UNDP Jobs - 52391- Aide administratif et archivage

Aide administratif et archivage - Projet Fonds Mondial - (Etre de nationalité haïtienne)

Location :

Port-au-Prince, HAITI

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

17-Dec-14 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-1

Duration of Initial Contract :

6 mois (après évaluation) de performance

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le PNUD est un partenaire clé du Fonds Mondial de lutte contre le VIH/Sida, Tuberculose et Malaria et est en Haïti l’agence onusienne qui assure le rôle de récipiendaire principal des subventions VIH et Tuberculose. Dans son rôle de récipiendaire principal, le PNUD est responsable de la gestion financière et programmatique ainsi que de l’achat des médicaments, des produits non-médicaux et des services et du renforcement des capacités des institutions des sous-récipiendaires et les partenaires de la mise en œuvre.

Pour la mise en œuvre des projets Fonds Mondial, le PNUD a mis en place une Unité de Gestion de Programme (UGP) qui assure la coordination et l’orientation des sous-récipiendaires sur les différentes règles et procédures du Fonds Mondial.

Afin de permettre au personnel administratif et technique de mener à bien leurs taches respectives, l’unité souhaite recruter un (e) aide pour assurer les taches de soutien à l’administration du bureau et le bon classement des documents actifs et des archives de l’unité. Sous la supervision de l’assistante aux opérations,

Duties and Responsibilities

Sous la supervision de l’assistante aux opérations, l’aide à l’administration et archivage aura pour taches:

Aide à l’administration de l’unité:

Préparer et s’assurer de la propreté des salles de conférence avant les réunions;
Préparer et servir le café au personnel et pendant les réunions;
Assurer la propreté de la cafétéria et le maintien en bon état de son équipement (réfrigérateur, cafetière, four a micro-onde…) et autre ustensiles de cuisine;
Identifier les besoins en fournitures de cafeteria et préparer la liste de commande;
Participer aux exercices d’inventaire de l’Unité de gestion.

Aide à l’archivage des documents

Procéder a la collecte journalière auprès de tous le personnel administratif et technique les documents à archiver (versions papier et électronique);
Allouer un code aux documents, suivant la procédure de documentation mise en place dans l’unité;
Procéder a l’archivage manuel et électronique des documents;
Gérer et s’assurer du bon fonctionnement du logiciel de gestion des documents de l’unité;
Introduire tout nouveau membre du personnel sur le système de classement et d’archivage des documents;
Assister le personnel et éventuellement les auditeurs à la recherche des documents archivés;
Utiliser les outils en place (l’ordinateur, plateforme de partage) afin de classer les documents scannés et vérifier si un fichier ou un document est valide.

Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

Competencies

Faire preuve d’esprit d’équipe;
Faire preuve de confidentialité;
Maitrise des techniques de nettoyage;
Rigueur dans le suivi des règles d’hygiène et de désinfection;
Capacité d’organisation;
Capacité à travailler sur supervision limitée;
Flexibilité dans l’horaire de travail.

Required Skills and Experience

Formation:

Formation classique niveau secondaire.

Expérience:

Au moins 2 ans d’expérience dans le travail de bureau;
Connaissance de l’outil informatique. La connaissance du logiciel Access serait un atout;
Connaissance du système de classement ou de gestion des archives;
Connaissance du système des Nations Unies, un atout.

Langue:

Connaissance du français, écrit.