Background

Le Gouvernement a entrepris ces dernières années de grands chantiers de réformes afin de promouvoir le développement économique et social du pays. Cet immense défi requière une importante mobilisation de ressources. Ainsi, dans le souci de mobiliser davantage de ressources pour relever ledit défi, les plus hautes autorités se sont engagées à travailler pour l’éligibilité du Togo au programme Millennium Challenge Account (MCA).

En effet, l’évaluation des performances d’un pays par MCC pour l’éligibilité au MCA est essentiellement basée sur les rapports produits par des organisations indépendantes, les organisations du système des Nations-Unies, les institutions de Bretton Woods, etc. A l’analyse, il s’est révélé que ces organisations n’ont pas toujours la bonne information à bonne date ou n’intègrent pas dans leurs rapports les progrès récents réalisés par le pays.

Ainsi, afin de créer les conditions de satisfaction des indicateurs d’éligibilité au Millennium Challenge Account, le Gouvernement togolais a engagé plusieurs actions. On note entre autres la mise en place et la formation des comités sectoriels chargés du suivi des indicateurs, l’atelier à l’attention de la société civile et du secteur privé, le séminaire gouvernemental sur la thématique, la prise de deux décrets, notamment le décret portant création de la cellule MCA-Togo et le décret portant nomination du Coordonnateur National de la Cellule MCA, les travaux techniques d’élaboration des notes conceptuelles transmises aux partenaires, etc.

En vue de permettre à la Cellule MCA de mieux communiquer et de rendre visible et accessible en temps réel les actions/réformes réalisées par le Togo, il s’avère nécessaire de la doter d’un site web.

Objectifs de la création d’un site web au profit de la Cellule MCA

L’Objectif  de la création du site web est de permettre à la Cellule MCA-Togo de mieux communiquer et de rendre visible et accessible en temps réel, les actions/réformes réalisées par le Togo. 
 
Il s’agit pour cette mission, de concevoir et réaliser un site web pour la cellule MCA-Togo. Pour cela, l’arborescence (architecture) du site devra être attractive. Il faut des pages  donnant une ambiance graphique moderne et dynamique pour un site laissant une large place au visuel, à savoir les images et photos relatives aux activités de la cellule. Il s’agira d’opter pour une démarche évolutive dont l’objectif est de permettre l’intégration des visuels et des messages spécifiques, en fonction de l’actualité pertinente et des priorités. L’interface doit être claire et l’ergonomie moderne pour s’assurer de l’accessibilité des cibles au site.

Duties and Responsibilities

La conception et la réalisation du site web devraient inclure les tâches suivantes:

• Collecte et analyse des besoins;
• Conception et maquettage de la solution;
• Proposition et validation des propositions techniques et logistiques (Choix du CMS open source, bases de données, plate forme, charte graphique, plate forme d’hébergement  etc..);
• Développement et réalisation du site suivi de test;
• Mise en ligne et référencement;
• formation des acteurs;
• Maintenance et suivi.

Résultats attendus de la mission

Les résultats attendus sont les suivants:

• Des informations pour l'intégration du contenu du site web sont collectées;
• La maquette du site avec 3 prototypes est réalisée et validée avec un choix;
• Les propositions techniques et logistiques du consultants sont réalisées et sont validées;
• La conception graphique du site web est réalisée et validée;
• Le site web est réalisé conformément aux spécifications;
• L’hébergement du site est assuré;
• Le site web est référencé;
• Le code source est disponible;
• Les documents techniques sont disponibles (conception, exploitation, maintenance, support de formation);
• La formation de l’équipe des éditeurs et des administrateurs est réalisée;
• La maintenance et le suivi sont réalisés pendant au moins 3 mois.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook).

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme universitaire de niveau minimum  Bac + 3 dans le domaine des TIC.

Expérience:

• Avoir une expérience des 3 dernières années dans le développement de sites et portails Web avec au moins 3 projets déployés
• Etre spécialisé dans les domaines de développement de logiciels orientés Web.

Langue:

• Parfaite maîtrise du français; et
• Connaissance de l’anglais.

Durée de la mission:

Les délais fixés pour la mise en œuvre sont fixés à deux  (02) mois (hors délais de validation par les services concernés).
Le fournisseur doit proposer un planning détaillé d’implantation et de mise en œuvre ainsi qu’un chronogramme par phase et par intervenant.
La cellule  mettra à la disposition du Consultant toutes les informations et les contacts disponibles nécessaires à l’accomplissement de la mission.

Le Consultant retenu travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe projet de la cellule sous la supervision du coordonnateur.

Les attentes de la Cellule MCA-Togo

Il est attendu de ce site web les résultats ci-après:

• Une communication est régulièrement effectuée sur la mise en œuvre des réformes/actions;
• L’Agence MCC et les Institutions indépendantes chargées de la collecte de données ont accès en temps réel aux réformes/actions réalisées;
• La collecte des informations/données auprès des ministères et institutions est rendu facile.

Bénéficiaires du matériel

Le site web est créé en faveur de la Cellule MCA-Togo.

Lieu de logement du site:

Locaux de la « Cellule MCA – Togo ».

Orientation sur la création du site

Fonctionnalités du site

Le site s'articulera autour de deux parties principales:

• Une partie « front office » orientée publique; et
• Une partie « back office » comme espace privé.

La partie publique du site web devra présenter des informations d'ordre général et informatif. Elle sera un espace de travail privilégié pour les internautes.

La partie privée sera structurée comme un espace de travail collaboratif personnalisé, où seule la coordination pourra avoir accès pour ses échanges avec ses partenaires.

Ergonomie et éléments graphiques de base

En ce qui concerne la façon dont le site web se présentera, il faut noter que la page d’accueil doit faire l’objet d’une présentation attractive et particulièrement soignée avec le logo de la cellule MCA-Togo et les armoiries de la république togolaise. Ladite page devra disposer d’un espace dynamique qui affichera les actualités, les alertes, etc. La page d’accueil inclura, comme chaque page du site, des possibilités d’accès direct aux pages suivantes. Le soumissionnaire devra prévoir un moteur de recherche accessible sur toutes les pages du site, une rubrique contacts, indiquant les coordonnées de la cellule ainsi que des liens pour accéder aux comptes sociaux, dont la charge de la création incombe également au soumissionnaire.

La ligne graphique et de l’ergonomie du site doivent être conforment à la charte graphique en vigueur dans le cadre de la refonte de l’écosystème digital du Togo. Toutefois, cette ligne doit respecter  certaines exigences notamment:

• Le site doit être à la fois léger, bien organisé et très attractif;
• L’habillage graphique doit tenir compte de l’aspect institutionnel du site;
• Les différents services et fonctions proposés sur le site (recherche rapide, abonnement, plan du site, fonction d’impression) à prendre en compte doivent être accessibles aux internautes depuis toutes les pages;
• La liste des différentes rubriques doit également s’afficher sur toutes les pages avec pour principe que le passage de la souris sur les titres des rubriques affiche un menu déroulant permettant de découvrir les sous-rubriques;
• Le logo de la cellule et l’armoirie du Togo doivent être présent sur toutes les pages;
• Les liens utiles doivent également s’afficher sur toutes les pages.

L’optimisation de la page d’accueil pour afficher l’essentiel des informations est recherchée. En somme un équilibre entre l’esthétique et l’ergonomie est souhaité. Il faudra intégrer de nouvelles fonctionnalités au présent site pour être à l’affût de nouvelles technologies telles que :

Flux RSS
Le flux RSS est certainement une des fonctionnalités les plus utiles sur Internet pour permettre de s’abonner afin de recevoir les mises à jour du site.

Fonction mobile
Intégrer une interface mobile sur le site pour favoriser la navigation sur les interfaces mobiles

Médias sociaux
Intégrer des boutons des médias sociaux majeurs (Facebook, tweeter etc..) pour d’une part permettre aux internautes de partager le contenu des pages et d’autres part, d’avoir accès aux publications de de la cellule  sur ces médias.
Outre cette fonction, le prestataire est invité à proposer des outils qui permettront d’intégrer davantage de médias sociaux dans le site.

Module flexible pour l’ajout de formulaire en ligne
Permettre la création au besoin de formulaires sur mesure pour récolter des données avec la possibilité pour les répondants de s’abonner d’office aux services du site.

Statistiques d’accès au site
Quel que soit la plateforme  d’hébergement du site, il est souhaité que le système de gestion du contenu offre une fonction d'analyse complète d'audience du site qui présenterait les données sur la fréquentation du site, de ces pages et la provenance des visiteurs, etc.

Méthodologie

Phase I : Collecte et analyse des besoins
Le soumissionnaire devra collecter les informations nécessaires auprès de l’équipe de la coordination de la cellule MCA-Togo et éventuellement auprès des comités sectoriels et des partenaires afin de rassembler tous les éléments du contexte et de l’orientation stratégique qui vont guider les choix relatifs au projet et à la démarche méthodologique.

Le soumissionnaire devra à cet effet:

• Planifier et organiser des réunions avec la coordination de la cellule afin de procéder à l'identification de leurs besoins en ce qui concerne l’exécution de ce projet. Pour ce faire, le soumissionnaire devra clarifier les besoins et les traduire en spécifications techniques (en termes de technologie à choisir pour atteindre une certaine performance du site web, et de frais ultérieures, etc.);
• Intégrer la planification globale du projet pour les diverses solutions techniques possibles et adaptées dans le cadre du projet aussi bien dans la phase de réalisation que dans la phase opérationnelle;
• Prendre en compte : le public cible auquel le site doit s’adresser, les types d’information et de services pour les parties publiques et privées, les actions de marketing devant accompagner le projet etc.

Tout ce processus sera réalisé sous le contrôle de la coordination de la cellule qui demandera au soumissionnaire d’opérer les aménagements nécessaires par rapport au plan préétabli.

Phase II : Conception et maquettage de la solution
Cette phase se  matérialisera par la réalisation de maquettes comportant au moins 3 prototypes qui seront soumis à l’équipe du projet pour le choix et la validation d’une maquette.
Cette phase démarre par un inventaire des ressources disponibles collectées auprès de la coordination de la cellule MCA-Togo.
Pour ce faire, le soumissionnaire devra notamment, présenter le projet d'architecture (plan du site accessible en ligne via une URL en local). Cette étape devra recevoir l’aval de la coordination de la cellule pour la poursuite du processus.

Phase III : Proposition et validation des propositions techniques et logistiques
Au cours de cette phase, le consultant présentera à l’équipe de projet des benchmarks des différentes possibilités techniques et logiques pour un choix justifié dans différents domaines notamment:

• Les CMS open source;
• Les moteurs de bases de données open source;
• La charte graphique;
• La plate forme d’hébergement;
• L’URL;
• Le nom de domaine etc.

Phase IV : Développement du site web

Le soumissionnaire, au cours de cette phase, devra mettre en œuvre les principaux axes de développement du site en prenant en compte des ressources matérielles et logicielles disponibles et, en utilisant la technologie la plus adaptée.

Le soumissionnaire devra réaliser les actions suivantes:

• L’insertion du logo;
• La mise en œuvre de la charte graphique;
• L'installation du site sur la machine.

Phase V : Mise en ligne et référencement
A l'issue de la phase de développement et, après validation par la coordination de la cellule, du nom de domaine ainsi que sa réservation et les formalités y afférentes, le soumissionnaire assurera l'installation définitive du site web chez l'hébergeur choisi par  la cellule.   Il assurera le  référencement du site.

Le soumissionnaire devra s'assurer que la recette du site web est conforme aux standards et procédures validés ainsi que les structures opérationnelles de gestion.

Phase VI : Formation des acteurs
Au terme de l’élaboration et la mise en ligne du site, le consultant aura à assurer la formation de deux membres du staff de la coordination de la cellule en vue à la gestion et à la mise à jour du site web du Réseau.  L’objectif de cette formation est que ces deux personnes deviennent autonomes pour la mise à jour du futur site web.

La formation sera assurée dans les locaux de la cellule, pour une durée de deux mois. Cette  formation prendra en compte l’utilisation de l’outil, l’écriture et l’accessibilité dans le but de permettre l’administration du site des points de vue technique et éditorial. A l’issue de la formation, les personnes formées seront à même de mettre à jour le contenu du site, et éventuellement, de créer d’autres sites web.

Maintenance et suivi
Le consultant assumera un suivi et une maintenance du site au moins pendant 3 mois à la fin de la mise en ligne.

Les livrables de la mission
Une  liste, non exhaustive  des livrables à fournir lors de l’implémentation du projet est présentée dans le tableau ci-après. Le consultant pourra la compléter éventuellement et ce conformément à sa méthodologie de travail proposée

• Phase 1 : Etude de l’existant collecte et analyse des besoins.

L1-Rapport de l’étude, de la collecte des données et de définition des orientations stratégiques

• Phase 2: Conception et validation de la maquette du site et architecture technique.

L2-Rapport de la conception et de présentation de maquettes (incluant trois maquettes fonctionnelles)

• Phase 3: proposition et validation des solutions techniques, logistiques.

L3- Benchmark pour le choix du CMS.
L4-Charte graphique & Charte éditoriale.

• Phase 4 : Réalisation du Site et test.

L5-Manuel d’installation, de paramétrage et d’utilisation du CMS.
L6-Dossier technique de la conception détaillée.
L7-Rapport détaillé des tests.

• Phase 5: Mise en ligne et référencement.

L9-Etat du référencement.
L10-Manuels d’administration des outils du back office.
L11-Manuels d’utilisation et de mise à jour du front office.

• Phase 6: Formations.

L12- Rapports des formations.

• Phase 7 : Maintenance et suivi.

L13- Rapport de suivi et maintenance.

Le Fournisseur est tenue de fournir chaque livrable en  version papier et en  un (01) exemplaire en version numérique.

Tous les livrables seront fournis en langue française. Ils ne seront considérés réceptionnés que s’ils sont validés et approuvés
La  validation des rapports établis par le titulaire du marché interviendra dans un délai de quinze (15) jours ouvrables au maximum à partir de leur remise. Passé ce délai, le Consultant peut considérer de plein droit que les documents remis ne suscitent aucun commentaire de la part de la commission de validation du projet et que par conséquent ils sont validés par cette dernière.

Formation et transfert de compétence

Mise à part les tâches  conception, de réalisation et d’installation, le consultant est tenu d’assurer une prestation de formation permettant le transfert de compétence vers les équipes du projet, à savoir:

• L’équipe éditoriale (réseau des rédacteurs/éditeurs, soit 03 personnes);
• L’équipe des administrateurs du CMS et du back office du site (soit 03 personnes).

Le projet vise à faire évoluer ses besoins en gardant une large autonomie dans la création et la gestion du contenu publié. Suite à cette formation, les équipes internes devront être capables d’assurer la maîtrise de tous les aspects fonctionnels et techniques des outils mis en place (administration, paramétrage, utilisation, mise à jour, intégration des extensions, sécurité, etc.. .).

Les thèmes de formation préconisés pour l’équipe éditoriale

• Introduction aux sites web dynamiques et présentation détaillée du site;
• Présentation détaillée du CMS Open source:
• Création de contenu;
• Gestion de contenu;
• Publication de documents;
• Charte photos et retouches d’image;
• La maintenance du site et la mise à jour du contenu;
• La mise à jour de la base de données et l’import export des données;
• L’utilisation des extensions;
• Introduction à la programmation spécifique du CMS Open Source.

Les thèmes de formation préconisés pour les administrateurs:

• Introduction aux sites web dynamiques et présentation détaillée du site;
• Présentation du CMS Open Source : Création de contenu, Gestion de contenu, Publication de documents;
• La mise à jour de la base de données et l’import-export des données;
• La gestion des utilisateurs et les sécurités d’accès au contenu;
• La sauvegarde et la restauration du site;
• La mise à jour du CMS Open Source et l’intégration des extensions;
• Introduction de la programmation spécifique du CMS Open Source.

Le consultant, pour l’atteinte des objectifs du projet, peut proposer en fonction du niveau de l’équipe éditorial et des administrateurs, un enrichissement de ces thèmes tout en indiquant la durée pour chaque session de formation. La durée de formation de chaque équipe ne devra pas dépasser 60 heures.

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

• Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)

Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

• Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en F CFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.
Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).

L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.

Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire de niveau minimum  Bac + 3 dans le domaine des TIC;
• Etre spécialisés dans les domaines de développement de logiciels orientés Web;
• Avoir durant les 3 dernières années une expérience dans le développement de sites et portails Web avec au moins 3 projets déployés.

Notation de l'offre technique (70 points)

• Expérience professionnelle avérée et reconnue dans le développement de sites et portails Web (20 points);
• Expérience spécialisé dans les domaines de développement de logiciels orientés Web (20 points);
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 points).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Consultant pour la création d’un site web pour la Cellule MCA-Togo » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.