Background

En Côte d'Ivoire, l’Entité des Nations Unies pour l’Egalité des sexes et l’autonomisation des femmes (ONU Femmes), présente dans le pays depuis 2007 à travers l’UNIFEM, tire sa source de la vision de l’égalité de la charte des Nations Unies et , œuvre  à  la progression vers la réalisation de l’égalité entre les sexes, l’élimination des discriminations faites aux femmes et aux filles en vue de promouvoir leurs  droits et contribuer à libérer le potentiel de la moitié de la population mondiale, un préalable au développement durable, à l’élimination de la pauvreté, à l’instauration de la paix et de la sécurité, et à la réalisation des droits de l’homme, auxquels l’ ONU Femmes entend apporter participer. En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes a le mandat d’assurer le lead et la coordination de tous les efforts du système des Nations Unies pour assurer le respect des engagements pris par le pays en la matière, et la traduction opérationnelle de la prise en compte transversale du genre au sein de l'équipe pays du Système des Nations Unies (UNCT). Ce en appui aux priorités nationales et en construisant des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs clés du développementLe programme 2014-2015 de ONU Femmes Côte d'Ivoire est centré sur : (i) le soutien au leadership et  à la participation des femmes ivoiriennes aux processus de prise de décision, (ii) l’amélioration de l’accès des femmes à l'autonomisation et aux opportunités économiques ;(iii)la prévention de la violence contre les femmes et les filles et ; (iv) le soutien à la planification et la budgétisation nationales sensibles au genre. L'ONU Femmes s’implique également en les abordant de façon transversale, dans les aspects de reconstruction post-conflit, la consolidation de la paix et la réponse humanitaire. Ces domaines de résultats identifiés pour ONU Femmes en Côte d'Ivoire dérivent des priorités mondiales et nationales, et des orientations fournies par l'UNDAF et la stratégie globale de l’ONU Femmes dans son plan 2014-2017.

Dans ce contexte, le bureau de l’ ONU en Femmes Côte d'Ivoire recrute un(e) Associé(e ) à l'Administration dont les taches seront les suivantes:

• Coordonner toutes les activités administratives en lien avec les événements, les ateliers y compris la recherche de local, les dispositions de voyage, les réservations d’hôtels, les visas, les passeports et autres documents de voyage;
• Entreprendre le contrôle de l’inventaire; supervision de l’établissement adéquat des articles  d’inventaire et des fournitures, assurer un inventaire et une vérification physique des biens au niveau du bureau et des projets mis en œuvre;
• Assurer l’enregistrement des inventaires dans Atlas pour une gestion rationnelle des biens de l’organisation, préparer les rapports d’inventaire;
• Appui dans la préparation du budget, de l’audit et dans l’élaboration d’autres rapports;
• Maintien des services communs et participation aux réunions des COP pour garantir des activités intégrées sur lesdits services et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies;

Associé(e) Administrative,  placée sous la supervision du (de la) Représentant(e) pays chargé(e) d'exécuter en conformité avec les procédures d’ONU Femmes dans une démarche Qualité axée sur les résultats, une variété de tâches relatives à : (i) l’appui administratif et l’ appui aux acquisitions et gestion des biens ; (ii) l’ appui à l’administration des budgets ; (iii) l’appui à la planification et la gestion des achats du bureau et des projets, incluant les spécifications, les demandes de cotations, la publication et la passation de marché, l’appui-conseil et le contrôle du respect des procédures de procurment par le  bureau et les projets ;et  (iv) la documentation et le partage des connaissances. De plus, en consultation avec la Direction du Bureau, l’ Associé(e) Administratif(ve) devra proposer et mettre en œuvre de stratégies rentables en matière de réduction des coûts, pour garantir la gestion effective des services logistiques et les services communs, aider activement dans la gestion des provisions et des biens, fournir des informations fiables en vue de la formulation et de la mise en œuvre de la stratégie relative  aux contrats et aux Achats.

L’Associé(e) administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec l’Associé(e)  financier ainsi qu’avec les unités des Opérations, les programmes et les autres membres du personnel au niveau du bureau pays, de la sous-région à travers les échanges d’information et une fourniture de services systématique.

Duties and Responsibilities

Appui administratif et appui aux acquisitions et gestion des biens:

• Prendre toutes les dispositions nécessaires pour octroyer de l’espace suffisant pour le bureau et les autres services;
• Organiser et superviser les travaux d’entretien/aménagements/ déménagements, de réparation et de maintenance des équipements et des autres biens du bureau;
• Tenue des dossiers sur la gestion des actifs du bureau,  préparation des rapports;
• Tenue des fichiers et de registres relatifs à l’entretien du bureau;
• Fournir des services d’assistance administrative effectifs et efficaces et aider activement dans la gestion des provisions et des biens;
• Assurer la fourniture de matériels de bureau fiables et de bonne qualité;
• Veiller au respect de procédures administratives et financières de l’Organisation (SOPs);
• Proposer des processus opérationnels et des procédures d’utilisation internes (SOPs) pour le  Bureau Pays en matière d’Achats, Logistique, et contrôle du flux de travail en matière d’Achats;
• Organiser les voyages, notamment l’achat des billets, le calcul de l’Indemnité Journalière de Subsistance (DSA), préparer les ordres de missions, assurer la préparation des Bons de Commandes, les  arrangements pour les expéditions, l’entretien des véhicules, et tous autres documents de voyage (visas, security clearances, vaccinations);
• Coordonner toutes les activités administratives en lien avec les événements, les ateliers y compris la recherche de local, les dispositions de voyage, les réservations d’hôtels, les visas, les passeports et autres documents de voyage;
• Entreprendre le contrôle de l’inventaire; supervision de l’établissement adéquat des articles  d’inventaire et des fournitures, assurer un inventaire et une vérification physique des biens au niveau du bureau et des projets mis en œuvre;
• Assurer l’enregistrement des inventaires dans Atlas pour une gestion rationnelle des biens de l’organisation, préparer les rapports d’inventaire;
• Appui dans la préparation du budget, de l’audit et dans l’élaboration d’autres rapports;
• Maintien des services communs et participation aux réunions des COP pour garantir des activités intégrées sur lesdits services et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies;

Appui à l’administration des budgets

• S’assurer de la conformité des propositions budgétaires et des rapports financiers des partenaires d'exécution;
• Préparer les factures de recouvrement des coûts dans Atlas et faire le suivi des questions liées au système de recouvrement des coûts pour s'assurer que toutes les mesures nécessaires sont respectées ou achevées;
• Assister le personnel du programme à créer les projets dans Atlas, la préparation des révisions budgétaires, la révision du statut des projets, la détermination des fonds non utilisés, la fermeture opérationnelle et financière des projets;
• Présenter les informations pour les besoins de l’audit des projets.

Planification et gestion des Achats du bureau et des projets

• Préparer le plan d’Achats du Bureau Pays, et s’assurer de la conformité des plans d’Achat des projets, ainsi que  leur mise en œuvre et suivi;
• Assurer la conformité complète des activités d’Achats avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/du PNUD ; assurer le contrôle effectif interne ainsi que le bon fonctionnement du système de gestion des Achats axé sur le client;
• Coordonner avec le PNUD et les autres partenaires l’utilisation des accords et contrats de longue durée avec les fournisseurs pour minimiser les coûts;
• Organiser les processus d’Achats, notamment la préparation et la conduite des Demandes de Cotations (RFQs), des Invitations internationales à soumissionner (ITBs.) ou des Demandes de propositions (RFPs.), la réception des devis, des soumissions ou des offres, leur évaluation, la négociation de certaines clauses des contrats en pleine conformité avec les règles et règlements de l’ONU Femmes ;
• Assurer les achats et une distribution à temps des équipements et fourniture de bureau ;
• Préparer les Bons de Commandes et des contrats sous Atlas et hors Atlas, et assurer leur ventilation correcte et à temps :
• Préparer les Bons de commandes récurrents pour la fourniture de services ;
•  Créer et mettre à jour les profiles vendor dans Atlas ;
• Prendre des actions correctives à temps au niveau des bons de commande avec vérification des erreurs dans le budget  et des autres problèmes;
• Jouer le rôle d’Acheteur (Buyers) pour les biens et services dans Atlas et utiliser ce profil sous Atlas;
• Réviser les avis d’appels d’offre appuyés par le Bureau Pays;
• Réviser des processus d’Achats effectués par les projets et initier les procédures de  passation de marché:
• Recevoir les offres et les propositions et veiller au respect strict des procédures de ONU Femmes;
• Assurer les soumissions au Comité des Marchés et  du Matériel (Contract, Asset and Procurement Committee - CAP), et au Comité Consultatif des Marchés (Advisory Committee on Procurement – ACP.
• Mettre en œuvre le système de contrôle interne permettant de s’assurer que les Bons de Commande sont préparés et transmis de façon convenable;
• Prendre des mesures correctives opportunes par rapport aux Bons de Commande notamment la vérification du budget (‘’budget check’’) et autres problèmes;
• Présenter des informations fiables sur la passation des marchés  au niveau du Bureau du Pays (CO);
• Procéder au paiement des contrats et accords avec la documentation et les certificats requis;
• Fournir les informations pour la préparation des couts de recouvrement ( cost-recovery bills) dans Atlas, si nécessaire.

Documentation et partage des connaissances

• S’auto-former et participer à l’organisation de la formation du personnel du bureau sur le programme et les opérations;
• Contribuer à la collecte et au partage des bonnes pratiques des programmes et des opérations pour la formation du personnel de l’administration;
• Contribuer activement aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Competencies

Valeurs/Principes

Intégrité:

• Démonstration/Sauvegarde de l’Ethique et de l’intégrité dans la défense et la promotion des valeurs de l’ONU Femmes dans les actions et les décisions, en lien avec le Code de Conduite des Nations Unies.

Professionalisme:

• Compétence professionnelle et Maîtrise de la mission confiée, efficacité pour obtenir les résultats escomptés dans le respect des délais.

Sensibilité culturelle/Valorisation de la diversité:

• Faire montre de son appréciation de la nature multiculturelle de l’organisation et de la diversité culturelle du personnel;
• Avoir une vue internationale, apprécier les différences de valeurs et apprendre de la diversité culturelle;
• Travailler en bonne intelligence avec les collègues de toutes origines.

Compétences de base

Organisation /planification:

• Hiérarchiser les priorités, planifier, et organiser le travail.

Proactivité:

• Rechercher les moyens d’agir dans des contextes complexes avec une capacité à contrôler son environnement. 

Transparence et pertinence des décisions:

• Prise de décision juste et transparente ; prise de risques calculés.

Travail en équipe/Coaching:

• Collaborer avec les collègues dans un esprit constructif afin d’atteindre ensemble les objectifs de l’équipe.

Communiquer l’information et les idées:

• Communiquer efficacement, faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe.

Auto-gestion et intelligence émotionnelle:

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi.

Gestion des conflits:

• Négocier et résoudre les désaccords.

Partage de la connaissance / Apprentissage continu:

• Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Compétences fonctionnelles

• Habilité à mettre en œuvre une grande variété de taches administrative en lien avec les opérations, la gestion des ressources et des services;
• Habilité à faire de la recherche, sélectionner des informations pertinentes et tenir et mettre à jour des informations et des données;
• Connaissance de l’organisation : Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement; 
• Connaissance des procédures de passation de marché et des bonnes pratiques;
• Ouverture à la technologie et bonne maîtrise des applications des supports IT et systèmes de gestion.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’études secondaires; 
• Diplomé (e) BTS/DUT. Certificat en administration et/ou passation de marchés est un atout;
• Un Diplôme Universitaire en administration des affaires ou en administration publique serait un atout, mais n’est pas exigé.

Experience:

• Minimum de 6 ans d’expérience dans l’administration d’une grande société ou organisation est exigé;
• Expériences dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc) et une connaissance approfondie de Excel et d’une base de données, expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet.

Langue:

• Bonne maîtrise de l’anglais et du français (écrit et parlé).