Background

L’un des défis majeurs pour l’Etat Togolais consiste à améliorer les performances des politiques publiques en s’appuyant sur une approche à la fois globale, pragmatique et priorisée de renforcement des capacités. Sur la base des travaux antérieurs et de l’évaluation de capacités effectuée en juillet 2011, des lignes d’action précises ont été identifiées et hiérarchisées par ordre de priorité en vue d’améliorer les outils, les procédures et les compétences au sein du Ministère de la Planification, du Développement et de l’Aménagement du Territoire.

Ainsi, en lien avec la réforme de l’administration publique impulsée depuis 2008, il a été retenu de  créer au sein du MPDAT une organisation des services, des procédures de travail et un management des ressources humaines qui permette effectivement à ce dernier d’assurer ses missions d’impulsion, de pilotage et de coordination des politiques publiques.

C’est dans cette optique qu’a été adopté en mai 2014, un arrêté portant organisation du MPDAT. C’est également dans ce sens que le département a organisé, avec l’appui de la composante 3 du PAI2, plusieurs activités dans le sens de la mise en œuvre d’un programme de gestion prévisionnelle des ressources humaines.

Les appuis de la composante 3 du PAI2  s’organisent autour des quatre points d’entrée suivant :

• Le cadre institutionnel et organisationnel;
• Les méthodes, outils et procédures;
• Les ressources humaines;
• Les ressources matérielles.

Objet de la mission

L’objectif de cette mission est d’améliorer la gouvernance administrative du MPDAT en mettant à la disposition du Ministère, des guides de procédure dans les domaines de la gestion administrative et financière.

Objectifs spécifiques

Il s’agira d’élaborer, éditer, imprimer et diffuser des guides de procédure sur :

• La gestion des ressources humaines;
• La rédaction administrative;
• La gestion budgétaire et comptable;
• La passation des marchés publics;
• La légistique;
• La gestion administrative.

Les documents ci-dessus cités seront regroupés sous forme de classeurs pour en faciliter les actualisations et mises à jour nécessaires.

Pour l’exécution de cette mission, le projet recrute 4 consultants nationaux. L’équipe des consultants sera coordonnée par le consultant chargé de la rédaction du manuel de légistique. Les tâches seront répartie comme suit:

• Un consultant pour la gestion budgétaire et comptable;
• Un consultant pour la passation des marchés publics;
• Un consultant la gestion des ressources humaines et la rédaction administrative;
• Un consultant pour la légistique et la gestion administrative.

Les consultants travailleront sous l’autorité du chef de l’Unité Politiques et Stratégies du PNUD et sous la supervision directe de l’expert en développement organisationnel du PAI2.

Duties and Responsibilities

Les documents ci-après seront produits à l’issue de la mission:

Le manuel de gestion des ressources humaines

Le document présentera les normes de gestion prévisionnelle des ressources humaines en conformité avec les textes en vigueur au Togo, les rôles et responsabilités des responsables (SG, DRH et directeurs techniques) en matière de gestion des ressources humaines, les enjeux et défis de la gestion prévisionnelle. Des exemples de fiches de poste, de lettre de mission et d’actes individuels seront illustrés en annexe.

Le guide de rédaction administrative

Ce document présentera les normes en matière de rédaction administrative, la lettre administratives et les autres documents de la correspondance administrative. Des modèles de documents administratifs seront illustrés en annexe

Le manuel de gestion budgétaire et comptable

Le manuel de gestion budgétaire et comptable présentera le processus d’élaboration du budget ministériel, les procédures d’exécution des budgets et la responsabilité de l’ordonnateur et du comptable. Les nomenclatures des budgets en recettes et en dépenses seront illustrées en annexe.

 Le manuel de passation des marchés publics

Ce manuel s’inspirera de la législation nationale et communautaire pour présenter les différents types de marchés publics, les procédures y afférentes ainsi que les différents acteurs et leurs attributions réciproques. Des modèles d’appel à candidature ou à soumission seront illustrés en annexe.

Le manuel de légistique

Ce document traitera entre autres de la définition des différents types de textes normatifs et règlementaires, des étapes de leur élaboration, de la rédaction et des règles de rédaction des textes normatifs et réglementaires. Des modèles de rédaction de loi, de décrets, d’arrêtés et de décisions administratives seront illustrés en annexe.

Le guide de gestion du courrier

Le traitement et la gestion du courrier administratifs obéissent à des procédures qu’il convient de codifier et diffuser à l’attention tant des décideurs que du personnel d’appui. Le guide présentera les différents types de courrier administratif, les acteurs ainsi que le circuit à mettre en place pour assurer au sein de l’institution une bonne communication administrative.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD 
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité 
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement. 

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook)

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Education

• Titulaire de Diplôme universitaire (Masters, DEA, Doctorat) en sciences économiques, finances publiques ou tout autre diplôme équivalent dans les mêmes disciplines

Expérience

• Justifier d’au moins 10 ans d’expérience dans la conduite des réformes des finances publiques et notamment dans la programmation pluriannuelle;
• Expériences confirmées en matière d’analyse macroéconomique et gestion des finances publiques;
• Avoir une expérience solide en élaboration des cadres macroéconomique et budgétaire;
• Bonne connaissance de la situation économique et budgétaire ainsi que des réformes de la gestion des Finances Publiques au Togo;
• Capacité éprouvée en transfert de connaissance, esprit de synthèse et facilité à la rédaction;
• Bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels de traitement de données, logiciel statistique et économétrique

Langue:

• La langue de travail au Togo est le Français. Les candidats devront justifier d’une parfaite maîtrise du Français écrit et parlé.

Durée de la mission :

La mission est prévue pour une durée de 45 jours ouvrables

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).

 L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.

 Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Titulaire de Diplôme universitaire (Masters, DEA, Doctorat) en sciences économiques, finances publiques ou tout autre diplôme équivalent dans les mêmes disciplines ;
• Justifier d’au moins 10 ans d’expérience dans la conduite des réformes des finances publiques et notamment dans la programmation pluriannuelle.

Notation de l'offre technique (70 points)

• Expériences confirmées en matière d’analyse macroéconomique et gestion des finances publiques (15 points) ;
• Expérience solide en élaboration des cadres macroéconomique et budgétaire (10 points) ;
• Bonne connaissance de la situation économique et budgétaire ainsi que des réformes de la gestion des Finances Publiques au Togo (5 points) ;
• Expérience dans la rédaction des manuels de gestion budgétaire et comptable du guide de passation des marchés publics (10 points) ;
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 points).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention « Consultant chargé de la rédaction du manuel de gestion budgétaire et comptable et du guide de passation des marchés publics » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.