Background

Los candidatos que aplicaron previamente a esta vacante, no requieren volver a enviar su solicitud.

El área de seguridad ciudadana del PNUD brinda asesoría técnica y apoyo a la programación de las Oficinas de País y a la implementación de proyectos regionales procurando fortalecer las capacidades en gestión, formación de alianzas estratégicas y distribución del conocimiento en áreas prioritarias en América Latina y el Caribe.

Particularmente en el área de seguridad ciudadana, el PNUD viene trabajando de forma constante en Centroamérica. La región ha experimentado algunos avances importantes en sus niveles de crecimiento económico, salud, educación y reducción de la pobreza, así como en el fortalecimiento de sus democracias. No obstante, de manera paralela, el delito y la violencia han invadido casi todas las esferas de la sociedad, constituyendo uno de los más grandes obstáculos para el desarrollo humano de sus habitantes. Las niñas, niños, adolescentes y jóvenes (NNAJ) de la subregión son quizás el segmento a quien más se le vulnera el derecho de vivir una vida digna, libre de violencia, abuso y explotación.

El problema de la inseguridad se ha ubicado en estos últimos años en el primer lugar de las preocupaciones ciudadanas, desplazando incluso a los problemas de pobreza y desempleo. Las manifestaciones de la inseguridad y violencia que afectan a la niñez, adolescencia y juventud son diversas. Centroamérica contiene 5 de los 11 países en América Latina con registro de la tasa de homicidios superior a los 10 asesinatos por cada 100,000 habitantes, nivel considerado epidémico por la Organización Mundial de la Salud.

Dado el apoyo del PNUD al SICA a través de su proyecto regional de Seguridad en Centroamérica desde 2009, así como el apoyo del PNUD desde el ámbito nacional a través de sus Oficinas de País, se ha diseñado un proyecto regional con el objetivo de construir sobre lo aprendido y las buenas prácticas, que ahora dé un impulso específico y contundente a una de las áreas prioritarias de la Estrategia de Seguridad de Centroamérica (ESCA) como lo es la  prevención de la violencia que afecta a la NNAJ (proyecto ESCA BB1), con fuerte énfasis en la prevención secundaria y terciaria, así como para continuar contribuyendo a las políticas nacionales integrales de seguridad y a la implementación de la ESCA como un todo.

Para conformar la unidad de ejecución del proyecto regional, se deberán contar con personas especializadas que apoyen su implementación y por tal razón se requiere las características descriptas en estos términos de referencia.

Duties and Responsibilities

El objetivo principal de la función es brindar apoyo administrativo, financiero y logístico al coordinador/a del proyecto ‘’Seguridad Integral y Prevención de la Violencia que afecta niños, niñas, adolescentes y jóvenes en Centroamérica’’, bajo la función de asistente administrativa/o de proyecto.

Las principales funciones y tareas a realizar serán las siguientes:

Apoyo a la gestión financiera del proyecto 

• Elaborar Solicitudes de Pago y anexar sus soportes documentales;
• Tramitar el registro de nuevos proveedores (vendors) en el sistema ATLAS;
• Elaborar comprobantes de pago, órdenes de compra o vouchers;
• Dar seguimiento a los procesos de pagos desde la elaboración de la Solicitud de Pago  hasta la entrega al proveedor del cheque y/o transferencia bancaria;
• Realizar una conciliación mensual de los gastos, comparando el informe de Expenditure Detail del sistema del PNUD denominado ATLAS con el registro de gastos diarios. Realizar las correcciones necesarias, en caso de discrepancias, en los primeros días del mes siguiente;
• Analizar mensualmente el informe Project Budget Balance (PBB) del ATLAS e informar sobre la situación del saldo por cuenta presupuestaria, recomendando una revisión del presupuesto cuando sea necesaria;
• Actualizar mensualmente el cuadro de ejecución presupuestaria del proyecto;
• Llevar un archivo físico y un archivo electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, los informes del PBB, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se le requieran;
• Mantener actualizado el archivo físico y el archivo electrónico sobre las Solicitudes de Pago;
• Elaborar informes financieros con el coordinador/a del proyecto, dirigidos al área de Prevención Crisis y Recuperación del PNUD y la AECID, de acuerdo a los requerimientos específicos que se le indiquen;
• Apoyo en la elaboración de estadísticas financieras relacionadas al proyecto;
• Apoyo en la elaboración de presupuestos, proyecciones de gasto, planes de trabajo, informes de avances e informes anuales internos del equipo.

 Apoyo a la gestión técnico-administrativa del proyecto

• Apoyo en preparación de cartas, emails, términos de referencia y otros documentos no sustantivos;
• Apoyar los procesos de selección y contratación de personal (incluso de consultorías) y archivar los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico;
• Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales.
• Realizar los trámites para la adquisición de los equipos y materiales, después de ser aprobada la adquisición;
• Archivar los documentos relacionados con las adquisiciones tanto en el archivo físico como en el archivo electrónico;
• Registrar la correspondencia de entrada y salida y archivarla tanto físicamente como en el archivo electrónico;
• Mantener actualizado el inventario de bienes del proyecto y asegurar que tienen su código de identificación. Actualizar en el inventario el lugar de los bienes, cuando se dé el caso. Informar por escrito la perdida y/o daño de los bienes;
• Llevar la lista de asistencia del personal del proyecto, registro de vacaciones, permisos y  seguros;
• Organizar, actualizar y documentar los archivos en general, tanto en el archivo físico como en el archivo electrónico;
• Llevar un control de los pagos por los servicios comunes del espacio físico/oficina donde se localice el proyecto y que se carguen en el mismo (renta, teléfonos, mantenimiento, apoyo ICT y otros servicios);
• Ingresar y utilizar la herramienta corporativa del Service Track para los procesos internos operativos y logísticos.

Apoyo administrativo y logístico para el desarrollo de misiones del proyecto

• Elaborar las solicitudes de autorizaciones de viaje y realizar el trámite de aprobación cuando hayan sido firmadas por la persona que viajara;
• Buscar itinerarios de viaje y adquirir los boletos;
• Reservar alojamiento y asegurar el transporte;
• Realizar los trámites para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales;
• Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios a integrantes y/o consultores pagos  de los proyectos que atienden una misión;
• Dar seguimiento a la entrega de los informes de las misiones;
• Archivar tanto físicamente como en el archivo electrónico la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.).

Apoyo administrativo y logístico para la organización de talleres y eventos del proyecto 

• Elaborar las autorizaciones de viaje, si son necesarias, y realizar el trámite de aprobación cuando hayan sido firmadas por la persona que viaje;
• Apoyar a los participantes de los talleres y eventos en la búsqueda de itinerarios de viaje y la adquisición de los boletos.
• Apoyar en la reserva de alojamiento en los países en donde se desarrollaran los talleres y eventos;
• Realizar los trámites para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales a las personas participantes en los talleres y eventos.
• Contratar refrigerios y alimentación para los eventos, llevando para los mismos listas de asistencia que permitan respaldar los pagos posteriores;
• Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios a los integrantes y/o consultores del proyecto que participan en el taller o evento;
• Dar seguimiento a la entrega de las memorias, relatorías y/o informes sobre los talleres o eventos;
• Archivar tanto físicamente como en el archivo electrónico la documentación relacionada con los talleres y eventos (memorias e informes, listas de participantes, temarios de los talleres y eventos, etc.);
• Apoyar en invitaciones u confirmaciones de participantes;
• Apoyo en realización de presentaciones, edición de presentaciones ppt, etc.

Competencies

Responsabilidad Corporativa & Trabajo en equipo:

• Promueve la visión, misión, valores y metas estratégicas del PNUD.

Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.

Alianzas y Redes:

• Busca y aplica el conocimiento, información y mejores prácticas por dentro y fuera del PNUD.

Orientación hacia resultados:

• Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos;
• Determina las necesidades del cliente y adapta los productos y servicios del PNUD para satisfacerlas

Desarrollo y eficacia operacional

• Capacidad de realizar gestión basada en los resultados y la presentación de informes;
• Capacidad para apoyar la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de desarrollo;
• Capacidad para dirigir la aplicación de nuevos sistemas de la oficina.

Gestión y Liderazgo:

• Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a comentarios;
• Muestra habilidades de resolución de conflictos;
• Demuestra fuerte habilidad de comunicación oral y escrita;
• Construye relaciones sólidas con clientes y agentes externos.

Required Skills and Experience

Educación:

• Formación superior acreditada mediante título universitario en Ciencias Administrativas, Derecho, Ciencias Sociales, Economía o carreras afines.

Experiencia:

• Experiencia  en posiciones de asistencia administrativa y financiera de proyectos y programas de al menos 5 años de ejercicio profesional;
• Se valorará la experiencia de trabajo previo en el PNUD y en todo el Sistema de las Naciones Unidas;
• Excelente manejo de programas informáticos como el MS Office (Word, Excel, Outlook y Power Point);
• Se valorará experiencia de trabajo  en entornos web o similares;
• Se valorará experiencia de trabajo en Centroamérica, con gobiernos centroamericanos, con agencias de cooperación y/o con organismos internacionales en la subregión;
• Se valora cursos sobre adquisiciones, gestión de presupuesto, administración de empresas/ proyecto y /o contabilidad.

Idiomas requeridos:

• Dominio del idioma inglés oral y escrito es un requisito excluyente.

Nacionalidad:

• Solo podrán aplicar a esta vacante ciudadanos salvadoreños y /o personal internacional con permiso de trabajo vigente en el país.

Nota:

Todas las aplicaciones pueden incluir sólo un archivo adjunto que consta de un currículum y  P11 PNUD  - formulario de antecedentes personales firmado. Las aplicaciones sin la firma P11 completado serán tratados como incompleta y no serán consideradas para una evaluación adicional.

• Se contactará a los candidatos calificados unicamente dentro de la lista corta.
• No se considerarán las solicitudes recibidas después de la fecha límite.