UNDP Jobs - 50327- Republication - Assistant (e) Directeur Pays

Republication - Assistant (e) Directeur Pays

Location :

Dakar, SENEGAL

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

Application Deadline :

19-Mar-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-6

Duration of Initial Contract :

Un an

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Les Candidats qui avaient déjà appliqué n'ont pas besoin de postuler à nouveau.

Contexte organisationnel

Sous la supervision directe du Directeur Pays, l'Assistant (e) assure le fonctionnement efficace du Bureau du DP, la pleine confidentialité dans tous les aspects de ses attributions, le respect des procédures, la gestion des flux d’information et le suivi des dossiers et des engagements pris.

L’Assistant (e) occupe une position charnière au sein du bureau du PNUD. La discrétion et la loyauté sont des qualités essentielles pour accomplir les tâches décrites ci-dessous.

Duties and Responsibilities

Fonctions / Résultats escomptés

Résumé des Fonctions Clés:

Fonctionnement efficace et efficient du bureau du Directeur Pays

Appui à la gestion et la mise en œuvre du Programme de pays;
Appui à la fonction assurance qualité, au suivi évaluation du Programme et à la gestion des performances du Bureau
Appui à la mobilisation des ressources et au développement du partenariat;
Appui au fonctionnement efficace et efficient du Bureau du Directeur Pays Adjoint/Opérations pour l’atteinte des résultats suivants
Appui administratif et logistique à la gestion quotidienne du Bureau du DP, en particulier pour la rédaction des courriers et messages officiels et internes du DP, gestion de l’agenda et interface avec les partenaires extérieurs;
Filtrage des communications, vérification du contenu des parapheurs de correspondances à la signature (présentation du courrier selon les normes du PNUD, pièces jointes) et retour pour envoi aux autres membres de l'équipe;
Gestion efficace et discrète de l'organisation des réunions : Programme, Programme/Operations, et autres ; Rédaction et préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous, les réunions et missions du DP (avis de réunion, ordre de jour et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace; et rédaction des procès verbaux);
Suivi des dossiers et rappel des engagements du personnel ciblé, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions. Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents.

Appui à la gestion et la mise en œuvre du Programme de pays

Collecte, analyse et présentation des documents pour la formulation de cadres de planifications et de programmation du Bureau: CCA, UNDAF, CPD, CPAP, document de projet;
Suivi des cibles et du reporting au niveau de la plateforme et Atlas et application effective des outils GAR ;
Appui administratif et logistique aux groupes thématiques inter-agences pour les réunions de coordination inter-agences (secrétariat, rédaction ordre du jour et rapport de synthèse);
Suivi des recommandations et conclusions des réunions du Programme et le lien avec les Team Leaders et PMSU pour le suivi de la mise en œuvre des projets.

Appui efficace à l’Assurance qualité, au Suivi Evaluation et à la gestion des performances:

Appui à la mise en application des directives/des procédures sur l'exécution de projet conformément aux procédures et politiques du programme et des opérations (POPP), et à la conformité au NIM, DIM;
Participation à la planification et à la conduite des pré-audits des différentes composantes du programme et du bureau;
Suivi de la mise à en œuvre des recommandations des missions d’évaluation des projets/programme;
Vérification périodique des tableaux de bord, BID, BSC et suivi avec les Unités et les Projets pour assurer l’amélioration des indicateurs de gestion des projets et programme

Appui à la mobilisation des ressources et au développement du partenariat:

Administration de la base des données de donateurs;
Suivi et information sur le processus de mobilisation des ressources;
S’assurer que les rapports techniques et financiers sont soumis aux bailleurs dans les délais.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur la réussite de la mise en œuvre des stratégies du programme et sur l’efficacité et la performance globale du bureau du PNUD. L’analyse précise, la saisie des données et la présentation d'informations assurent la mise en œuvre efficace du programme et renforcent la capacité du bureau de pays, l’image et le positionnement du PNUD en tant que partenaire clé au développement du pays. La propre initiative du fonctionnaire est décisive dans les résultats du travail d'équipe.

Competencies

Compétences et facteurs clés de succès

Compétences fonctionnelles:

Programme de Development et Gestion Basée sur Les Résultats

Contribution aux résultas à travers la fourniture d'information;
Fournir les informations et la documentation sur les étapes de mise en oeuvre des projets et programmes en place.

Batir des partenaires stragégiques

Maintenir les informations et les bases de données;
Maintenir les informations et les bases de données des bailleurs de fonds;
Traquer et faire le rapports sur les ressources mobilisées.

Connaissances du travail/Expertises techniques

Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures;
Comprendre les principaux procédés et méthodes de travail relatifs au poste;
Posséde ldes connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de manière cohérente dans les responsabilités assignées.

Orientation cilent

Entretenir de bonnes relations avec les clients;
Rapports aux clients internes et externes de manière opportune et appropriée;
Organiser et prioritiser les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients dans les délais.

Compétences de base:

Respect et sauvegarde les valeurs d' éthiques et d'intégrité;
Démonstration d'une bonne connaissance de l'entreprise et d'un bon jugement;
Sens de l'initiative de l'auto-développement;
Avoir l'esprit d'équipe et faciliter le travail de groupe;
Créer des synergies grâce à l'auto-contrôle.

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme d'Etudes secondaires (BAC.);
Diplome (BAC + 3), de préférence Licence en Gestion ou Administration Publique, Economie, Sciences Politiques serait souhaitable mais pas exigé;
Formation et certificat Prince2, RMG.

Expérience:

6 ans d'expérience appropriée en administration ou en services d’appui à un programme;
Bonne utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.);
Bonne utilisation de l'internet.

Langues requises:

Bonne maîtrise du Français; et
Bonne connaissance de l’Anglais.

Application:

Les candidatures ( lettre de motivation et formulaire P11) devront etre postés en ligne sur le site http://jobs.undp.org. Veuillez scanner tous les documents en un seul fichier sous format PDF à télécharger car le système n'accepte qu'un seul document.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.