Background

Le poste d’Assistant(e) de Programme est localisé au Burundi à Bujumbura et est sous la supervision directe de la Conseillère Technique du Programme de l’UNFPA.

L’Assistant(e) de Programme contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du programme de coopération à travers l’appui administratif, l’exécution des processus et transactions en veillant au respect des règles et procédures de l’UNFPA.

Il/elle  travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des partenaires de mise en œuvre pour la fourniture de services de qualité.

Il/elle a une  approche axée sur les résultats et orientée vers la satisfaction des besoins du personnel et des partenaires.

Duties and Responsibilities

Appui administratif:

• Répondre aux sollicitations d’ordre général sur le Programme de la part des partenaires de mise en œuvre en liaison avec les chargés de programme selon les besoins;
• Rechercher et fournir les informations nécessaires pour la préparation de rapports, de « briefing notes », etc., en collaboration avec les Chargés de Programmes;
• Assiste les chargés de programme dans la finalisation et la mise en forme de divers documents (documents techniques, rapports,...);
• Prépare les projets de correspondances (Memos, lettres, Notes…);
• Rédiger des textes et des correspondances de routine ainsi que des comptes rendus de réunions et d’audiences et fait circuler les PV des réunions
• Organiser les réunions, les rendez-vous du/des superviseur(s), et préparer les dossiers pertinents, y compris la préparation des voyages en relation étroite avec les services administratifs et financiers;
• Recevoir les visiteurs et s’assurer qu’ils sont rapidement orientés vers la personne concernée ;
• Assurer la gestion du courrier et en assurer le suivi et le classement;
• Saisir les données, les transactions dans ATLAS (réquisitions) pour appuyer la gestion financière du programme en relation étroite avec les chargés de programme et;
• Effectuer une réconciliation mensuelle des transactions financières (requisitions) dans Atlas qu’il/elle a initié et prendre les mesures correctives appropriées;
• Organiser les ateliers, conférences, retraites, réservation d’hôtels au Burundi en étroite collaboration avec les chargés de programme et l’Associé(e) Logisticien(ne);
• Classer systématiquement et régulièrement tous les documents, organiser les fichiers électroniques et optimiser l’accès aux informations des classeurs;
• Assurer le suivi du recouvrement des coûts des communications téléphoniques;
• Gérer la salle de réunion et la maintenance des espaces communs.

Appui dans la gestion des fournitures et consommables:

• Gérer, surveiller, et initier le réapprovisionnement des stocks de matériel tel que les formulaires, les fournitures et le matériel de bureau pour s'assurer de l'existence des ressources nécessaires;
• Soumettre un rapport mensuel sur la situation du stock de fournitures et consommables du bureau ;

Appui logistique:

• Assurer l’appui logistique des réunions/séminaires-ateliers par la réservation des salles, la disponibilisation d’autres matérielsnécessaires ainsi que l’organisation du transport;
• Préparer les autorisations et ordres de missions internes dans le pays en relation étroite les chargés de programme et l’associé(e) logisticien(ne).

Exécuter  toute autre tâche confiée par le superviseur dans le cadre de ses fonctions.

Competencies

Valeurs:

• Etre un modèle;
• Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies;
• Etre ouvert à la diversité culturelle;
• Etre ouvert au changement.

Compétences de base:

• Atteindre les résultats;
• Avoir le sens des responsabilités;
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle;
• Mener une réflexion stratégique et analytique;
• Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations;
• Communiquer pour l’impact.

Compétences Fonctionnelles:

• Apporter un soutien logistique;
• Gérer les documents, la correspondance et les rapports;
• Gérer les flux d’information et de travail;
• Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois;
• Contribuer à l’analyse des données financières.

Required Skills and Experience

Education: 

• Diplôme de fin de d’études secondaires, diplôme en secrétariat;
• Un diplôme universitaire dans le domaine approprié est un atout.

Expérience:

• Cinq (5) ans d’expérience dans le public ou le privé;
• Maîtrise de la langue française et capacité à rédiger des rapports simples et concis;
• Expérience dans une organisation internationale constitue un atout;
• Expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue un avantage;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet).

Langue:

• Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais.

Autres informations relatives au poste:

• Processus de recrutement sélection sur dossier, test écrit, entretien;
• L’UNFPA se réserve le droit de ne donner aucune suite au  présent avis de recrutement;
• Seules les candidatures présentant un intérêt pour l’UNFPA recevront une suite.

Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.

L’UNFPA est un environnement « non-fumeur ».