UNDP Jobs - 50556- Assistant(e) Administratif(ve)

Assistant(e) Administratif(ve) - (Ouvert à toute personne de nationalité burkinabè)

Location :

Ouagadougou, BURKINA FASO

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Dec-2014

Application Deadline :

31-Oct-14 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

1 year

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

1 year

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

La mission générale du Secrétariat technique est de fournir les appuis techniques et administratifs nécessaires à la mise en œuvre du mandat de la Troïka. Il assure les tâches qui lui sont assignées par la Troïka.

Duties and Responsibilities

Sous la responsabilité directe du Coordonnateur, l’Assistante administrative doit :

Tenir l'agenda de la Troïka;
Tenir l'agenda du Coordonnateur du Secrétariat technique;
Organiser les réunions de la Troïka et du groupe PTF (chefs de mission et chefs de file) en (i) prévenant les participants oralement, par téléphone ou par mails selon les cas et les urgences, (ii) préparant le lieu de la réunion, (iii) préparant les dossiers utiles, (iv) organisant la logistique et la bureautique nécessaire;
Tenir les PTF informés de l'agenda des missions des PTF;
Rédiger les comptes rendus des réunions de la Troïka et du groupe des PTF (chefs de mission et chefs de file) dans les plus brefs délais;
Organiser les réunions planifiées au niveau du Secrétariat technique;
Préparer les correspondances courantes et corriger les documents à faire signer;
Veiller à la qualité de la présentation de tout document émis par le Secrétariat;
Traiter les courriers électroniques selon les instructions du Coordonnateur;
Tenir à jour les listes de contact des PTF, et les listes de leurs points focaux pour les différentes instances de coordination, au niveau central et sectoriel;
Enregistrer les dossiers entrés et sortis du Secrétariat technique;
Distribuer les dossiers sur instruction du Coordonnateur auprès de la Troïka et des différents PTF pour information/attribution;
Classer tous les dossiers et documents du Secrétariat technique;
Accueillir et orienter les visiteurs avec politesse en fonction des attributions et des disponibilités au sein du Secrétariat technique;
Réceptionner et rediriger pertinemment les appels téléphoniques;
Mettre à jour le site web de la Troïka;
Participer à l'organisation des cérémonies et/ou évènements organisés sous l'égide du Secrétariat technique;
Gérer les petites fournitures et assurer qu’il ne se produise des ruptures d’approvisionnement.

Competencies

Compétences techniques:

Savoir planifier et organiser son travail conformément aux directives du Coordonnateur;
Savoir organiser et coordonner la mobilisation de moyens bureautiques et logistiques;
Maîtriser parfaitement les logiciels bureautiques;
Maîtriser parfaitement les techniques de correspondance électronique;
Savoir tenir et actualiser un agenda professionnel;
Savoir trier, actualiser et classer un dossier administratif;
Savoir rédiger des correspondances de tout type;
Capacité à gérer un site web.

Compétences sociales:

Etre rigoureux, disponible et méthodique;
Bonne capacité à travailler sous tension et à gérer le stress;
Bonne capacité à travailler équipe;
Excellentes capacités relationnelles;
Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Required Skills and Experience

Formation:

L’Assistant(e) Administratif(ve) devrait avoir au minimum un niveau d’études supérieures équivalent à Bac+2 dans des filières telles que secrétariat/communication, sciences sociales, gestion du développement, économie, finances publiques, droit. Un niveau d'étude Bac+3 serait souhaitable.

Expérience:

L’Assistant administratif doit disposer d’une expérience minimale de 5 années de secrétariat ou d’assistance administrative dans le secteur public ou privé;
Une expérience dans le domaine de la coordination (du côté partenaire ou Gouvernement), dans le domaine de l'aide au développement serait un atout supplémentaire.

Langue:

Une parfaite maitrise du français (parlé & écrit) et de l'anglais est souhaitée.

Composition du dossier de candidature:

Une lettre de demande/motivation signée et adressée à Monsieur le Représentant Résident, Bureau du PNUD Ouagadougou (Burkina Faso);
Un Curriculum Vitae actualisé et signé;
Une Notice Personnelle des Nations Unies (P.11) (le formulaire est disponible à la réception de l’Immeuble des Nations Unies);
Des copies certifiées conformes des diplômes et des attestations/certificats de travail.

(N.B. : Le PNUD ne prend en compte que les diplômes d’établissements d’enseignement reconnus ou accrédités par les autorités compétentes au moment de leur obtention).

Dépôt des dossiers de candidatures:

Les dossiers de candidature devront être déposés au niveau de la réception de l’immeuble des Nations Unies, sous pli fermé adressé à Monsieur le Représentant Résident du PNUD avec la mention: « Candidature au poste d’Assistant(e) Administratif(e) du Secrétariat Technique de la TROIKA».
La date limite de dépôt des dossiers de candidature est fixée au Vendredi 31 octobre 2014 à 12h00.

Le PNUD, à l’instar des autres agences des Nations Unies, fait la promotion de l‘égalité et de l’équité entre les genres. A cet effet, les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Il ne sera donné de suite qu’aux candidatures pour lesquelles le PNUD aura exprimé un intérêt.