Background

Contexte et justification

Le Gouvernement a élaboré pour la période 2013-2017, avec l’appui de tous les acteurs, un nouveau cadre fédérateur des politiques de développement du pays, intitulé Stratégie de Croissance Accélérée et de Promotion de l’Emploi (SCAPE).

En vue de permettre un suivi-évaluation efficace et efficient de cette stratégie, le Secrétariat technique du DSRP a entrepris, depuis 2013, avec l’appui de la composante 1 du volet 1 du projet d’appui institutionnel à l’Etat togolais, phase 2, un certain nombre d’activités dont l’élaboration d’un plan et des outils de suivi-évaluation de la SCAPE comme cadre de référence de toutes les activités de suivi-évaluation de la stratégie.

Ce document a défini un certain nombre d’outils et de mécanismes à mettre en œuvre. La première série d’outils concerne les outils de programmation opérationnelle que sont les Plan de Travail du Budget Annuel (PTBA), Plan de Passation des Marchés (PPM), Plan d’Engagement des Dépenses (PED) et Tableau de Bord Annuel des Indicateurs (TBAI). La deuxième série est constituée de tableaux de suivi des outils de programmation opérationnelle qui mettent en exergue les écarts entre les prévisions et les réalisations. La troisième série quant à elle est constituée de rapports de suivi et de performance qui analysent les écarts entre les prévisions et les réalisations, identifient les goulots d’étranglement à la mise en œuvre et proposent des mesures de solution et des recommandations pour y pallier.

Parmi les mécanismes retenus, tous les comités sectoriels doivent se réunir périodiquement pour valider leurs outils de programmation opérationnelle, leurs rapports périodiques de suivi et de performance qui sont produits à partir des tableaux de suivi des outils de programmation opérationnelle. Ils doivent aussi se réunir pour tenir les revues sectorielles, discuter sur le cadre de partenariat de chaque secteur et discuter de toute autre préoccupation nécessitant la tenue d’une session de comité sectoriel.

Les sessions des comités sectoriels sont facilitées par leurs secrétariats techniques qui préparent les différents documents et produits à examiner en session. Dans le souci d’outiller suffisamment ces derniers à cette tâche, un diagnostic de leurs capacités a été réalisé et a permis l’élaboration d’un programme de renforcement de leurs capacités.

La mise en œuvre de ce programme a commencé avec l’organisation et la tenue du 11 au 22 août 2014 d’un atelier de formation à l’endroit des membres des secrétariats techniques des comités sectoriels sur le monitoring axé sur les résultats. Cette formation, sous forme de retraite a permis à chaque département ministériel de produire une version préliminaire de son rapport semestriel de suivi en se servant des tableaux de suivi des outils de programmation opérationnelle. L’une des difficultés rencontrées au cours de cette formation-retraite a concerné le découpage des activités du PTBA en tâches à exécuter sur une période donnée, avec précision du poids relatif de chaque tâche dans l’activité. L’estimation du taux d’exécution physique du PTBA dépend en grande partie de ce découpage en tâches pondérées. Afin de permettre à tous les départements ministériels d’harmoniser le découpage des activités des PTBA et la pondération des tâches, ceci pour une meilleure comparabilité de leurs niveaux d’exécution physique lors de l’exercice d’évaluation, il s’avère indispensable de disposer d’un référentiel national de pondération des tâches pour le calcul du taux d’exécution physique des PTBA. C’est également l’une des recommandations fortes de l’atelier de formation des membres des secrétariats techniques des comités sectoriels sur le monitoring axé sur les résultats.

La composante 1 du volet 1 du PAI-2 voudrait appuyer le processus d’élaboration de ce répertoire national de tâches pondérées par activité, ainsi qu’une démarche harmonisée pour le calcul du taux d’exécution physique des PTBA. Pour ce faire, un consultant national sera recruté.

Les présents termes de références précisent les objectifs, les résultats attendus ainsi que les indications méthodologiques pour les personnes désireuses de postuler pour l’élaboration de ce répertoire national de pondération des tâches.

Duties and Responsibilities

Mandat du consultant

L’objectif général de la consultation est mettre en place un système national de pondération des tâches et d’évaluation de l’exécution physique des PTBA afin de permettre à tous les départements ministériels de pondérer les tâches et d’évaluer leur PTBA de la même façon.

De façon spécifique, il s’agira de :

• Répertorier l’ensemble possible des activités qu’on peut avoir dans les budget-programmes et les PTBA ministériels ;
• Procéder à une classification ou catégorisation de ces activités ;
• Proposer un découpage de chacune des activités répertoriées en tâches ;
• Proposer un poids relatif à chacune des tâches des activités sachant que le poids total des tâches pour chaque activité est de 100;
• Proposer une méthode de calcul du taux d’exécution physique du PTBA ;
• Appuyer à l’organisation et à la tenue d’un atelier national de validation du répertoire national de pondération des tâches par activité.

Résultats attendus

Au terme de cette consultation, il est attendu:

• Un répertoire national des différentes activités présentées par catégorie et découpées en tâches pondérées;
• Une méthodologie de calcul du taux d’exécution physique du PTBA;
• Un rapport de l’étude réalisée.

Indications méthodologiques

L’élaboration du répertoire national de pondération des tâches doit se faire selon une approche très participative. Outre l’ensemble des départements ministériels en particulier les membres des secrétariats techniques des comités sectoriels, y compris le premier ministère et la présidence de la République, des séances de travail devront être organisées avec certains services centraux tels que le Secrétariat technique du DSRP, le Secrétariat permanent pour le suivi des politiques de réformes et des programmes financiers, la Direction du budget, la Direction nationale de contrôle des marchés publics, l’Autorité de régulation des marchés publics, la Direction du contrôle financier, la Direction du financement et du contrôle de l’exécution du plan, la Direction générale du trésor et de la comptabilité publique, la Direction de la planification et du développement.

Dans sa revue documentaire, le consultant devra examiner au moins les budget-programmes, les plans de passation de marché, les PTBA et TS/PTBA ministériels de l’année 2014, le budget de l’Etat (nomenclature et classification), etc.

Le répertoire national de pondération des tâches pour le calcul du taux d’exécution physique des PTBA devra être aussi exhaustif que possible et validé par l’ensemble des acteurs intervenant dans le suivi de la mise en œuvre des budget/programmes, PTBA. La version préliminaire sera examinée et affinée par les membres des secrétariats techniques des comités sectoriels lors d’une retraite de travail. Elle sera également soumise, pour observations, aux experts du volet 1 du PAI-2 avant d’être présenté pour validation par l’ensemble des acteurs.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité ;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives;
• Capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement. 

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook)

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Éducation:

• diplôme de BAC+5 minimum en statistiques, planification, économie ou tout autre domaine assimilé.

Expérience:

• Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans la planification et le suivi-évaluation et/ou gestion des projets de développement ;
• Une expérience avérée dans l’élaboration des PTBA, PPM et leurs tableaux de suivi ;
• Une expérience dans l’élaboration de budgets-programme ;
• Une expérience de travail avec les ministères de coordination (Planification, Economie et Finances) et les ministères sectoriels.

Langue:

• Disposer d’excellentes aptitudes en communication écrite et verbale en français.

Durée de la mission

• L’étude devra se faire au cours de la période d’octobre à fin novembre 2014. La durée de la mission ne devrait pas dépasser deux mois. L’atelier national de validation du rapport de l’étude devrait se tenir au plus tard en décembre 2014 afin de permettre aux départements ministériels de l’utiliser lors de l’élaboration de leurs PTBA pour la gestion 2015.

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé, téléchargeable à l’adresse suivante: http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/délivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (si applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).
 
L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• diplôme de BAC+5 minimum en statistiques, planification, économie ou tout autre domaine assimilé;
• une expérience de travail avec les ministères de coordination (Planification, Economie et Finances) et les ministères sectoriels ;
• une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans la planification et le suivi-évaluation et/ou gestion des projets de développement .

Notation de l'offre technique (70 points)

• une expérience professionnelle dans la planification et le suivi-évaluation et/ou gestion des projets de développement  (15 pts);
• une expérience dans l’élaboration de budgets-programme (10 pts) ;
• une expérience avérée dans l’élaboration des PTBA, PPM et leurs tableaux de suivi (15 pts) ;
• Niveau de compréhension de la mission par le consultant, approche méthodologique et cohérence de la proposition avec les TdR  (30 pts)

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org , ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Consultant  national pour constitution d’un système national de pondération des tâches pour le calcul du taux d’exécution physique des PTBA » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.