2. L’équipe aura pour mission de:

• Apprécier les progrès réalisés vers l’atteinte des objectifs et des résultats escomptés tels que spécifiés dans le document de projet (Prodoc);
• Analyser les premiers signes du succès ou d’échec et identifier les changements nécessaires à opérer afin de permettre au projet d’atteindre à terme les résultats fixés;
• Apprécier la pertinence du PAI 2;
• Analyser globalement la mise en œuvre, la stratégie d’intervention et les facteurs de risque;
• Mesurer la performance (efficacité et efficience);
• Apprécier la pertinence du projet dans sa conception et la mise en œuvre;
• Apprécier l’ensemble du dispositif de mise en œuvre du projet et les arrangements de gestion;
• Mesurer les progrès obtenus au regard des résultats (effet et produits) escomptés et identifier les facteurs qui y ont contribué ou affecté négativement la réalisation;
• Mesurer l’efficience du projet en examinant le rapport coût-efficacité;
• Apprécier les perspectives d’impact sur les bénéficiaires et les capacités de pérennisation des résultats;
• Tirer les enseignements généraux et formuler des recommandations pertinentes à l’adresse du MPDAT, de l’UE et du PNUD pour d’éventuels réajustements et une mise en œuvre plus stratégique axée sur les résultats aux fins d’optimiser, dans la poursuite du projet à son terme, les performances visées, d’accroître les possibilités d’impact et de durabilité et préparer la stratégie de sortie.

Competencies

Valeurs intrinsèques :

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.  

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook)

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Education

• La mission sera conduite par une équipe de deux consultants dont l’un faisant office de chef de mission. Ils devront avoir un diplôme de 3ème cycle en économie, en planification, en administration publique, science politique avec une expérience centrée sur le renforcement des capacités.

Expérience

• Ils  devront avoir au Expérience d’au moins 10 ans accumulés aux niveaux national, régional et/ou international dans les domaines suivants : (i) évaluation des programmes/projets de développement ou de politiques publiques ; (ii) analyse institutionnelle, (iii) gestion de projets / programme selon la démarche « gestion axée sur des résultats ».

Langue

• Maîtrise du Français  comme langue de travail;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.

Durée de la mission

La mission d’évaluation se déroulera du 1er  au 30 septembre 2014, soit 30 jours calendaires incluant les rencontres de travail, les missions de terrains, les séances de débriefing et la finalisation du rapport d’évaluation.

Documents à fournir lors de la soumission de la proposition

Les Prestataires intéressés doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (enveloppe N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission envisagée.;
• CV incluant : - L'expérience acquise dans des projets similaires avec au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/undptogo/download/P11_Personal_history_form-fr.docx).

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.
La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.
Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse Cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et déterminée comme suit:

• Conforme/éligible/acceptable; et
• Ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Total/Max Note de l’offre technique : 70%;
• Total/Max Note de l’offre financière : 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière (F) recevra une note financière (NF) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : [30 Points] x [prix le plus bas F CFA] / [prix en F CFA offert par un autre cabinet] = points attribués au prix de l’autre soumissionnaire.

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées/pondérées pour aboutir à une note globale (NG).

L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.

Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Qualification requise : un diplôme de 3ème cycle en économie, en planification, en administration publique, ou en science politique avec une expérience centrée sur le renforcement des capacités;
• Expérience d’au moins 10 ans accumulés aux niveaux national, régional et/ou international dans les domaines suivants : (i) évaluation des programmes/projets de développement ou de politiques publiques ; (ii) analyse institutionnelle, (iii) gestion de projets / programme selon la démarche « gestion axée sur des résultats ».

Notation de l'offre technique (70 points)

• Expérience au niveau national, régional et/ou international dans les domaines suivants : (i) évaluation des programmes/projets de développement ou de politiques publiques; (ii) analyse institutionnelle, (iii) gestion de projets / programme selon la démarche « gestion axée sur des résultats » (30 pts);
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et chronogramme/planning de la mission (40 pts).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Consultant Individuel pour l’évaluation à mi-parcours du projet d’appui à la gestion du développement et de l’aide, volet 1 du programme d’appui institutionnel phase 2 à l’Etat Togolais » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.