Background

Le poste d’Associé (e) aux Achats  est localisé au Burundi à Bujumbura est sous la supervision directe de la Chargée des Opérations de l’UNFPA.

L’Associé(e) aux Achats contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du programme de coopération en assurant l’efficacité, l’efficience et de la transparence dans les processus d’acquisition de biens et services et l’exécution des processus et transactions en veillant au respect des règles et procédures de l’UNFPA.

Il/elle  travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des partenaires de mise en œuvre pour la fourniture de services de qualité.

Il/elle a une  approche axée sur les résultats et orientée vers la satisfaction des besoins du personnel et des partenaires.

Duties and Responsibilities

• Il/elle travailler en étroite collaboration avec l’Associée à l’Administration pour la préparation et la mise à jour du plan annuel des achats et en assure le suivi périodique pour s’assurer de sa mise en œuvre dans les délais;
• Il/elle prépare les demandes de cotation, de propositions et les appels d’offres pour l’acquisition de matériel et/ou de services conformément aux procédures de l’UNFPA;
• Il/elle collecte les factures pro forma/offres pour l’acquisition des biens et services locaux et les soumettre à l’analyse du comité interne des achats et en assure le secrétariat;
• Il/elle saisit les données, les transactions dans ATLAS (Bons de commande) pour appuyer la gestion financière et assure le suivi de ces transactions jusqu’au résultat final  en relation étroite avec les Associés Financiers.
• Il/elle effectue une réconciliation mensuelle des transactions financières (purchase orders) dans Atlas qu’il/elle a initié et prendre les mesures correctives appropriées;
• Il/elle établit et maintenir un système de classement des dossiers relatifs aux achats locaux  afin de faciliter à l’amélioration et efficacité du service des opérations;
• Il/elle prépare les dossiers d’appel à manifestation d’intérêt et les appels d’offres pour les accords à long terme;
• Il/elle assure le classement des dossiers relatifs aux LTA disponibles;
• Il/elle fait le suivi des paiements des factures des fournisseurs locaux et prépare les fonds de dossiers des factures présentées pour paiement;
• Il/elle élabore la situation des achats locaux et la présente aux réunions des opérations/programme et pour les besoins du Management;
• Il/elle met à jour hebdomadairement l’outil de suivi des commandes, des facturations et paiements et le partage sur Google drive.
• Il/elle fait le suivi des bons de commande manuels établis à titre exceptionnel et s’assure qu’ils sont convertis sans délais en bons Atlas pour les paiements;
•  Il/elle participe à la préparation de l’audit du Bureau et des PTA, en collaboration et met en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs en ce qui le/la concerne;
• Il/elle appui la logistique des réunions/séminaires-ateliers dans la sélection des fournisseurs pour la réservation des salles, restauration et la disponibilisation d’autres matériels  nécessaires;
• Il/elle exécute toute autre tâche relevant de son domaine de compétence et confié par son superviseur.

Competencies

Valeurs

• Etre un modèle;
• Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies;
• Etre ouvert à la diversité culturelle;
• Etre ouvert au changement.

Compétences de base

• Atteindre les résultats ;
• Avoir le sens des responsabilités;
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle;
• Mener une réflexion stratégique et analytique;
• Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations;
• Communiquer pour l’impact.

Compétences Fonctionnelles

• Apporter un soutien logistique;
• Fournir des services d’approvisionnement;
• Gérer les documents, la correspondance et les rapports;
• Gérer les flux d’information et de travail;
• Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois;
• Contribuer à l’analyse des données financières.

Required Skills and Experience

Education: 

• Diplôme de fin d’études secondaires;
• Une formation en gestion des achats, approvisionnement est un avantage;
• Un diplôme universitaire dans le domaine approprié est un atout.

Expérience:

• Six (6) années d’expérience professionnelle de dans le domaine approprié;
• Connaissance du système douanier et fiscal du Burundi;
• Expérience dans  une organisation internationale constitue un atout;
• Expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue un avantage;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet).

Langues requises:

• Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais.

Autres informations relatives au poste:

• Processus de recrutement : sélection sur dossier, test écrit, entretien;
• L’UNFPA se réserve le droit de ne donner aucune suite au  présent avis de recrutement;
• Seules les candidatures présentant un intérêt pour l’UNFPA recevront une suite.  

Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise.

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.

L’UNFPA est un environnement « non-fumeur ».