Background

Le Mali est un Etat fragile qui émerge progressivement d’une grave crise sécuritaire, politique, sociale et, économique. Après des élections présidentielle et législative (en aout et novembre 2013) qui se sont tenues grâce aux efforts conjoints des Nations Unies et de la Communauté internationale, le Mali fait face au triple défi de la réconciliation, de la reconstruction et de la consolidation de la paix.
Pour rappel, la crise survenue en janvier 2012 a engendré des déplacements massifs de population (environ 500 000 déplacés et réfugiés en 2013), des violations massives des droits de l’Homme, des pillages et des saccages des infrastructures publiques, en particulier lors de l’occupation des régions du nord par les groupes armés (ANSAR DINE, MUJAO, AQMI, MNLA).

Pour accélérer la sortie de crise, le Gouvernement malien a adopté un Plan d’Action Prioritaire visant à répondre aux besoins pressants des populations, tout en engageant un vaste mouvement de réforme des secteurs de la gouvernance locale, de la sécurité et de l’économie.
Dans cette configuration évolutive, le PNUD s’est positionné en partenaire clé des autorités en initiant plusieurs programmes visant à accompagner les efforts de stabilisation et de consolidation de la paix. La mise en œuvre des  programmes d’Appui à la Restauration de l’autorité de l’Etat et à la consolidation de la paix, d’Appui au redéploiement de l’Administration et d’accès à la justice, et du Programme conjoint Jeunesse et Résilience apportent une réponse coordonnée  aux multiples défis relatifs au développement équitable de toutes les régions du Mali.

Bien que subsistent des risques sécuritaires, le Programme des Nations Unies pour le Développement continue de renforcer son positionnement dans le Nord, avec pour principal objectif d’apporter une assistance cohérente et efficace au Gouvernement et aux populations.
Le (la) Associée des Achats sera recruté aura la lourde tâche de veiller à résoudre des questions complexes liées au procurement et pour un échange d’informations.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Analyste RH et Administration, l’Associé aux Achats effectuera les taches suivantes:

• L’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix;
•  Interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats;
•  Contribuer de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD;
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets du bureau, et avec le personnel du siège du PNUD concerné pour résoudre des questions complexes liées au procurement et pour un échange d’informations;
• Organisation du processus d’acquisition;
• Opérationnalisation de la stratégie sur la délocalisation et celle des outils d’achat en ligne;
• Organisation des services logistiques;
• Renforcement de capacités et partage des connaissances;
• Elaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des recrutements de consultants individuels.

Organisation du processus d'acquisition:

• Support au projet dans l’élaboration des plans d’achat pour le bureau et le contrôle de leur opérationnalisation;
• L'organisation des processus d'achat y compris la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des cotations, des offres ou des propositions, leur évaluation, les négociations de certaines conditions de contrats conformes aux règles, règlements, politiques et stratégies des NU/PNUD;
• La préparation des bons de commande et des contrats dans et hors ATLAS, le renouvellement des bons de commande pour des contrats de services;
• Soumissions des contrats aux Comité CAP et ACP;
• Les corrections des bons de commande effectuées à temps par rapport aux erreurs de budget et aux autres problèmes;
• La présentation des informations sur les achats dans le bureau.

Opérationnalisation de stratégie sur la délocalisation et celle des outils d’achat en ligne:

• Procéder à une cartographie du processus des achats;
• Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct;
• La mise à jour de la liste des fournisseurs et la mise en place d’un système de sélection et d’évaluation des fournisseurs;
• La mise en œuvre effective de l’achat en ligne (E-procurement/E-requisition) dans tous les achats effectués par le bureau.

Organisation des services logistiques:

Support aux missions des projets

• Préparation des bons de commande, les expéditions, l'entretien des véhicules, l’organisation des conférences.

Renforcement des capacités et partage des connaissances:

• En cas d’engagement, le candidat devra s’engager à passer la certification UNDP niveau 2 dans les trois mois qui suivent son début de contrat;
• L'organisation de formations sur les achats pour le personnel des opérations;
• La synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques sur les achats;
• Les contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Appui à l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des recrutemenst de consultants individuels pour atteindre les résultats suivants:

• Mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies du PNUD.

Mise en œuvre efficace du contrôle interne:

• Procéder à une cartographie du processus de recrutement des IC;
• Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct.

Délivrables attendus:

Les résultats clés ont un impact aussi bien sur l’exécution globale de services fournis par le projet et sur le succès de mise en oeuvre des stratégies et politiques de l’organisation relatives aux Achats. La bonne présentation des informations financières et contractuelles aux différents comités (CAP et ACP) contribuent à assurer un rapide avancement dans le traitement des dossiers et dans la fiabilité de la gestion des ressources du bureau par rapport aux auditeurs.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

• Gestion et Apprentissage de la Connaissance;
• Partager la connaissance et l’expérience;
• Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu;
• La capacité à fournir des services-conseils.

Développement et Efficacité Opérationnelle:

• La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la gestion des contrats, l'organisation et la conduite des procédures de recrutements des IC, l’établissement de rapports, de contrôle des services rendus;
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats; capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
• Une bonne connaissance des règles et procédures financiers.

Gestion et Leadership:

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau de fin d’études secondaires avec certificat dans les domaines de gestion ou économie ou équivalent avec une formation spécifique en techniques d’acquisition, administration publique;
• Certification ou formation en techniques de passation de marchés publics serait un atout.

Expérience:

• Avoir au moins 5 années d’expérience dans le domaine administratif et financier avec au minimum 3 ans d’expériences confirmées dans le domaine des achats ou gestion de contrats dans les entreprises de grande taille ou taille moyenne (+ de 50 salariés) exigées;
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance de l’utilisation des systèmes d’achat en ligne tableurs et des bases de données;
• Expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion en ligne;
• Expérience dans les organisations internationales (UN, UE, Banque Mondiale, BAD, etc….), ONG internationales, services publics est un atout.

Langue requis:

• Parfaite maîtrise du Français est requise (langue officielle et de travail du Mali);
• Bonne connaissance de l’Anglais (oral et écrit).