Jobs - 53106- Assistant Administratif/Procurement

Assistant Administratif/Procurement - ( Position locale)

Location :

Dakar, SENEGAL

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Mar-2015

Application Deadline :

02-Feb-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

1 année

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

12 months renewable, subject to satisfactory performance and availability of funding

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sous la direction générale du Représentant Régional de l’ONUDC et la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant Administratif/Procurement est chargé de fournir des services d’achat.

Duties and Responsibilities

Le titulaire du poste assumera les tâches suivantes :

Identifier de potentiels fournisseurs/prestataires;
Recevoir les demandes d’achat de biens/services du bureau;
Procéder à la recherche de factures proforma (03 au moins) sur la base d’une demande de prix ;
Recevoir les offres techniques/financières des fournisseurs dans le strict respect des procédures et règlements existants ;
Négocier certaines clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures ;
S’occuper des commandes et assurer le suivi dans le respect des règles et procédures du PNUD ;
Assurer la gestion des consommables et accessoires informatiques ;
S’assurer que le processus d'approvisionnement soit équitable et transparent ;
Analyser les implications financières et juridiques du contrat proposé ;
Préparer tous les documents liés à l'achat de biens et de services et de soumettre au Comité d'évaluation des offres ;
Préparer les notes verbales adresser au bureau des taxes indirectes des impôts et domaines ;
Tenir à jour l’inventaire des équipements, accessoires informatiques, téléphones …
Etablir et suivre les demandes d’exonération des droits de douane jusqu'à l’obtention du visa d’exonération;
Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

Competencies

Planification et organisation:

Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail.

Communication:

Capacité à écrire de manière claire et concise;
A bien communiquer oralement en français et en anglais.

Travail en équipe:

Bonnes relations interpersonnelles, habiliter à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines .

Connaissances des technologies de l'information:

Bonnes connaissances en informatique.

Required Skills and Experience

Education:

Bac + 3 dans le domaine de l’Administration ou équivalent.

Expérience:

Justifier d’au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente en assistance administrative ou gestion administrative, surtout celle du Système des Nations Unies.

Langues:

Très bonne maîtrise du français; et
Bonne connaissance de l’anglais.