Background
Contexte De par sa situation, Haïti en général et Port-au-Prince en particulier, est exposée à de nombreux risques naturels : cyclones ; inondations et crues torrentielles ; mouvements de terrain et séismes. Par ailleurs, la vulnérabilité des populations de Port-au-Prince, est aggravée par la colonisation d’espaces très exposés aux menaces naturelles (zones de failles actives, pentes abruptes, ravines, berges de rivières, plaines inondables, …). La fréquence des catastrophes naturels et le constat d’accroissement de la vulnérabilité en Haïti, nécessite la mise en place d’un dispositif réglementaire et le renforcement et/ou la mise en place d’une politique de prévention des risques naturels dont l’objectif est d’assurer la sécurité des personnes et des biens et la pérennisation des investissements de reconstruction en anticipant les phénomènes naturels. Suite au séisme destructeur de janvier 2010, les expériences acquises à travers la mise en œuvre de programmes d'aménagement du territoire et de reconstruction, soulignent la nécessité d'intégrer la réduction des risques dans la reconstruction des logements. En effet, dans le cadre du Projet 16/6, les différents acteurs de ce projet de reconstruction post-désastre, ont constaté qu’il n’existe pas de méthodologie en Haïti qui pourrait servir de guide pour l’évaluation des risques dans les zones urbaines. Par conséquent et en appuis pour ce projet et d’un retour des populations affectées dans des quartiers sûrs et la reconstruction d’habitats, quartiers et villes moins vulnérables aux désastres naturels, le PNUD, a élaboré des termes de référence pour la mise en place d’une méthodologie de gestion intègre des risques urbains s’inspirant de la méthodologie dite des Plans de Prévention des Risques (PPR) appliquée en France avec succès depuis une vingtaine d’années et en cours de diffusion et application avec certaines adaptations dans certains pays du Maghreb et du Caucase. C'est ainsi que le PNUD à travers un financement principalement DFID, est actuellement en charge de la mise en place pour la prise en compte des risques naturels dans tout projet d’urbanisation et d’aménagement urbain dans le cadre du projet « Réduction des Risques dans les zones urbaines. |
Duties and Responsibilities
Sous la responsabilité et supervision générale du Chef de projet, l´assistant (e) administratif (ve) et financier(e) sera responsable de la supervision et suivi de tous les aspects administratifs et financier du projet et travaillera sur les axes suivants:
Taches spécifiques
Finances et passation de marché
- Assurer le classement des documents financiers du projet;
- Initier les requêtes financières selon le plan annuel de travail (AWP) et faire le suivi pour le décaissement des fonds;
- Lancer et suivre les procédures d’achat de matériel en conformité avec les procédures du PNUD (lancement des réquisitions sur Atlas, suivi des bons de commande, des facturations et autres paiements);
- Tenir la comptabilité du projet selon les procédures en vigueur au PNUD Haïti et faire le suivi régulier des paiements avec la comptabilité du PNUD;
- Préparer les rapports de suivi budgetaire et financier régulier du projet en utilisant les formats de rapports agrées par le bureau du PNUD, et/ou les formats sollicités par les bailleurs/ les ministères;
- Analyser les pièces justificatives et les rapports financiers soumis par nos partenaires. Et, faire le suivi du décaissement suivant le plan de travail approuvé;
- Contrôler et suivre l’état des dépenses avec le service de la comptabilité et le PMSU du bureau du PNUD et faire les corrections d´écritures si nécessaires;
- Appuyer le chef de projet dans la préparation de proposition de révision budgétaire;
- Introduire les révisions budgétaires en Atlas;
- Tenir un registre de tous les matériels et équipements achetés dans le cadre de l’exécution du projet;
- Faire l’inventaire physique des biens du projet sur une base trimestrielle;
- Être responsable de la préparation du calcul des heures supplémentaires du personnel du projet;
- Etre responsable de la préparation des demandes de paiements des factures du projet;
- Appuyer les taches concernant les finances et l´achat de bien en cas d´urgence.
Autres:
- Vérifier les Log Book du parc automobile du projet;
- Préparer le rapport sur l’utilisation des cartes téléphoniques et en gérer l’utilisation, conformément au manuel du PNUD;
- Vérifier les rapports d’utilisation des bons d’essence;
- Faire le suivi des changements et révisions des procédures au PNUD et en informer le personnel;
- Effectuer toute autre activité sollicitée par le CTP en rapport avec le projet.
L´assistant (e) administratif (ve) et financier (e) fournira:
- Les rapports financiers par bailleur et activité (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel);
- Les réconciliations entre le budget et les dépenses et les listes de corrections d´écritures (mensuel);
- Les rapports d´heures supplémentaires (mensuel);
- Les feuilles de présence du personnel (mensuel);
- Les rapports d´utilisation des cartes téléphonique (mensuel).
Competencies
Compétences Fonctionnelles:
- Capacité de prise d’initiative, sens de l’organisation et rigueur;
- Capacité à travailler en équipe et sous pression;
- Disponibilité et flexibilité sur les horaires de travail.
Required Skills and Experience
Education:
- Diplôme de fin d’études secondaires;
- Formation complémentaire souhaitable en gestion financière/comptabilité ou niveau universitaire équivalent à la licence.
Expérience:
- Expérience de 3 ans dans un poste similaire;
- Maîtrise des logiciels de base (MS Office Word, Excel et Power Point);
- Bonnes connaissances des procédures comptables du PNUD et du système Atlas sont des atouts.
Langue (s):
- Parfaite connaissance écrite et orale de la langue française et bonne connaissance de l’anglais.