Background

Les Candidats qui avaient déjà appliqué n'ont pas besoin de postuler à nouveau.

Dans le cadre du renforcement de son unité des Opérations, le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) en République du Congo recrute un (e) Chargé(e) de l’Administration et des Finances. Ses responsabilités incluent la contribution à la prise de décisions stratégiques par rapport aux indicateurs de performance fixés par le siège et ce, en matière des ressources financières et Administratives, l’analyse régulière du service Administratif, de la logistique et des services communs.

Il ou elle sera responsable de la supervision des unités Finances et Services Généraux et remplacera l’Assistant du Représentant Résident chargé des Opérations pendant son absence.

Duties and Responsibilities

Sous la tutelle et la supervision directe de l’Assistant au Représentant Résident, chargé des Opérations, le chargé de l’Administration et des Finances fait partie de l’Equipe de Direction des Opérations et assumera les tâches, ci-aprè :

• Renforcer les capacités du bureau dans la mobilisation de ressources à travers la formation du personnel, la promotion d’une culture orientée vers le client, les partenariats stratégiques et jouer un rôle pro- actif dans l’échange de l’information au niveau régional et global et l’institutionnalisation des échanges d’information;
• Etablir des ‘profils’ de donateurs en relation avec les domaines d’intervention du PNUD en Mauritanie. Et définir une stratégie d’approche pour chacun d’eux compte tenu de leurs modes et procédures de financement;
• Veiller à la mise en place des budgets du project Management Plan et au suivi du système optimal de récupération des coûts, par une planification, une affectation et un contrôle des ressources financières conformément aux règles et procédures du PNUD ;
• Vérifier et approuver dans ATLAS les factures de recouvrements de coûts pour les services rendus par le PNUD à ses projets / programmes;
• Assurer la préparation et le suivi des projets de gestion et mettre en place un système de contrôle de l’exécution des budgets du IWP et gestion en général, en rapport aux niveaux des dépenses ASL autorisés;
• Contrôler et analyser les comptes débiteurs "Cost sharing Deficit" pour les projets du PNUD et suivi des contributions reçues des partenaires;
• Suivi de l’encaissement de la contribution du Gouvernement (GLOC) aux frais de fonctionnement du bureau local du PNUD;
• Tenir des Tableaux de Bord (BID, Dashboard, IPSAS etc…) et préparer les rapports mandataires sur les ressources du bureau et les analyser (ressources centrales du programme, Fonds administrés, partage de coûts, autres fonds mobilisés par le bureau, Budget administratif, etc. ) à partir des rapports / informations fournies par les unités concernées;
• Superviser l’Equipe des Finances et Services Généraux et développer une gestion stratégique des ressources en conformité avec les règles et procédures du PNUD;
• Assurer le suivi par les services généraux d’un bon système de gestion des biens et équipements du PNUD;
• Veiller à la bonne exécution des Achats du bureau (projets de gestion), conformément aux règles et procédures en matière de procurement par la mise en place d’un plan d’achat;
• Garantir la bonne gestion des Actifs, des biens et services logistiques du PNUD;
• Assurer la bonne gestion et la bonne programmation des voyages, à travers la distribution des documents de voyages conformément aux procédures des Nations Unies, le suivi des dossiers auprès des services de douanes ainsi que l’Administration du service de protocole;
• S'assurer que les intérêts du PNUD sont pris en compte dans les systèmes d’activités communes ayant trait aux services et locaux communs, au recouvrement des coûts, aux arrangements en matière de partage des dépenses, aux privilèges et aux immunités, aux enquêtes sur les titres et les salaires, à la sécurité, etc.…, en participant activement aux rencontres inter agences et aux travaux en groupe;
• Superviser la gestion des services communs par la mise en place d’un mécanisme de rapportage envers les Agences, l’élaboration d’une approche stratégique d’exécution des services communs et un meilleur suivi du budget des services communs et des contributions des Agences.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

• Personnalité ouverte et coopérative avec un esprit d’Equipe;
• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, la partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
• Reconnaît et réagit de façon appropriée aux idées, aux intérêts et aux préoccupations des autres;
• Favorise un environnement d’apprentissage; facilite le développement des compétences personnelles et collectives
• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés;
• Contribue des solutions novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes;
• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD;
• Conceptualise et analyse les problèmes pour en identifier les éléments clés, les problèmes sous-jacents et leur relation;
• Démontre de bonnes capacités de communication écrite et orale;
• Démontre une connaissance technique avérée pour assumer les responsabilités et exigences du poste avec excellence;
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Développement et Efficacité Opérationnelle:

• La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la sélection des consultants individuels, l'organisation et la conduite des procédures de passation des marchés, l’établissement de rapports, l’évaluation des prestations des consultants individuels;
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats et à la sélection des consultants individuels; capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
• Une bonne connaissance des règles et règlements financiers.

Gestion et Leadership:

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Required Skills and Experience

Education:

• Maitrise ou Equivalent en Gestion, Finance, Sciences Economiques ou Equivalent;
• La connaissance de UNDP procurement certification, prince2 et ACCA (Finance) est un atout.

Expérience:

• Minimum 5 ans d’expérience après la maîtrise au niveau National ou International, dans le domaine du conseil en gestion et/ou de la gestion Administrative et Financière et des systèmes opérationnels;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureau (MS Word, Excel etc..) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base de données. Connaissance des systèmes de gestion sur internet (la connaissance d’ATLAS est un atout).

Langues:

• Maîtrise de la langue française; et
• Bon niveau de la langue anglaise.

NB:

• Etre de Nationalité Congolaise.