Background

Sous l’autorité et la supervision directe du Représentant Résident Adjoint/Opérations, le/la Spécialiste des Opérations joue le rôle de conseiller à la direction dans tous les aspects de la gestion des Opérations. Cela comprend la gestion stratégique des ressources financières, des Ressources Humaines, des achats/logistiques, ICT  et des Services Communs. Son rôle principal est d’animer l’équipe sous sa supervision pour le bon fonctionnement du bureau en s’assurant de la cohérence dans l’exécution des prestations, à leur évaluation permanente et au réajustement des services, en prenant en compte les changements survenus dans l’environnement, le cas échéant.

Le/la Spécialiste des Opérations travaille en étroite collaboration avec le programme, le personnel des projets dans le bureau pays, le personnel des autres agences des NUs, le personnel du siège et les points focaux officiels du gouvernement afin de réussir la prestation des services selon une approche orientée vers le client.

Duties and Responsibilities

Résumé  des fonctions clés

• Administration et mise en œuvre de stratégies opérationnelles;
• Gestion des ressources Financières et supervision de l’équipe Finances;
• Gestion du procurement, des services administratifs/logistique, ITC et supervision de l’équipe;
• Gestion des Ressources Humaines et supervision de l’équipe des Ressources Humaines;
• Gestion des Services Communs.

Administration et mise en œuvre de stratégies opérationnelles

• Assurer un Contrôle interne efficace sur les opérations concernant les programmes/projets et le bureau conformément aux règles et procédures financières du PNUD/Nations Unies. Faire le suivi et l’application des recommandations d’audit en matière de gestion et promouvoir les meilleures pratiques en matière de système de gestion orientée vers le client/Partenaire;
• Mettre en place un système de contrôle interne efficace pour l'ensemble du processus d'achat et l'établissement d'outils pour s'assurer la qualité des documents d’achat, de planification du travail interne de l’unité et un workflow Administration sur les procédures standards et opérationnelles en consultation avec le management;
• Elaborer le plan de l’Unité dont il a la supervision et assure sa mise en œuvre ainsi que la performance du personnel;
• Elaborer un cadre de suivi des contributions et présenter la situation des efforts de mobilisation de ressources par le bureau
• Elaborer et mettre en œuvre un système d’économie d’échelle de réduction de coûts;
• Elaborer et mettre en place un système de conduite d'inventaire et de vérification physique aussi bien pour les fournitures de bureau que pour les biens et les équipements de l'organisation;
• Faire le suivi des rapports d’inventaires, identifier les anomalies, faires des investigations et rester en contact  permanent avec le Bureau de l’administration au siège à qui il/elle  fournit toutes les informations financières et administratives qui lui sont demandées;
• Informer son superviseur et la Direction sur tous les aspects concernant la gestion des biens et équipements, le suivi et autres questions y relatives et fournir à la Direction des informations lui permettant de prendre des décisions.

Gestion des ressources Financières et supervision de l’équipe des finances

• Mettre en place un système de planification et de gestion des ressources financières y compris sur la situation des ressources Extra-budgétaires conformément aux règles et règlements du PNUD;
• Agir en tant que Manager Level 2 ATLAS pour les approbations de vouchers et les transactions de trésorerie et de pending disbursements « chèques, EFT, transfert bancaire»;
• Organiser le cost recovery du bureau et la fonction de contrôle de gestion du cash y compris les recommandations sur le imprest level, l’évaluation des risques, les relations avec la banque et la sécurité du cash;
• Suivre et analyser les exceptions des rapports financiers; faire l’investigation des transactions anormales et s’en référer au superviseur;
• Membre des signataires de compte.

Gestion du procurement, des services administratifs/logistique et supervision de l’équipe

• Mettre en place une stratégie d'achat y compris la stratégie de recherche, de sélection, d'évaluation de fournisseur et d'outil d'achat électronique aussi bien pour le bureau que pour les projets;
• Appuyer l’élaboration des plans d'achat consolidés aussi bien pour le bureau, les projets et les agences des Nations Unies;
• Mettre en œuvre les plans d'achat et contrôler leur réalisation;
• Développer et élaborer des  procédures opérationnelles en matière d'achats (SOP) et de logistiques;
• Appuyer à la mise en place d'une stratégie de contrat y compris le processus de soumission, d'évaluation, d'approbation, de gestion du contrat y compris les aspects juridiques, conditions de paiement et évaluation des risques;
• Mettre en place une organisation efficace pour la mise en œuvre des activités en matière d'achat, d'administration générale et de logistique conformément aux règlements et procédures du PNUD;
• Mettre en place une stratégie pour une gestion efficace du matériel du bureau y compris le matériel roulant (parc véhicule et motos) et organiser efficacement les services de  voyages, du courrier, des arrangements pour les expéditions, les exonérations de taxes et , dédouanement;
• Appliquer les directives en matière de voyages de planning de gestion du parc véhicule, de la distribution des courriers et de la coordination en matière de logistique y compris un système de traçabilité des documents/courriers;
• Assurer une bonne application des principes d'achat ainsi que la mise en œuvre du processus d'achat y compris la préparation de l'RFQ, !TB, RFP, réception des offres, évaluation, gestion du contrat; y compris la revue et la certification des soumissions par les comités CAP et ACP du Siège;
• Appliquer systématiquement l’e-procurement pour tous les achats et services et en superviser la mise en oeuvre;
• Développer et gérer les rosters de fournisseurs sélectionnés après un processus transparents et mettre en place un mécanisme de mesure de qualité et de performance continu;
• Coordination de la facturation des services rendus par le Service d'Appui Opérationnel pour le recouvrement de coûts et mettre en place une stratégie de recouvrement de coûts de l’unité.

Gestion des Ressources Humaines et supervision de l’équipe des Ressources Humaines   

• S’assurer de la conformité du bureau avec les politiques de ressources humaines du PNUD et la mise en œuvre des stratégies des ressources humaines;
• Appuyer le management sur l’utilisation  optimale des fonctions (staffing ) du bureau et des projets et vérifier l’utilisation appropriée des modalités contractuelles;
• Contrôler les processus de recrutement conformément aux règles et règlements du PNUD;
• Mettre en place  un système de suivi et de gestion des performances et former le staff sur  les systèmes de développement disponibles.

Gestion de l’information et de la technologie et supervision de l’équipe des ITC

• Utiliser ATLAS pour améliorer les résultats du bureau et les services aux clients;
• Suivre la maintenance et sécurité de l’infrastructure ICT planification du plan de désastre (DRP);
• Identifier et promouvoir différents systèmes et applications pour une gestion optimale y compris le partage d’information et la formation en e-registry et un système de gestion web based etc…

Gestion des services communs et appui effectif en matière de  partenariat entre les agences dans le cadre des services communs du Système des Nations Unies (OMT)

• Elaborer à temps les budgets de fonctionnement du dispensaire et de la sécurité;
• Assistance au Représentant Adjoint/(O) dans l'organisation et dans le maintien des mécanismes de coordination entre les Agences des Nations Unies afin d'assurer la réalisation des services communs et les questions opérationnelles d'intérêt commun;
• Coordonner et gérer les questions logistiques liés bureau du PNUD et agences Associés;
• Maintenir des contacts avec les Chargés des Opérations et Responsables d'Administration des agences dans le cadre de l'appui du PNUD à la Coordination  et appuyer les enquêtes de la division de fonction publique internationale de NY sur le terrain ( ICSC)

Autres tâches

• Accomplir toutes autres tâches demandées par le superviseur.

Les résultats principaux ont un impact sur l'efficacité globale du Bureau dans la gestion de ressources financières et le succès dans l'exécution des stratégies opérationnelles. L'analyse précise et la présentation d'informations financières augmentent la crédibilité du PNUD en matière de gestion  et du contrôle de processus  financier et administratifs appropriés. Les informations fournies facilitent la prise de décision par la Direction.

Promotion du travail et de l’image du PNUD.

Competencies

Compétences et facteurs critiques de succès

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux  valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• Favoriser la vision, la mission, et  les buts stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement  ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion,  de race,  de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé;
• Faire preuve de probité et de confidentialité, de méthode et de rigueur dans le travail, d’une conscience professionnelle rigoureuse, d’une très grande responsabilité;
• Capacité à identifier, développer et à maintenir  un partenariat solide avec les clients potentiels et partenaires;
• Approche du travail orientée vers le client /partenaire avec un sens de pro- activité et d’anticipation des besoins du client y compris la mise en place d’un système de feedback du client suivi régulièrement.
• Application des qualifications nouvellement acquises.

Aptitudes  opérationnelles

• Capacité  à exécuter une large gamme des activités spécialisées liée à la gestion de ressources financières, y compris les budgets;
• Capacité à élaborer des rapports financiers;
• Connaissance des règles et  procédures  financières et capacité d’analyse, de synthèse et d’interprétation;
• Capacité  à encadrer du personnel et à satisfaire les clients dans les délais tout en veillant à l’exactitude des résultats;
• Rigueur dans le travail,  probité,  confidentialité et  grande disponibilité;
• Aptitudes pédagogiques et pour le travail en équipe;
• Esprit d’initiative développé;
• Parfaite maîtrise des applications informatiques WORD, EXCEL, POWER POINT;
• La connaissance d’un logiciel de gestion intégré ERP est un atout;
• Capacité à exploiter toute sorte d’instructions fournies à l’oral ou à l’écrit;
• Capacité à travailler sous pression.

Required Skills and Experience

Académiques:

• Diplôme de Master en gestion, en  finance, comptabilité, Administration  ou équivalent.

Expérience:

• Expérience professionnelle de 5 ans dans le domaine de la comptabilité, de  la finance ou de la gestion de l’administration;
• Maîtrise de l'outil informatique et des NTIC et pratique du tableur et des logiciels corporatistes (ERP système de préférence PeopleSoft);
• Capacité à élaborer des rapports d'impacts et de projection pour la Direction;
• Connaissance avérée des procédures du PNUD en matière de finance, comptabilité, budget et contrôle des coûts est un atout
• Confidentialité dans le traitement des dossiers et transactions.

Langues requises:

• Parfaite maîtrise du Français; et
• Bonne connaissance de l’Anglais.