Background

Sous la supervision de l’Associé(e) à l’ICT, le/la Commis au Registry assure des services de qualité pour la distribution et l’enregistrement du courrier. Il/elle démontre une approche orientée vers le client, du tact et une aptitude à travailler avec des personnes de différentes nationalités et cultures.

Duties and Responsibilities

Enregistrement et distribution du courrier  visant à obtenir les résultats suivants :

• Mise en place d’un outil électronique, conforme au système d`enregistrement et de classement utilise par tous les bureaux du PNUD et son utilisation effective pour l’enregistrement de tout courrier reçu ou à expédier;
• Ouverture de nouveaux dossiers en tant que de besoin et archivage des anciens selon les règles en la matière;
• Maintien des archives, en s’assurant que les dossiers sont correctement classes et facilement accessibles dans des endroits surs;
•  Supervision du retrait du courrier reçu par poste et distribution dans les différentes unités du PNUD et/ou aux personnes concernées ainsi qu’à toutes les Agences des Nations Unies, le cas échéant;
• Demande écrite ou verbale relative au courrier reçu ou expédié ainsi qu’à toute correspondance relative au service de l’enregistrement;
• Participation à la création et maintenance d’un nouvel outil électronique de gestion et d'archivage du courrier avec l’appui de l’Associé(e) à l’ICT;
• Maintenance du système E-registry.

Maintien d’une communication ouverte et effective

• Réponse à toute demande écrite ou verbale relative au courrier reçu ou expédié ainsi qu’à toute correspondance relative au service de l’enregistrement;
• Circulation des journaux et renouvellement des abonnements périodiques en relation avec les autres unités du bureau;
• Préparation et mise à jour du répertoire téléphonique.

Bonne gestion des activités sur les services de valises diplomatiques afin d’assurer les résultats suivants :

• Réception et expédition des valises diplomatiques en provenance ou à destination de New York et Genève pour différents Agences des NU;
• Maintien d’un classement chronologique des bordereaux d’expédition et tout document relatif à la valise diplomatique;
• Mise en place de mécanismes pour la recherche rapide des valises diplomatiques perdues et établissement des rapports de toute perte aux parties intéressées;
• Maintien d`une excellente liaison avec les Agences des Nations Unies concernées;
• Mise à jour du tableau des points focaux des courriers sur base de l’organigramme du bureau.

Enregistrement des factures des agences sur tout service rendu par PNUD visant les résultats suivants :

• Réception et enregistrement des factures et de tout document relatif aux dépenses diverses à transmettre aux finances;
• Certification des factures relatives aux valises diplomatiques et aux envois par DHL.

Recouvrement des coûts sur le service commun de la valise diplomatique, visant à obtenir les résultats suivants :

• Répartition appropriée des coûts par Agence utilisateur  du service commun de la valise diplomatique ;
• Approbation du tableau de recouvrement des coûts auprès des Agences et suivi du paiement des contributions des Agences au service commun de la valise diplomatique.

Gestion des réquisitions pour les achats destinés au bureau visant à atteindre les résultats suivants :

• Création des réquisitions sur base des documents de demande d’achats approuvés par le Directeur Pays Adjoint/Opérations;
• Vérification du budget de la réquisition avant de l’envoyer à l’acheteur pour création du bon de commande;
• Vérification des données ou du statut de la réquisition dans Atlas;
• Suivi de la réquisition dès son élaboration jusqu’au paiement.

Les résultats clé de ce poste auront un impact sur le travail du bureau et des projets en terme de qualité et de respect des délais et du temps. Une distribution efficace et à temps du courrier et des valises diplomatiques permet un bon déroulement des opérations au sein du Bureau.

Competencies

Effectivité opérationnelle

• Aptitude à effectuer une diversité de taches et des fonctions répétitives et de routine;
• Aptitude à revoir les données, identifier et à effectuer des ajustements;
• Aptitude à gérer un grand volume de travail avec des contraintes de temps;
• Bonne Connaissance des règles et règlements administratifs;
• Connaissance détaillée et compréhension des meilleures pratiques et procédures en matière de secrétariat, de prise de note et d’administration, connaissance approfondie des logiciels du bureau, par exemple ATLAS;
• Aptitude à utiliser une variété de machines informatiques et d’équipements de bureau dans le but de fournir des services efficaces;
• Aptitude à organiser et effectuer des taches multiples en établissant des priorités.

Gestion des données

• Collecte et compilation des données rapidement et avec précision en identifiant celles qui sont pertinentes et celles qu’il faut rejeter, enregistrement de ces données d’une manière accessible et maintien des bases de données;
• Collecte exhaustive et méthodique, vérification et enregistrement des données en étant attentif/ve aux détails et identifiant et corrigeant les erreurs de sa propre initiative;
• Transmission des données; création et générations des investigations, information et documentation utilisant les bases de données, les feuilles en excel, les communications et autres logiciels avec rapidité et exactitude;
• Interprétation des données, préparation de conclusions et/ou identification des modèles qui peuvent appuyer les autres collègues dans leur travail.

Gestion des documents, correspondances et rapports

• Création, Edition et présentation des informations sous un format présentable, agréable, claire à la lecture tels que les tableaux, les présentations, les formulaires, les notes de briefing et les rapports;
• Edition, formatage et fourniture des informations pour les correspondances, les rapports, les documents, et/ou les présentations utilisant les logiciels récents en vue de satisfaire les normes de qualité et nécessitant une correction minimale du travail
• Bonne connaissance de la grammaire, du vocabulaire et de la structure dans la langue de travail;
• Conformité des correspondances, rapports et documents aux normes des NU;
• Aptitude à produire des rapports bien documentés et précis conforme aux normes requises.

Planification, organisation et réalisation de taches multiples

• Organisation et réalisation de taches multiples en établissant des priorités tout en tenant compte des taches exceptionnelles, des fréquentes interruptions, des délais, des ressources disponibles;
• Panification, coordination et organisation du volume de travail tout en ayant conscience du changement possible de priorités et des délais qui peuvent se chevaucher;
• Démonstration d’aptitude à sauter d’une tache à une autre afin de satisfaire des besoins d’appui divers;
• Etablissement, développement et maintien effectifs des relations de travail avec les collègues et les clients en vue de faciliter la fourniture d’appuis.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’études secondaires;
• Formation dans le domaine de secrétariat ou tout autre domaine relatif aux méthodes de tenue de dossiers.

Expérience:

• Au moins 4 ans de travail dans le domaine secrétariat, réception, courrier etc…;
• Aptitude à utiliser de façon aisée l’outil informatique ainsi que les logiciels de traitement de texte, d’excel et de bases de données.

Langue(s) requises :

• Maîtrise du Français; et
• Une bonne et acceptable connaissance de l’Anglais.

Note :

• Ce poste est ouvert uniquement aux candidat(e)s de nationalité burundaise et/ou aux étranger(e)s établi(e)s au Burundi et disposant d'un permis de travail du Burundi;
• Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.