Background

Le poste d’Associé(e) Logistique est localisé au Burundi à Bujumbura et est sous la supervision directe de la Chargée des Opérations de l’UNFPA.

L’Associé(e) Logistique contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du programme de coopération à travers l’organisation de l’appui à la logistique (voyages internationaux, rencontres/ateliers, dédouanement et expédition des produis et équipements aux IPs, inventaire des biens, gestion et maintenance des véhicules) et l’exécution des processus et transactions en veillant au respect des règles et procédures de l’UNFPA.

Il/elle  travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des partenaires de mise en œuvre pour la fourniture de services de qualité.

Il/elle a une  approche axée sur les résultats et orientée vers la satisfaction des besoins du personnel et des partenaires.

Duties and Responsibilities

• Il/elle fait le suivi du processus d’acquisition des produits et équipements de santé de la reproduction en collaboration avec l’Associé(e) au Procurement, l’Assistante Administrative et la centrale d’achat de l’UNFPA (PSB) et initie le processus de dédouanement;
• Il/elle assure le suivi des dossiers administratifs au niveau des bureaux de douanes et impôts pour les fournitures, équipements et médicaments en collaboration avec les sociétés de transit;
• Il/elle organise et documente la réception physique des commandes et veille à l’expédition des fournitures, équipements et produits aux partenaires de mises en œuvre selon les procédures UNFPA;
• Il/elle apporte un appui logistique dans l’organisation d’événements et des cérémonies du bureau, de rencontres et de réunions par l’organisation du transport des personnes et du matériel;
• Il/elle fait des réservations des voyages externes et collecte les proforma auprès des agences de voyages habilités. Procède à l’analyse des plans de vols et fait une recommandation conformément aux procédures UNFPA sur les voyages;
• Il/elle assure le contrôle des véhicules et la gestion des transports et fourni les rapports trimestriels sur la maintenance des véhicules; Met à jour régulièrement la liste des chauffeurs de permanence;
• Il/elle veille à ce que tous les véhicules utilisés par le bureau de UNFPA/Burundi soient assurés suivant les règlements de l’organisation et s’assure de la mise à jour des documents statutaires des véhicules (cartes d’assurance, renouvellement de l’exonération, carnets de bord);
• Vérifier régulièrement, en collaboration avec les chauffeurs,les carnets de bord des véhicules du bureau et s’assurer de leur bon remplissage;
• Gérer les déplacements des chauffeurs tout en encourageant le remplissage des formulaires de transport tel que développé par le service des Opérations;
• En collaboration avec les chauffeurs, s’assurer que les véhicules de UNFPA soient maintenus et entretenus selon la nécessité.
• Il/elle veille à l’entretien du matériel etéquipements installés dans les différentsbureaux et espaces communs;
• Il/elle participe à la préparation de l’audit du Bureau et des PTA, en collaboration et met en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs en ce qui le/la concerne;
• Il/elle exécute toute autre tâche relevant de son domaine de compétence et confié par son superviseur.

Competencies

Valeurs:

• Etre un modèle;
• Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies;
• Etre ouvert à la diversité culturelle;
• Etre ouvert au changement.

Compétences de base:

• Atteindre les résultats;
• Avoir le sens des responsabilités;
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle;
• Mener une réflexion stratégique et analytique;
• Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations;
• Communiquer pour l’impact.

Compétences Fonctionnelles:

• Assurer la gestion des installations et des actifs;
• Apporter un soutien logistique;
• Gérer les données;
• Gérer les documents, la correspondance et les rapports;
• Gérer les flux d’information et de travail;
• Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois;
• Contribuer à l’analyse des données financières.

Required Skills and Experience

Education: 

• Diplôme de fin d’études secondaires;
• Formation en logistique/transit serait un atout.

Connaissances et Expérience:

• Six (6) années d’expérience professionnelle de dans le domaine approprié;
• Connaissance du système douanier et fiscal du Burundi;
• Expérience de travail avec les sociétés de transit;
• Expérience dansune organisation internationale constitue un atout;
• Expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue un avantage;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet).

Langue:

• Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais.

Autres informations relatives au poste:

• Processus de recrutement sélection sur dossier, test écrit, entretien;
• L’UNFPA se réserve le droit de ne donner aucune suite au  présent avis de recrutement;
• Seules les candidatures présentant un intérêt pour l’UNFPA recevront une suite.

Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.

L’UNFPA est un environnement « non-fumeur ».