Background

Créé par décret en décembre 2013, le Fonds National de la Finance Inclusive (FNFI) est un établissement public à caractère économique et social. Il a pour objectif de : « développer au profit du secteur de la finance inclusive, des interventions spécifiques destinées à promouvoir dans la durée, la mise en place au niveau des partenaires financiers de proximité, des approches novatrices et des produits pertinents et fortement adaptés, répondant aux besoins pratiques en services financiers des personnes pauvres ou à revenus intermédiaires ».

Le FNFI a réellement commencé ses activités avec le lancement du 1er produit dénommé « Accès des Pauvres aux Services Financiers » (APSEF) le 26 avril 2014 par la signature de Convention de partenariat et de performance (CPP) avec 18 Prestataires de Services Financiers (PSF). Par le principe du « faire-faire », les PSF sont appelés à offrir des services financiers aux populations préalablement catégorisées ou identifiées par le FNFI, à travers ses programmes et projets.

Conformément à son organigramme, le FNFI comprend une direction générale dont le siège est à Lomé et une agence à Kara. La direction générale comprend trois (3) directions (direction des opérations et du partenariat, direction administrative et financière, et direction des études et du suivi) et des services rattachés (service informatique et service audit-contrôle interne). Il est prévu des points de services dans les chefs-lieux de région. Le FNFI dispose du manuel de procédures administratives, du manuel de procédures comptables et financières et du manuel des opérations, ces documents n’étant pas encore validés.

En référence au décret de création, la comptabilité est tenue selon les normes SYSCOHADA. En attendant la conception d’une solution informatique spécifique et adaptée à ses activités et opérations, le FNFI s’est doté du logiciel de gestion d’une institution de microfinance PERFECT et d’un logiciel SAARI.

Justification

Depuis le démarrage effectif des activités en mai 2014, le FNFI ne dispose pas de service d’audit et de contrôle interne dont le recrutement du chargé est en cours. La mise en place d’un système d’audit et de contrôle interne devrait permettre de compléter les moyens humains et techniques nécessaires à une professionnalisation des interventions du FNFI. Dans cette optique et pour compléter les outils de gestion, il est envisagé de solliciter les services d’un consultant pour appuyer le FNFI dans la mise en place d’outils et techniques les plus performants d’élaboration de la cartographie des risques et du plan d’audit pluriannuel. Ces outils doivent couvrir de manière exhaustive, les activités et les risques et être adaptés à la nature et à la dimension des activités du FNFI.

Objectifs de la mission:

Objectif général

La présente consultation est organisée pour assurer la sélection de personnes physiques et morales compétentes procédant à l’élaboration des outils d’audit et de contrôle de gestion.

Objectifs spécifiques

Plus spécifiquement, la mission consistera, pour l’audit et le contrôle de gestion, à :

• Elaborer la charte et le mandat de l’audit ;
• Elaborer la cartographie des risques du FNFI ;
• Elaborer le plan annuel d’audit ;
• Elaborer le canevas des rapports d’exécution budgétaire ;
• Elaborer le manuel d’audit et de contrôle de gestion du FNFI ;
• Elaborer les outils d’audit interne et de contrôle de gestion, notamment pour l’identification, l’évaluation, le suivi, le contrôle et la réduction des risques ;
• Former le personnel sur l’appropriation des différents outils.

Le consultant devra travailler en étroite collaboration avec le personnel des services d’audit et de contrôle de gestion.

Duties and Responsibilities

Le consultant devra proposer une méthodologie adaptée à l’étude. Toutefois, cette méthodologie devra tenir compte des étapes suivantes :

Etape 1 : Prise de connaissance et collecte des informations de base
Le consultant :

• Procédera à la collecte des textes fondamentaux du FNFI et à leur examen ;
• Prendra connaissance des différents documents de gestion et devra comprendre les manuels et documents de travail existants ;
• Procédera à des entretiens avec les cadres des services (d’audit et de contrôle de gestion, autres directions) afin de parfaire sa connaissance et la compréhension de la mission.

Etape 2 : Elaboration et restitution des différents outils
Le consultant élaborera les différents outils nécessaires au fonctionnement des services d’audit et de contrôle de gestion. A cet effet, le consultant:

• Présentera à l’équipe du FNFI les différents outils élaborés ;
• Recueillera leurs différentes observations;
• Présentera les documents définitifs pour validation.

Etape 3 : Formation
Le consultant devra former le personnel dédié à cette mission sur les différents outils élaborés pour leur bonne appropriation.

Le consultant pourra solliciter toutes expertises qu’il juge nécessaires pour réaliser sa mission. Il devra cependant, tenir compte des conditions ci-après :

• Les personnes ressources doivent remplir les conditions exigées ci-dessus et doivent être immédiatement disponibles ;
• Le candidat doit s’engager à respecter le délai de dépôt du rapport ;
• Le choix des consultants juniors, à impliquer est laissé au consultant.

Résultats attendus de la mission

Au terme de la présente mission :

• Les outils d’opérationnalisation des services d’audit et de contrôle de gestion sont disponibles ;
• Les outils et méthodes performants d’indentification et d’évaluation des risques et de conception pertinente de la cartographie des risques sont disponibles et partagés ;
• Le personnel dédié est formé à l’appropriation de ces différents outils.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook).

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Éducation du consultant principal :

• BAC+5 en comptabilité et finances.

Expérience du consultant principal :

• Avoir au moins 10 ans d’expérience professionnelle en matière d’élaboration et de conception des référentiels d’audit interne et de contrôle de gestion;
• Disposer des expériences avérées dans l’audit et le contrôle de gestion et le fonctionnement des fonds nationaux de microfinance.

Langue:

• Maîtrise du Français comme langue de travail.

Lieu et durée de la mission:

La mission s’effectuera au niveau du bureau du FNFI au Togo et plus précisément à Lomé.
La durée de la mission est de 20 jours. Le consultant retenu affectera les ressources nécessaires pour respecter la durée fixée et proposera un calendrier d’exécution détaillé des tâches prescrites pour la présente mission.

Equipe de la mission:

L’équipe affectée à la mission devra comporter deux (02) consultants à savoir :

• Le consultant principal, Un (01) senior, chef de mission : Il  doit être une personne physique ou morale spécialisée dans la mise en place des systèmes comptables, des audits et de contrôle de gestion.
• Un assistant BAC+4 ayant une bonne connaissance des systèmes comptables et d’audit et jouissant au moins de 05 ans d’expérience professionnelle.

Le chef de mission pourra solliciter toutes expertises qu’il juge nécessaires pour réaliser sa mission. Il devra cependant, tenir compte des conditions ci-après :

• Les personnes ressources doivent remplir les conditions exigées ci-dessus et doivent être immédiatement disponibles ;
• Le Consultant senior doit s’engager à respecter le délai de dépôt du rapport ;
• Le choix des consultants juniors, à impliquer est laissé au consultant.

Structuration de l’offre

L’offre devra comporter une proposition technique et une proposition financière.
La proposition technique sera structurée à titre indicatif comme suit :

• Compréhension des termes de référence et expérience dans la réalisation des missions similaires ;
• Méthodologie (démarche méthodologique et organisation du travail) ;
• Qualifications et expériences pertinentes du cabinet et/ou des membres de l’équipe ;
• Curriculum vitae des membres de l’équipe.

La proposition financière sera élaborée de façon détaillée et les coûts relatifs à chaque rubrique bien précisés.

Documents à inclure dans la soumission de la proposition:

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (Enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.
Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).
 
L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• BAC+5 en comptabilité et finances
• Au moins 10 ans d’expérience professionnelle en matière d’élaboration et de conception des référentiels d’audit interne et de contrôle de gestion

Notation de l'offre technique (70 points)

• Compréhension des TDR (10 points);
• Expériences pertinentes du Consultant sénior/ou de ses membres en lien avec la mission  (20 points);
• Chronogramme d’exécution de la mission (10 points);
• Méthodologie (10 points);
• Qualification et compétence du personnel clé proposé pour la mission (20 points).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Elaboration des outils d’audit et de contrôle de gestion » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.