Background

Le 19 décembre 2012, le Conseil d’Administration du Millennium Challenge Corporation (MCC) a décidé de l’éligibilité du Niger au Programme Compact, un fonds destiné au financement des projets de développement axés sur la croissance économique et la réduction de la pauvreté. Afin d’élaborer et de mettre en œuvre cet important Programme, le gouvernement a mis en place, par décret n°2013-048/PRN du 13 février 2013, une Unité de Coordination des Programmes du Millennium Challenge (UC-PMC) rattachée à la Présidence de la République.
Conscient des enjeux et défis liés à la célérité et à la coordination des traitements des activités de l’Unité de Coordination, Le PNUD, envisage de recruter un consultant pour la conception et la mise en place d’un « Système d’Information Managérial –SIM ».
La mise en place de ce dispositif informatique permettra non seulement de rendre plus accessibles les informations relatives à la préparation et la mise en œuvre du « Programme Compact », mais aussi de disposer d’un système d’information exhaustif, performant, cohérent et adapté à ses propres besoins. Cet outil s’inscrit dans le processus d’accompagnement et de renforcement des capacités de l’équipe de l’Unité de Coordination des Programmes du Millennium Challenge.

Duties and Responsibilities

Objectifs:

 L’objectif principal de la mission consiste à doter le l’UC-PMC Niger d’un Système d’Information Managérial – SIM – de type workflow accessible à distance qui prendra en compte son organisation, ses activités, ses procédures, ses données et traitements associés. Il s’agit plus particulièrement de concevoir, d’élaborer, de déployer et de former les agents l’UC-PMC Niger pour une utilisation optimale du SIM. La mise en œuvre du SIM devra absolument :

• Garantir la gestion efficace et efficiente de données et informations;
• Implémenter la technologie fullweb dans un environnement sécurisé;
• Assurer la pérennité du dispositif.

Le système d’information managérial à mettre en place comprendra au minimum les modules suivants

Suivi des activités (états d’avancement):

• Chronogramme;
• Réalisation;
• Prévisions;
• Structure de financement;
• Suivi des indicateurs;
• Décaissements prévisionnels – effectifs;
• Localisation des activités;
• Acteurs impliqués.

Suivi des missions:

• Système de reporting générant automatiquement les TDR des missions;
• Respect du circuit de validation des demandes de missions;
• Génération et impression automatique des ordres de mission et aspects financiers y afférents (perdiem, frais hôtels, etc.).

Suivi du courrier:

• Enregistrement;
• Imputations;
• Diligences;
• Tableaux de suivi;
• Relation avec la GED.

 Gestion des réunions et ateliers (y compris le suivi des recommandations):

• Planification des réunions;
• Convocations et rappels sous forme électronique;
• Suivi des recommandations issues des réunions et ateliers.

Un module GED (Gestion Electronique de la Documentation):

• Mise en ligne automatique des documents;
• Possibilité de choisir les acteurs qui sont habilités à visualiser les documents (accès restreint);
• Moteur de recherche avec possibilité de;
• Numérisation des documents;
• Rechercher dans les fichiers de type PDF.

Gestion des contacts:

• Enregistrement;
• Recherche;
• Possibilité d’envoyer des emails et SMS à partir du SIM.

Paramétrage:

Résultats et produits attendus

Au terme de la mission les résultats suivants sont attendus du consultant:

• Un système d’information managérial- SIM - de type workflow opérationnel et fonctionnel assurant un accès simultané et sécurisé à des utilisateurs multiples mais autorisés et situés à des endroits distants;
• Une formation approfondie des utilisateurs sur le SIM dispensée;
• Un didacticiel de formation disponible;
• Un dispositif de sauvegarde opérationnel est mis en place.

Le consultant devra fournir les produits suivants:

• Le rapport d’orientation et de méthodologie qui est un premier rapport d’étape basé sur l’approche méthodologique du consultant, les premiers constats faits des entretiens, les difficultés rencontrées et les étapes suivantes;
• Le rapport d’analyse sur le SIM;
• Le rapport provisoire: le système opérationnel version bêta;
• Le rapport final: Système opérationnel; Didacticiel permettant une autoformation;  Guide  de maintenance.

Tâches à réaliser et méthodologie

Le consultant devra étudier le domaine ciblé par l’analyse de l’existant au niveau de toutes les structures l’UC-PMC Niger afin de cerner l’ensemble des acteurs et traitements s’y rapportant. Il devra mettre en place dans une architecture sécurisée, un système de gestion convivial du SIM qui permettra un accès simultané et sécurisé à des utilisateurs multiples mais autorisés et situés à des endroits distants. Le consultant devra livrer un système qui aura comme principales fonctionnalités:

• L’accès distant ;
• La prise en compte du circuit de traitement et de validation des dossiers (workflow) ;
• Le système de reporting ;
• La génération automatique de tableaux de bord pour aider à la prise de décisions ;
• La mise en place d’un système d’alerte sous forme d’email ;
• L’enregistrement rapide et la mise à disposition des informations en temps réel pour permettre un gain de temps précieux ;
• La diffusion et le partage sécurisés des données ;

Le traitement pour automatiser et simplifier au maximum les tâches administratives :

• Gestion  des diligences;
• Gestion du niveau de sensibilité et de confidentialité;
• Gestion de la traçabilité;
• La recherche pour garantir l’accès rapide et pertinent à l’information et accélérer les prises de décision;
• Le suivi et le pilotage pour assurer la mise en disposition en temps réel des indicateurs sur l’état d’avancement des dossiers, la création rapide de rapports ainsi qu’une meilleure utilisation des données de base;
• La gestion des délais de traitements des dossiers;
• La formation des utilisateurs;
• La gestion des profils des utilisateurs;
• La gestion discriminante de l’accès à l’information;
• La mise en place un didacticiel qui permettra une auto-formation.

Méthodologie:

Les informations livrées dans le présent document constituent une base sommaire de travail et devront être complétées par le consultant au moment de l’étude.

Au plan organisationnel   

Le consultant devra avoir une logistique adéquate pour exécuter dans les délais et dans les règles de l’art les prestations demandées. En outre, il est proposé d’adopter une approche participative reposant sur une large consultation et implication des principaux acteurs. La mission se déroulera dans les locaux de l’UC-PMC Niger.

 Au plan technique

Les travaux devront respecter les normes internationales de conduite d’un projet informatique et prendre en charge les orientations ci-après :

• Application réalisée avec comme soubassement une analyse correcte basée sur l’utilisation d’une méthode reconnue;
• Les architectures de développement et de mise en œuvre devront être ouvertes afin de favoriser une implémentation correcte, sans aucune contrainte liée au système d’exploitation, au système de gestion de base de données et au langage;
• L’application sera réalisée avec des outils de version la plus récente disponible sur le marché;
• Le consultant proposera et expliquera l’approche méthodologique préconisée pour atteindre les objectifs visés. Dans le cadre d’une bonne sensibilisation des utilisateurs, le consultant associera tous les acteurs dans le groupe de conception. Les choix et orientations devront être validés par le comité technique basé à l’UC-PMC Niger;
• Les fonctionnalités devront faire l’objet d’une bonne documentation;
• Le consultant devra prendre en charge l’intégration dans le système des paramètres et données de base;
• Les modules du SIM devront faire l’objet de plusieurs  tests et le consultant procèdera à chaque fois aux révisions nécessaires;
• Le consultant mettra en place un dispositif performant de sauvegarde / restauration de l’application et des données associées.

Déroulement de la mission:

 Dans ce contexte, le consultant livrera les produits aux dates indiquées :

• 24 novembre 2014 : démarrage de la mission;
• 28 novembre 2014 : rapport d’orientation et de méthodologie;
• 05 décembre 2014 : rapport d’analyse sur le SIM;
• 12 décembre 2014 : rapport provisoire;
• 17 décembre 2014 : rapport final.

Le consultant international travaillera sous la supervision du PNUD et en coopération étroite avec les services de l’UC-PMC.

Competencies

Compétences institutionnelles:

•     Faire preuve d’engagement à la mission, à la vision et aux valeurs du PNUD;
•     Faire montre d’un esprit de tolérance et adaptation en matière de culture, sexe, religion, race, nationalité et âge.

Compétences fonctionnelles:

 Professionnalisme

• Effectuer son travail avec un esprit de professionnalisme, du respect pour les délais indiqués et un perfectionnisme dans ces analyses.

Communication

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de communiquer de façon professionnelle avec les partenaires.

Travail en équipe

• Avoir un esprit et des capacités de travail en équipe.

Neutralité et intégrité

• Effectuer une recherche et une analyse neutre, sans conflits d’intérêts avec d’autres activités professionnelles, privées ou idéologiques.

Required Skills and Experience

Formation:

• Diplome d'ingénieur en informatique (au moins Bac plus cinq).

Experience:

• Une expérience pertinente d’au moins dix (10) ans;
• Avoir une solide expérience dans la réalisation de systèmes intégrés de gestion de type workflow et accessibles à distance.
• Justifier d’expériences similaires et concluantes;
• La connaissance de l’environnement de travail et la nature de la collaboration entre l’UC-PMC Niger et le MCC constitueraient des atouts pour la réalisation de la mission.

Langues:

• Maîtrise parfaite du Français écrit et oral;
• Maîtrise courante de l’Anglais.

Paiement:

 Processus d’approbation requis pour certifier l’atteinte des résultats et les paiements.

Le paiement du consultant sera effectué de la façon suivante : 20% après le dépôt du premier livrable, 40% après le dépôt du projet du rapport, et 40% après le dépôt du rapport final.

 Critères de sélection:

La sélection sera faite sur la base des critères suivants notés sur 100 comme suit:

• Diplômes (25 points);
• Expérience dans la conception de systèmes intégrés de gestion de type workflow et accessibles à distance (50  points);
• Connaissance et expérience en matière d’élaboration de didacticiels et de formation d’utilisateurs à des outils et systèmes informatiques (10 points);    
• Connaissance de l’environnement de travail et la nature de la collaboration entre l’UC-PMC et le MCC (15 points).

Seules les candidatures ayant obtenu une note au moins égale à 70 points sur le total des 100 points seront retenues pour une analyse financière.  La méthode d’évaluation qui sera utilisée est celle du meilleur rapport qualité/prix (score combiné). Il sera tenu compte des qualifications du consultant en priorité mais également de sa proposition financière.   

Soumission:

Le consultant devra soumettre un dossier comprenant deux propositions (technique et financière).

La proposition technique doit contenir:

•     Une copie du dernier diplôme;
•     Une lettre de motivation;
•     Un CV détaillé;
•     Une brève description de la méthodologie de travail indiquant les différentes étapes d’atteinte des résultats et le chronogramme préliminaire des activités ;
•     Un formulaire P11 des Nations Unies dûment rempli et au moins 3 personnes de référence avec leurs adresses mail ;

   La proposition financière:

    La proposition financière forfaitaire en FCFA sur la base d’un montant forfaitaire incluant les honoraires, les frais de voyage, les indemnités journalières/perdiems et le nombre de jours ouvrables pour la durée de la consultation;
    Pour permettre une meilleure appréciation du montant forfaitaire proposé, le consultant doit éclater son montant forfaitaire en indiquant clairement les frais prévus pour les honoraires, les frais de voyages internationaux et ceux affectes aux indemnités journalières/per diems.

Date limite et lieu de soumission des candidatures:

•     Les candidatures doivent parvenir sur ce site;
•     Toute candidature ne comportant pas de CV détaillé et de proposition financière sera rejetée; Veuillez scanner tous les documents en un seul fichier sous format PDF à télécharger car le système n'accepte qu'un seul document.
•     Les candidatures féminines sont encouragées.