Background

Sous la supervision du DPA/O, le/la Spécialiste des Operations (Finances, Services Généraux, Achats des biens et services et TIC) performe avec autonomie et sert de conseiller à l'équipe de Direction sur les aspects de gestion et des opérations du bureau. II/elle est responsable de l'exécution effective des services financiers, administratifs, des achats et des TIC. Son rôle premier est de gérer et de coordonner les activités des opérations au quotidien, en assurant un fonctionnement cohérent des différentes unités sous sa supervision tout en contribuant à la redéfinition des systèmes existants pour prendre en compte les changements dans l'environnement opérationnel, comme requis. Le/la spécialiste des Operations promeut une collaboration orientée vers la satisfaction du client dans le respect des règles et procédures du bureau.

Le/la spécialiste des Operations supervise et dirige le personnel de l'unité des finances, des achats, des services généraux et des TIC et travaille en étroite collaboration avec l'équipe des autres unités des opérations, du programme et des projets, le personnel du siège, des autres agences du Système des Nations Unies et les officiels du gouvernement tout en assurant les performances du bureau dans les domaines de sa responsabilité.

Duties and Responsibilities

Sommaire des fonctions principales :

• Mettre en œuvre des stratégies du bureau dans les domaines de sa responsabilité;
• Gérer efficacement les services des finances, d'achat, services généraux et logistiques et supervision du personnel de ces unités;
• Contribuer à l'organisation et à la gestion des services communs et établir un partenariat avec les agences des NU;
• Assurer la gestion prévisionnelle et la supervision de l’équipe de TIC.

Fonction / Résultats attendus:

Mettre en œuvre des stratégies du bureau afin d'obtenir les résultats suivants:

• S’assurer de la conformité des opérations avec les règles, les procédures et les politiques de mise en œuvre et de stratégies de base du PNUD et des Nations Unies;
• Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles, établissement des cibles de gestion et suivi de l'atteinte des résultats dans les domaines des finances, achats des biens et services, des services généraux et des TIC;
• Etablir les arrangements de collaboration avec les partenaires potentiels, un système de gestion des relations avec les clients en vue de la mobilisation des ressources et de partenariats opérationnels appropriés;
• Veiller au respect de procédures standard opérationnelles internes dans les domaines des Finances, des Services Généraux, des achats et logistiques et des TIC;
• Faire un suivi régulier et analyser l'environnement de travail, en s'assurant d'un réajustement à temps des opérations, des conseils sur les considérations juridiques et évaluer les risques des domaines de sa responsabilité;
• Développer et partager les connaissances relatives à la gestion et aux opérations du bureau, organiser des formations dans le domaine des opérations, les synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques et contribution effective aux réseaux des connaissances et aux communautés des pratiques.

Gérer efficacement les services des finances, d'achat, services généraux et logistiques et supervision du personnel de ces unités:

• Assurer une bonne planification des activités des finances, le suivi régulier des dépenses, de l’audit des ressources financières y compris les recettes extrabudgétaires conformément aux règles et règlement du PNUD;
• Veiller à la bonne gestion des contributions et à leur comptabilisation afin de s’assurer que les sommes dues au PNUD soient correctement identifiées, cohérentes et uniformes par rapport aux normes financières du PNUD en veillant aux pièces justificatives afférentes;
• Elaborer une stratégie de contractualisation du bureau, y compris les processus d'appel d'offres et d'évaluation des offres, en assurant la gestion du contrat et du contractant ainsi que les implications légales y afférentes;
• Contrôler le déroulement des processus des services d'achat et de logistique conformément aux règles et procédures du PNUD;
• Assumer la fonction de gestionnaire de niveau 2 dans ATLAS pour les approbations des dépenses du bureau;
• Organiser le mécanisme de recouvrement des couts pour les différents services rendus aux projets et Agences du Système des Nations Unies;
• Superviser la gestion de la trésorerie y compris la gestion de la liquidité, faire des recommandations pour l’octroi des avances, évaluer les risques, gérer les relations bancaires et veiller à la régularité et effectivité du rapprochement bancaire et toutes transactions bancaires selon les règles du PNUD en la matière;
• Procéder au suivi des rapports d’exceptions financières en recherchant les anomalies et fournir les explications y relatives au Bureau et au Siège en cas de nécessité;
• Etre signataire des comptes du PNUD;
• Veiller à ce que les transactions financières soient traitées et enregistrées conformément aux normes IPSAS;
• Veiller à la conformité du bureau avec les règles et règlements sur le terrain, et élaboration des stratégies d'acquisitions y compris la stratégie de détermination des sources de contractualisation, sélection et évaluation des fournisseurs, gestion de la qualité, gestion des relations avec le client, promotion et introduction de l'acquisition électronique et contrôle de sa mise en œuvre;
• Performer comme Manager de Niveau 2 dans Atlas pour le processus d’approvisionnement et des achats puis élaborer une stratégie de gestion des contrats, y compris le processus d’évaluation des appels d’offres et des implications juridiques y relatives;
• Gérer de manière appropriée les biens du bureau, installations et services logistiques, y compris le respect des normes IPSAS dans la comptabilisation des acquisitions des actifs du bureau, leur utilisation, et retrait du patrimoine du bureau;
• Coordonner les activités de vérification physique des actifs (Assets) et des inventaires du bureau et des Projets;
• Approuver les opérations sur la plateforme du DMS.

Organisation et gestion appropriée des services Communs et établissement d'un partenariat avec les agences des Nations Unies, en se focalisant sur:

• Contribuer à la mise en place d'une approche stratégique pour mettre en œuvre les services communs en ligne avec les derniers développements en matière de services communs et des meilleures pratiques dans ce domaine;
• Identifier, faire le plaidoyer auprès des Agences des NU, maintenir un système de coordination en vue d'assurer l'intégration des activités des services communs et la mise en place de la réforme des NU;
• Faire une planification adéquate et "tracking" des budgets des services communs et des contributions des agences sur le compte des services communs;
• Participer au sous-comité d'Administration en regroupant les chargés d'administration des Agences du Système des Nations Unies;
• Etudier les rendements d'échelle dans la mise en œuvre de services communs et leur évaluation en vue de faire des réajustements si nécessaire.

Assurer la gestion prévisionnelle et la supervision de l’équipe de TIC en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:

• Utilisation des fonctionnalités ERP en vue d’améliorer les résultats du Bureau et des services aux clients;
• Identification des opportunités et méthodes de transformer les processus de travail en des systèmes de base sur le web en vue de performer sur les questions d'efficacité et de redevabilité;
• Maintenance d'un environnement d'infrastructure sûre et fiable pour les TIC et une adéquate planification pour les désastres et les recouvrements;
• Identification et promotion des systèmes et applications différents pour une gestion optimale, partage des connaissances, fourniture d'informations et apprentissage incluant le e-registry, le système de gestion du bureau basée sur le web;
• Elaboration et mise en œuvre d'une stratégie du bureau pour la planification, la gestion, l'utilisation et l'entretien des appareils informatiques;
• Supervision et suivi des actions de mise en œuvre de la stratégie de formation du personnel du bureau en TIC.

Competencies

Compétences fonctionnelles:

Création de partenariats stratégiques

• Identification et création des partenariats;
• Contribue de façon effective à créer des réseaux avec les partenaires en saisissant les opportunités de construire des alliances stratégiques pertinentes au mandat du PNUD;
• Identifie les besoins et les interventions en matière de développement de capacités de la contrepartie, des clients et des partenaires éventuels;
• Fait preuve d'initiative, se donne des défis en matière de résultats pour lui-même ou elle-même et accepte volontiers des nouvelles responsabilités.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances:

• Développement des outils et des mécanismes;
• Participe au développement des mécanismes, incluant l'identification de nouvelles approches pour promouvoir l'apprentissage et le partage de connaissances individuel et organisationnel en ayant recours aux méthodes formelles et informelles.

Connaissances professionnelles / Expertise technique:

• Connaissances approfondies du secteur;
• Comprend les aspects complexes du secteur de sa spécialisation aussi bien que les concepts fondamentaux des différents domaines (finances, achats des biens et services, services généraux et TIC);
• Continue de chercher des méthodes et systèmes nouveaux pour améliorer le travail des unités sous sa supervision;
• Se tient informé des nouveaux développements dans les différents domaines professionnelle sous sa supervision et de la connaissance de son travail et prend des initiatives pour l'apprentissage professionnel;
• Démontre une connaissance approfondie des technologies de l'information et les applique dans son travail quotidien.

Promotion du changement et du développement organisationnel:

• Appui aux collègues pour leur adaptation au changement;
• Effectue des analyses appropriées du processus de travail et participe à leur redéfinition en vue d'établir des normes claires.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:

• Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion;
• Fait des recommandations sur la mise en œuvre des systèmes au niveau des différentes unités;
• Identifie et recommande des mesures correctives en vue de remédier aux problèmes de conception ou de mise en œuvre des systèmes.

Orientation vers le client:

• Contribution aux effets positifs pour la satisfaction des clients;
• Anticipe les besoins des clients;
• Crée un environnement propice pour une relation aisée entre les clients et les fournisseurs de services;
• Fait preuve de compréhension envers les perspectives des clients;
• Sollicite un feedback sur la fourniture et la qualité des services rendus par les différentes unités sous sa supervision.

Promotion de la recevabilité et gestion axée sur les résultats:

• Intrants pour l'élaboration des normes et des politiques;
• Fournit des intrants pour l'élaboration des normes de l'organisation en ce qui concerne la recevabilité.

Compétences générales:

• Renforce les compétences du personnel en créant un environnement propice à la créativité et à l'innovation;
• Crée et promeut des équipes efficaces;
• Crée et promeut un environnement propice à la communication;
• Crée une organisation émotionnellement intelligente;
• Gère les conflits dans l'intérêt du PNUD et met en place des normes;
• Partage les connaissances au niveau de l'organisation et construit une culture de partage de connaissances et d'apprentissage;
• Promouvoir la gestion/le partage de connaissances et l'apprentissage;
• Prise de décision juste et transparente;
• Prise de risque calculée sur la base d'informations pertinentes.

Required Skills and Experience

Education:

• Maîtrise en Administration des affaires, Administration publique, des finances, de l’économie ou dans d’autres domaines pertinents;
• Certification en Prince2, e-procurement, finances, IPSAS.

Experience:

• 5 ans d'expérience professionnelle au niveau national ou international avec une solide connaissance dans les domaines financiers et gestion des ressources humaines, de l'approvisionnement, de la technologie de l'information, de la communication et de l'administration générale;
• Une maîtrise des systèmes informatiques (traitement de textes, tableurs et logiciels de base de données) pour préparer et élaborer des rapports complexes;
• Expertise comptable ou d’auditeur confirmé un avantage distinctif;
• Etre en mesure d’assimiler les outils de travail internes au PNUD.

Langue:

• Maîtrise du français et de l'anglais;
• La connaissance de l’arabe un atout.

NB:

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.